Algemene instellingen, zoals betaaltermijnen, factuurnummering en herinneringen, vind je bij Account instellingen > Factureren. Wil je bepalen welke gegevens op een factuur terugkomen en hoe die worden weergegeven? Ga dan naar Account instellingen > Factuurinhoud.
Factuurinhoud aanpassen
In Factuurinhoud vind je drie onderdelen:
- Onderwerp boekingsfactuur: het onderwerp voor een factuur die bij een boeking hoort.
- Onderwerp eventfactuur: het onderwerp voor een factuur die bij een event hoort.
- Omschrijving factuurregel: de tekst bij de afzonderlijke factuurregels.
Per onderdeel kies je welke velden worden getoond. Afhankelijk van het onderdeel kun je bijvoorbeeld de artiestnaam, eventnaam, datum optreden, locatienaam en locatieplaats opnemen. Bij een factuurregel kun je ook het regeltype en de artiest- of artikelnaam tonen.
Klik bij een veld op Verbergen om het niet meer op te nemen, of op Tonen om het weer toe te voegen. Sleep de velden met het handvat naar de gewenste volgorde. De voorbeeldregel onder de velden laat direct zien hoe het resultaat eruitziet.
Je kunt daarnaast de Datumnotatie kiezen en bij Scheidingsteken instellen waarmee de onderdelen van elkaar worden gescheiden, bijvoorbeeld met een komma, schuine streep of streepje.
Extra informatie op de factuur
Onder Factuurindeling kun je bij Extra factuurtekst een vaste tekst toevoegen. Deze verschijnt onder het totaalbedrag op de factuur. Gebruik dit bijvoorbeeld voor aanvullende betaalinformatie of een korte mededeling.
Met Toon bankrekening en betalingsgegevens op factuur bepaal je of deze gegevens op de factuur worden afgedrukt.
E-mail sjablonen voor facturen en herinneringen
Ga naar Account instellingen > E-mail sjablonen en open het tabblad Facturen. Daar kun je de standaardtekst en het onderwerp aanpassen die worden gebruikt wanneer je een factuur of herinnering verstuurt. Kies bovenaan eerst de taal waarvoor je het sjabloon wilt wijzigen.
Voor facturen is er een standaard sjabloon voor Factuur naar debiteur versturen. Voor herinneringen zijn er aparte sjablonen voor de Eerste factuurherinnering, Tweede factuurherinnering en Laatste factuurherinnering. Ook voor bulkfacturen en bulkherinneringen zijn eigen sjablonen beschikbaar.
Open een sjabloon met Bewerken om het onderwerp en de e-mailtekst aan te passen. De standaardteksten vullen automatisch gegevens zoals het factuurnummer, bedrag en de betaaldatum in. Pas de tekst gerust aan aan je eigen toon, maar laat de beschikbare invoegvelden staan wanneer je wilt dat deze gegevens automatisch in de e-mail verschijnen.
Goed om te weten
Sla je wijzigingen op: klik na het aanpassen van de factuurinhoud of een e-mail sjabloon op Opslaan.
Controleer het voorbeeld: gebruik het voorbeeld in Factuurinhoud om te controleren of de volgorde, datumweergave en het scheidingsteken aansluiten bij jouw voorkeur.