Een aanvraag is een verzoek voor een optreden dat je in Artwin Live kunt beoordelen en omzetten naar een boeking. Je vindt nieuwe aanvragen op het dashboard en via het icoon rechtsboven. Klik daar op Aanvragen om het overzicht te openen.
Aanvragen kunnen op verschillende manieren binnenkomen: via een boekingsformulier, AI-tekst of een pdf, de API, een beschikbaarheidslijst, de WordPress-plugin of Live LINK. In dit overzicht beheer je al deze verzoeken op één plek. De instellingen en werkwijze per kanaal worden in aparte helpartikelen uitgelegd.
Het overzicht Aanvragen
Bovenaan staan drie tabbladen. Het getal naast een tabblad geeft aan hoeveel nieuwe of openstaande aanvragen daar aandacht vragen.
- Inkomend bevat aanvragen die bij jouw agency zijn binnengekomen. Hier beoordeel je een aanvraag en maak je er eventueel een boeking van.
- Aangevraagd is het uitgaande overzicht: aanvragen die jij bij een andere agency hebt ingediend. Je kunt hier de status en de gegevens van die aanvraag terugzien.
- Beschikbaarheid bevat beschikbaarheidsaanvragen via Live LINK. Je ziet welke relatie de beschikbaarheid voor welke datum heeft aangevraagd en kunt een openstaande aanvraag goedkeuren of afwijzen. Bij een toegekende aanvraag is ook zichtbaar tot wanneer de gedeelde beschikbaarheid geldig is.
In de lijst zie je onder meer de datum, status, artiest, het event, de relatie of agency, het moment van aanvragen en het type. Gebruik de periode- en statusfilters om bijvoorbeeld alleen nieuwe, bevestigde of afgewezen aanvragen te bekijken.
Een binnenkomende aanvraag openen
Klik in Inkomend op een aanvraag. In het venster zie je de gegevens die de aanvrager heeft opgegeven, zoals artiest, event, datum, eventuele opmerkingen en informatie over de aanvrager en locatie. Als die informatie is ingevuld, zie je bijvoorbeeld bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
Artwin Live probeert de gegevens te koppelen aan wat al in je account staat. De aangevraagde artiest wordt gematcht met je artiesten en de aanvrager en locatie met je relaties. Als er een passende relatie of artiest is gevonden, kun je die gebruiken voor de nieuwe boeking. Is een artiest nog niet aanwezig, dan kun je vanuit dit venster met Artiest aanmaken een nieuwe artiest toevoegen. Voor een nog niet gevonden aanvrager of locatie kun je een nieuwe relatie aanmaken, een voorgestelde match kiezen of de gegevens tijdelijk gebruiken.
Van aanvraag naar boeking
Kies Boeking aanmaken om het venster voor een nieuwe boeking te openen. De gegevens uit de aanvraag worden hierin meegenomen, zodat je ze kunt controleren en aanvullen voordat je de boeking opslaat. Na het aanmaken kun je vanuit de boeking een optiebevestiging naar de aanvrager sturen.
Een aanvraag afwijzen
Past de aanvraag niet? Kies dan Afwijzen. Artwin Live opent een e-mailvenster met een antwoord voor de aanvrager. Controleer of pas het bericht aan en verstuur het. De aanvraag krijgt daarna de status afgewezen.
Goed om te weten: een aanvraag blijft in het overzicht staan met de bijbehorende status. Zo kun je ook later terugzien wat er met een binnengekomen of uitgaande aanvraag is gebeurd.