Met Automatisch factureren kan Artwin Live facturen voor bevestigde boekingen automatisch aanmaken en versturen. Je bepaalt zelf hoeveel dagen vóór het optreden de factuur moet worden verstuurd en hoeveel dagen de opdrachtgever vervolgens krijgt om te betalen.
Door de factuur ruim vóór het optreden te versturen, blijft er voldoende tijd over om een openstaande factuur vóór het optreden op te volgen met betalingsherinneringen.
Factuurmoment en betaaltermijn instellen
Ga naar Accountinstellingen > Factureren.
Twee instellingen bepalen samen wanneer een factuur wordt verstuurd en wanneer deze betaald moet zijn:
- Totaalfactuur dagen voor optreden: hoeveel dagen vóór het optreden de eindfactuur wordt aangemaakt.
- Betaaltermijn in dagen: hoeveel dagen de opdrachtgever na de factuurdatum krijgt om te betalen.
Stel je bijvoorbeeld in:
- Totaalfactuur: 35 dagen voor het optreden.
- Betaaltermijn: 7 dagen.
Dan ziet de planning er als volgt uit:
- 35 dagen voor het optreden: de factuur wordt verstuurd.
- 28 dagen voor het optreden: de betaaltermijn verloopt.
- Daarna: blijft er ruimte over voor betalingsherinneringen.
- Datum optreden: de betaling kan ruim vóór het optreden zijn afgerond.
Het is daarom verstandig om het aantal dagen voor het optreden ruimer in te stellen dan alleen de betaaltermijn.
Automatisch aanmaken en versturen inschakelen
Onder Automatisch factureren bepaal je vanaf welk moment Artwin Live een factuur automatisch mag aanmaken en versturen.
Je kunt kiezen uit:
- Niet automatisch versturen: Artwin Live maakt en verstuurt de factuur niet automatisch.
- Wanneer de klant heeft getekend: automatisch factureren kan starten zodra de opdrachtgever het contract heeft getekend.
- Wanneer je retour hebt getekend: automatisch factureren kan starten nadat het contract ook door jou retour is getekend.
Daarnaast moet Facturen voor boekingen automatisch aanmaken en versturen wanneer mogelijk zijn ingeschakeld.
Wanneer wordt de factuur daadwerkelijk verstuurd?
Artwin Live kijkt naar het ingestelde aantal dagen vóór het optreden én naar het gekozen contractmoment.
Staat Totaalfactuur dagen voor optreden bijvoorbeeld op 35 dagen, dan zijn er twee situaties.
De boeking ligt verder dan 35 dagen in de toekomst
De factuur wordt nog niet verstuurd. Zodra het optreden binnen de ingestelde 35 dagen komt, maakt en verstuurt Artwin Live de factuur automatisch tijdens de dagelijkse facturering rond 08:00 uur.
De boeking ligt al binnen 35 dagen
Het normale factuurmoment is al bereikt. Zodra de boeking aan de voorwaarden voor automatisch factureren voldoet, wordt de factuur direct aangemaakt en verstuurd.
Hierdoor hoef je bij boekingen die kort voor het optreden worden bevestigd niet te wachten op de dagelijkse automatische verwerking.
Betalingsherinneringen automatisch versturen
Wanneer een factuur niet binnen de betaaltermijn wordt betaald, kan Artwin Live ook de betalingsherinneringen automatisch versturen.
Onder Herinneringen stel je de Factuurherinnering termijn (dagen) in. Hiermee bepaal je de termijn voor het opvolgen van een openstaande factuur.
Schakel vervolgens Factuurherinneringen automatisch verzenden in om deze opvolging automatisch te laten verlopen.
Je kunt daarnaast een datum instellen vanaf wanneer automatische herinneringen mogen worden verstuurd. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat bestaande oudere facturen direct in de nieuwe automatische herinneringsprocedure terechtkomen.
Herinneringstaak voor de agent
Je kunt ook Maak een herinneringstaak voor de agent aan wanneer de tweede betalingsherinnering is verstuurd inschakelen.
Wanneer een factuur na meerdere herinneringen nog steeds niet is betaald, krijgt de verantwoordelijke agent daarmee een taak om de betaling persoonlijk op te volgen.
Zo combineer je automatische opvolging met handmatige actie wanneer een factuur langer open blijft staan.
Voorbeeld van een praktische instelling
Wanneer je wilt dat facturen vóór het optreden zijn betaald en voldoende ruimte wilt houden voor herinneringen, kun je bijvoorbeeld werken met:
- 35 dagen voor het optreden: factuur versturen.
- 7 dagen: betaaltermijn.
- 28 dagen voor het optreden: de factuur is opeisbaar.
- Daarna: ruimte voor automatische betalingsherinneringen.
- Na de tweede herinnering: eventueel automatisch een taak voor de agent.
Hoeveel ruimte je nodig hebt, hangt af van je eigen werkwijze. Houd er vooral rekening mee dat een langere periode tussen factuurdatum en optreden meer gelegenheid geeft om een niet-betaalde factuur vóór het optreden op te volgen.
Niet automatisch factureren
Je hoeft automatisch factureren niet te gebruiken.
Kies bij de instelling voor automatisch versturen voor Niet automatisch versturen wanneer je zelf wilt bepalen wanneer facturen worden aangemaakt.
Ga vervolgens naar Facturen > Aanmaken. Hier toont Artwin Live een overzicht van boekingen die klaarstaan om gefactureerd te worden.
Je ziet onder andere de datum, artiest, het event, de opdrachtgever, het factuurtype, eventueel al gefactureerde bedragen en het bedrag dat nog gefactureerd kan worden.
Je kunt vanuit dit overzicht een afzonderlijke factuur aanmaken of meerdere boekingen selecteren en de facturen gezamenlijk aanmaken.
Zo kun je dezelfde instellingen voor factuurmomenten gebruiken om te bepalen welke boekingen klaarstaan om gefactureerd te worden, terwijl je het daadwerkelijke aanmaken en versturen zelf in de hand houdt.