Met Peppol verstuur je elektronische facturen veilig via het officiële Peppol-netwerk. Artwin Live maakt daarbij een gestructureerde factuur aan en zoekt de ontvanger op basis van het Peppol-ID. Dat kan bijvoorbeeld een KvK-nummer, OIN-nummer of KBO-nummer zijn.
Peppol is beschikbaar voor overheden en een groeiend aantal bedrijven binnen de Europese Unie. Zodra Peppol voor je account is ingeschakeld, probeert Artwin Live bij het versturen van een factuur automatisch ook een Peppol-verzending. De factuur wordt daarnaast nog steeds per e-mail verstuurd.
Peppol instellen
Ga naar Account instellingen > Factureren. Onder Peppol schakel je Peppol inschakelen voor facturen in.
Artwin Live maakt dan de benodigde Peppol-koppeling aan met de gegevens uit Account instellingen > Bedrijfsgegevens. Controleer deze gegevens daarom eerst zorgvuldig.
Voor het inschakelen heb je nodig:
- Bedrijfsnaam
- KvK-/KBO-nummer of btw-nummer
- Bedrijfsadres, postcode en plaats
- Land
- Contact-e-mailadres
Is je bedrijf in Nederland gevestigd? Vul dan ook een bankrekeningnummer en een KvK-nummer of OIN-nummer in. Ontbreekt er informatie, dan geeft Artwin Live aan welke gegevens je eerst moet aanvullen.
Soms ontvang je na het inschakelen een verzoek voor bedrijfsautorisatie per e-mail. Voltooi dit verzoek en schakel Peppol daarna opnieuw in. Via het informatie-icoon naast de schakelaar kun je de status van de koppeling bekijken.
Voorwaarden voor de debiteur
De factuur moet aan een debiteurrelatie zijn gekoppeld. Voeg bij de relatie in ieder geval een land en een KvK-/KBO-nummer of btw-nummer toe. Artwin Live gebruikt deze gegevens om te controleren of de relatie via Peppol facturen kan ontvangen.
Voor een Nederlandse debiteur zijn ook straat, postcode en plaats nodig. Controleer daarnaast altijd of de bedrijfsnaam en het adres van de debiteur volledig en actueel zijn.
Wanneer de ontvanger in het Peppol-netwerk wordt gevonden, toont Artwin Live bij de relatie Peppol beschikbaar. Bij meerdere gevonden ontvangers, geen gevonden ontvanger of een mislukte controle is extra controle van de relatiegegevens verstandig.
Een factuur via Peppol versturen
Open de factuur en klik op Versturen. In het verzendscherm zie je een melding over de Peppol-voorafcontrole. Als de debiteur via Peppol kan worden gevonden, zie je dat de factuur via Peppol kan worden verzonden.
Controleer het e-mailadres, onderwerp en de inhoud van de e-mail en klik op Versturen. Artwin Live verstuurt de factuur per e-mail en probeert de factuur tegelijkertijd via Peppol te bezorgen. Je hoeft dus geen apart Peppol-adres in te voeren.
Wordt er tijdens de voorafcontrole geen ontvanger gevonden of kan die controle niet worden uitgevoerd, dan probeert Artwin Live Peppol alsnog wanneer een registratienummer van de debiteur beschikbaar is. De factuur wordt in dat geval ook per e-mail verstuurd.
De Peppol-status controleren
Na een Peppol-verzending zie je op de factuurpagina bij Peppol de afleverstatus. Klik op Peppol-status om de status te vernieuwen en eventuele foutmelding te bekijken.
Een foutmelding betekent dat de Peppol-bezorging niet is gelukt of nog nader moet worden gecontroleerd. Corrigeer waar nodig de bedrijfsgegevens, gegevens van de debiteur of factuurgegevens en bekijk daarna opnieuw de status. Een factuur die al via Peppol is verzonden, wordt niet nogmaals via Peppol verstuurd.
Goed om te weten
De Peppol-ID wordt automatisch bepaald: Artwin Live gebruikt het registratienummer van de debiteur om een geschikte Peppol-ontvanger te vinden.
E-mail blijft onderdeel van het verzenden: ook als Peppol is ingeschakeld, doorloop je het normale scherm voor het versturen van de factuur per e-mail.