Met Betalingsafspraken bepaal je wanneer een boeking klaarstaat om gefactureerd te worden. Artwin Live gebruikt deze afspraken om de factuurmomenten en betaaltermijnen te berekenen.
Zodra een boeking de status Definitief heeft en het ingestelde factuurmoment is bereikt, verschijnt deze op je dashboard onder Facturen aanmaken.
Je kunt betalingsafspraken op drie niveaus instellen:
- Accountinstellingen: standaard betalingsafspraken voor je boekingen.
- Relaties: afwijkende afspraken voor specifieke opdrachtgevers.
- Boekingen: afspraken voor een individuele boeking, waaronder een eigen voorschot.
Standaard betalingsafspraken instellen
Ga naar Accountinstellingen > Factureren. Hier stel je onder andere in hoeveel dagen vóór het optreden de totaalfactuur moet worden aangemaakt en hoeveel dagen de opdrachtgever krijgt om te betalen.
Stel je de totaalfactuur in op 35 dagen vóór het optreden en de betaaltermijn op 7 dagen, dan komt de boeking 35 dagen vóór het optreden in aanmerking voor facturatie. Wordt de factuur die dag aangemaakt, dan verloopt de betaaltermijn 28 dagen vóór het optreden.
Deze instellingen zijn het uitgangspunt, tenzij je voor een relatie of boeking afwijkende betalingsafspraken vastlegt.
Afwijkende betalingsafspraken per relatie
Open de betreffende Relatie om afwijkende betalingsafspraken voor die opdrachtgever vast te leggen. Je kunt bijvoorbeeld een ander moment voor de totaalfactuur of een andere betaaltermijn instellen. Deze afspraken worden gebruikt voor boekingen van die opdrachtgever, tenzij je op de boeking zelf specifieke afspraken instelt.
Betalingsafspraken per boeking aanpassen
Open de betreffende Boeking en ga naar de financiële gegevens. Open daar Betalingsafspraken.
Onder Voorschot kies je één van deze opties:
- Standaard: gebruik de instellingen voor een automatisch voorschot die voor deze boeking van toepassing zijn. Als er geen automatisch voorschot van toepassing is, wordt er geen voorschot voorgesteld.
- Aangepast: leg voor deze boeking zelf een voorschot vast. Kies Vast bedrag of Percentage en vul de Betaaldatum en het bedrag of percentage in.
- Uitgeschakeld: schakel het voorschot voor deze boeking uit, ook als er volgens de standaardinstellingen een voorschot zou gelden.
Met Boeking specifieke betalingsafspraken kun je daarnaast de Totaalfactuurdatum en de Betaaltermijn in dagen voor deze boeking aanpassen. Deze schakelaar staat los van de keuze onder Voorschot. Je kunt dus een aangepast voorschot instellen zonder de datum of betaaltermijn van de totaalfactuur te wijzigen.
Klik op Opslaan om je keuzes voor deze boeking vast te leggen. De instellingen van je account en de relatie blijven ongewijzigd.
Wanneer verschijnt een boeking bij Facturen aanmaken?
Een boeking verschijnt op je dashboard onder Facturen aanmaken wanneer deze Definitief is en het factuurmoment volgens de geldende betalingsafspraken is bereikt.
Ligt het optreden nog buiten de ingestelde termijn, dan verschijnt de boeking nog niet als te factureren. Wordt een boeking pas definitief nadat het factuurmoment is bereikt, dan komt deze direct in aanmerking voor facturatie.
Een boeking met de status Aanvraag of Optie verschijnt niet als te factureren, ook wanneer het factuurmoment al is verstreken.
Facturen aanmaken
Vanuit Facturen aanmaken op je dashboard kun je doorklikken naar boekingen waarvoor een factuur moet worden aangemaakt. Je kunt hiervoor ook naar Facturen > Aanmaken gaan.
Daar zie je onder andere de datum van het optreden, de artiest, de opdrachtgever, het type factuur en het bedrag dat nog gefactureerd kan worden. Je kunt een afzonderlijke factuur aanmaken of meerdere boekingen selecteren om de facturen gezamenlijk aan te maken.
Betalingsafspraken en automatisch factureren
Betalingsafspraken bepalen wanneer een definitieve boeking gefactureerd moet worden. Met Automatisch factureren bepaal je of Artwin Live op basis van die afspraken ook zelfstandig facturen mag aanmaken en versturen.
Als automatisch factureren is uitgeschakeld, blijven boekingen op het juiste moment onder Facturen aanmaken verschijnen zodat je de facturen handmatig kunt aanmaken.