Met Betaalafspraken bepaal je wanneer een boeking klaarstaat om gefactureerd te worden. Artwin Live gebruikt deze afspraken om automatisch te berekenen wanneer je een factuur moet aanmaken.
Zodra een boeking de status Definitief heeft en het ingestelde factuurmoment is bereikt, verschijnt deze op je dashboard onder Facturen aanmaken. Zo zie je welke boekingen gefactureerd moeten worden, zonder dat je zelf alle factuurmomenten hoeft bij te houden.
Je kunt betaalafspraken op drie niveaus instellen:
- Accountinstellingen: standaard betaalafspraken voor alle boekingen.
- Relaties: afwijkende betaalafspraken voor specifieke opdrachtgevers.
- Boekingen: betaalafspraken aanpassen voor een individuele boeking.
Standaard betaalafspraken instellen
Ga naar Accountinstellingen > Factureren.
Hier stel je de standaard betaalafspraken in die Artwin Live gebruikt om te bepalen wanneer een boeking gefactureerd moet worden.
Twee instellingen zijn hierbij belangrijk:
- Totaalfactuur dagen voor optreden: hoeveel dagen vóór het optreden de factuur aangemaakt moet worden.
- Betaaltermijn in dagen: hoeveel dagen de opdrachtgever na de factuurdatum krijgt om te betalen.
Stel je bijvoorbeeld in:
- Totaalfactuur: 35 dagen voor het optreden.
- Betaaltermijn: 7 dagen.
Dan ziet de planning er als volgt uit:
- 35 dagen voor het optreden: de boeking komt in aanmerking voor facturatie.
- 28 dagen voor het optreden: de betaaltermijn verloopt, mits de factuur op het geplande moment is verstuurd.
- Daarna: blijft er ruimte over om een eventuele openstaande factuur op te volgen.
- Datum optreden: de betaling kan ruim vóór het optreden zijn afgerond.
Deze instellingen gelden als standaard voor je account, tenzij je op relatie- of boekingsniveau afwijkende betaalafspraken vastlegt.
Afwijkende betaalafspraken per relatie
Niet iedere opdrachtgever werkt met dezelfde betaalafspraken. Daarom kun je binnen Artwin Live per relatie afwijkende instellingen vastleggen.
Open de betreffende Relatie en pas de betaalafspraken aan.
Je kunt bijvoorbeeld voor een vaste opdrachtgever afspreken dat de factuur 14 dagen vóór het optreden moet worden aangemaakt, terwijl je standaardinstelling op 35 dagen staat.
Bij nieuwe boekingen voor deze opdrachtgever worden de relatiegebonden betaalafspraken als uitgangspunt gebruikt.
Zo hoef je afwijkende afspraken niet bij iedere nieuwe boeking opnieuw in te stellen.
Betaalafspraken per boeking aanpassen
Soms maak je voor een specifieke boeking andere afspraken dan gebruikelijk.
Open hiervoor de betreffende Boeking en pas de betaalafspraken aan.
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat:
- De factuur eerder of later dan gebruikelijk moet worden aangemaakt.
- De opdrachtgever een afwijkende betaaltermijn krijgt.
- Er voor deze boeking andere afspraken gelden dan standaard bij de relatie zijn ingesteld.
De aangepaste betaalafspraken gelden uitsluitend voor deze boeking. De standaardinstellingen van je account en de betreffende relatie blijven ongewijzigd.
Wanneer verschijnt een boeking bij 'Facturen aanmaken'?
Artwin Live controleert of een boeking voldoet aan de voorwaarden om gefactureerd te worden.
Hiervoor gelden twee belangrijke voorwaarden:
- De boeking heeft de status Definitief.
- Het factuurmoment volgens de ingestelde betaalafspraken is bereikt.
Zodra aan beide voorwaarden is voldaan, verschijnt de boeking op je dashboard onder Facturen aanmaken.
De boeking ligt verder in de toekomst
Staat de totaalfactuur ingesteld op 35 dagen vóór het optreden en vindt het optreden pas over 60 dagen plaats? Dan verschijnt de boeking nog niet als te factureren.
Zodra het optreden binnen de ingestelde 35 dagen valt en de boeking definitief is, komt deze in aanmerking voor facturatie.
De boeking ligt al binnen de ingestelde termijn
Wordt een boeking pas 14 dagen vóór het optreden definitief, terwijl de betaalafspraak op 35 dagen staat? Dan is het factuurmoment al bereikt.
De boeking komt daardoor direct in aanmerking voor facturatie.
Let op: een boeking met de status Aanvraag of Optie verschijnt niet als te factureren, ook wanneer het ingestelde factuurmoment al is verstreken.
Facturen aanmaken vanuit het dashboard
Wanneer een boeking aan de betaalafspraken voldoet, verschijnt deze onder Facturen aanmaken op je dashboard.
Vanuit dit overzicht kun je doorklikken naar de boekingen waarvoor een factuur moet worden aangemaakt.
Je kunt hiervoor ook naar Facturen > Aanmaken gaan.
Hier zie je onder andere:
- De datum van het optreden.
- De artiest en het event.
- De opdrachtgever.
- Het type factuur.
- Eventueel al gefactureerde bedragen.
- Het bedrag dat nog gefactureerd kan worden.
Je kunt vervolgens een afzonderlijke factuur aanmaken of meerdere boekingen selecteren om de facturen gezamenlijk aan te maken.
Zodra een boeking volledig is gefactureerd, hoeft hiervoor geen nieuwe totaalfactuur meer te worden aangemaakt.
Betaalafspraken en automatisch factureren
Betaalafspraken vormen ook de basis voor Automatisch factureren, maar beide functionaliteiten hebben een andere rol.
- Betaalafspraken bepalen wanneer een definitieve boeking gefactureerd moet worden.
- Automatisch factureren bepaalt of Artwin Live de factuur op basis van die afspraken ook zelfstandig mag aanmaken en versturen.
Wanneer automatisch factureren is uitgeschakeld, blijft Artwin Live de betaalafspraken gebruiken om boekingen op het juiste moment onder Facturen aanmaken te tonen.
Schakel je automatisch factureren in, dan kan Artwin Live de facturen op basis van de ingestelde voorwaarden automatisch verwerken.
Zo behoud je zelf de keuze of je facturen handmatig wilt aanmaken of het volledige facturatieproces wilt automatiseren.