Met boekingsformulieren kunnen bezoekers rechtstreeks een aanvraag bij je indienen. Artwin Live heeft een formulier voor één artiest, een formulier voor je hele agency en een formulier voor WordPress. Alle aanvragen komen daarna samen in Aanvragen terecht.
De drie boekingsformulieren
- Artiestformulier gebruik je voor één specifieke artiest. De bezoeker ziet het formulier vanuit de artiestpagina of via de formulierlink; de artiest staat daarbij al vast.
- Agencyformulier gebruik je wanneer je meerdere artiesten aanbiedt. De bezoeker kiest in het formulier eerst de gewenste artiest en vult daarna de aanvraaggegevens in.
- WordPress-formulier plaats je met de Artwin Live WordPress-plugin op je eigen website. Je kiest welke artiesten bezoekers mogen selecteren. Afhankelijk van je opzet kan het formulier daardoor voor één artiest of voor een selectie van artiesten worden gebruikt.
Je kunt per formulier bepalen welke gegevens je uitvraagt, bijvoorbeeld of eventnaam, budget, speelduur of line-up zichtbaar zijn. Je kunt ook kiezen om alleen naam en e-mailadres uit te vragen. De instellingen voor elk formulier worden apart uitgelegd in de bijbehorende helpartikelen.
Van ingevuld formulier naar aanvraag
De bezoeker vult de gegevens voor het optreden in, zoals datum en tijd, event, locatie en contactgegevens, en verstuurt het formulier. Na een succesvolle verzending ontvangt de aanvrager een ontvangstbevestiging op het ingevulde e-mailadres.
De aanvraag verschijnt in Artwin Live onder Aanvragen → Inkomend. Vanuit de lijst open je de aanvraag om alle ingezonden gegevens te bekijken.
De aanvraag controleren
In het aanvraagvenster zie je de gekozen artiest, het event, datum en tijd, de aanvrager, locatie en eventuele opmerkingen. Artwin Live zoekt naar overeenkomsten met artiesten, relaties en locaties die al in je account staan.
Controleer de gevonden matches voordat je verdergaat. Je kunt een bestaande artiest, relatie of locatie gebruiken, een nieuwe artiest of relatie aanmaken, of gegevens tijdelijk gebruiken wanneer je ze nog niet definitief wilt opslaan.
Een boeking en optiebevestiging maken
Kies Boeking aanmaken als de gegevens kloppen. Het venster voor een nieuwe boeking opent met de gegevens uit het formulier. Controleer en vul de boeking aan en sla deze vervolgens op.
Na het aanmaken kun je vanuit de boeking een optiebevestiging naar de aanvrager sturen.
Goed om te weten: het formulier is een startpunt voor een aanvraag. Controleer altijd de gegevens en beschikbaarheid voordat je een boeking bevestigt.