Met een boekingsaanvraag vraag je bij een andere agency of een artiest beschikbaar is voor een optreden. Artwin Live verstuurt hiervoor altijd een e-mail met de belangrijkste gegevens van de aanvraag. Daardoor kan iedere agency de aanvraag behandelen, ook als die agency zelf geen Artwin Live gebruikt.
De e-mail gebruikt het sjabloon Boekingsaanvraag bij agency. In dit sjabloon staan de gegevens die de ontvangende agency nodig heeft om de aanvraag te beoordelen, zoals artiest, datum en tijden, event, locatie, opdrachtgever en eventuele opmerkingen. Controleer het sjabloon en de gegevens van de boeking voordat je de aanvraag verstuurt.
De boekingsaanvraag versturen
Maak een nieuwe boeking voor de artiest of open een bestaande boeking. Kies dat je een boekingsaanvraag naar de agency wilt sturen en sla de boeking op. De boeking blijft in deze fase een aanvraag.
De ontvangende agency ontvangt de e-mail en kan hierop reageren volgens de eigen werkwijze. Wanneer de agency geen Artwin Live gebruikt, handel je de reactie verder buiten Artwin Live af.
Wanneer de andere agency ook Artwin Live gebruikt
Gebruikt de ontvangende agency ook Artwin Live, dan komt de aanvraag daarnaast in de eigen Artwin Live-omgeving terecht. De agency kan de aanvraag daar verwerken. De volgende stappen gelden dan.
De aanvraag beoordelen
De ontvangende agency opent de aanvraag via Aanvragen → Inkomend en controleert de aangeleverde gegevens. In de planning is zichtbaar of er al boekingen, opties, afspraken of andere blokkades rond de aangevraagde datum staan. Als regio-exclusiviteit wordt gebruikt, kan de regiocheck helpen bij de beoordeling van datum en locatie.
Past de aanvraag niet, dan kan de ontvangende agency deze afwijzen en een antwoord sturen. De aanvragende agency ziet vervolgens dat de aanvraag is afgewezen.
De aanvraag accepteren
Als de aanvraag mogelijk is, kiest de ontvangende agency Boeking aanmaken. Het venster voor een nieuwe boeking opent met de gegevens uit de aanvraag. Na controle en opslaan wordt de aanvraag geaccepteerd en gekoppeld aan de boeking van de ontvangende agency.
Informatie van de ontvangende agency doorgeven
De aanvragende agency opent daarna de oorspronkelijke boeking en de status van de aanvraag. Hier kies je welke informatie van de ontvangende agency je aan je eigen boeking wilt koppelen:
- Rider doorgeven;
- Presskit doorgeven;
- Advancing doorgeven;
- Offerte naar mijn boeking kopiëren.
Zo gebruikt je eigen boeking de geselecteerde artiestinformatie van de ontvangende agency, terwijl jij de communicatie met je klant beheert.
Rider en offerte controleren
Controleer de rider voordat je deze doorgeeft. Artwin Live kan een waarschuwing tonen wanneer de rider mogelijk contact- of agencygegevens bevat. Controleer ook de offerte op bedragen, voorwaarden en kostenregels voordat je die naar je eigen boeking kopieert.
Een optiebevestiging naar je klant sturen
Verstuur vanuit je eigen boeking een optiebevestiging naar je klant wanneer de aanvraag is geaccepteerd.
Na de reactie van de klant
De klant kan de optie accepteren, afwijzen of een bericht meesturen. Na acceptatie kun je verder met de contractflow. Bij doorgelinkte advancing worden de advancingformulieren van de ontvangende agency gebruikt.
Goed om te weten: de goedkeuring door de ontvangende agency en de optiebevestiging aan je klant zijn twee afzonderlijke stappen.