Met de Artwin Live API kun je boekingsaanvragen vanuit je eigen website, portal of ander systeem rechtstreeks in Artwin Live laten binnenkomen. Een aanvraag die via de API wordt aangemaakt, verschijnt in Aanvragen → Inkomend en kan daar op dezelfde manier worden beoordeeld en omgezet naar een boeking als een aanvraag uit een boekingsformulier.
API-toegang instellen
Maak in je gebruikersinstellingen onder API-toegang een API-token aan. Geef dit token toegang tot Boekingsaanvragen. Voor het ophalen van aanvragen is leesrechten nodig; voor het aanmaken, wijzigen of verwijderen van aanvragen zijn lees- en schrijfrechten nodig.
Je externe systeem gebruikt het token om de API-verzoeken te authenticeren. Voeg het token toe als X-API-Key of als Bearer-token. De exacte adressen, velden en voorbeeldverzoeken vind je in de Artwin Live API-referentie. Je kunt deze ook openen via API-documentatie openen bij de API-instellingen.
Een aanvraag aanleveren
Je externe systeem verstuurt de aanvraag als gegevens naar de API. Voor een nieuwe aanvraag zijn in ieder geval de artiest en de datum met begintijd nodig. Je kunt de artiest opgeven als bestaande artiest in je Artwin Live-account of met een artiestnaam.
Stuur voor een goede beoordeling zoveel mogelijk relevante informatie mee:
- eventnaam, datum, begin- en eindtijd en eventuele andere artiesten;
- naam, adres, plaats, land, telefoonnummer en website van de locatie;
- naam, adres en contactgegevens van de opdrachtgever;
- naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon;
- budget, zichtbaarheid van het event en een toelichting of opmerking.
Na een geslaagd API-verzoek ontvang je de aangemaakte aanvraag met een aanvraagnummer en status terug. Bewaar dit nummer in je externe systeem als je de aanvraag later wilt ophalen, wijzigen of verwijderen.
De aanvraag verwerken in Artwin Live
Open de aanvraag via Aanvragen → Inkomend. In de lijst herken je deze aan het type API. Klik op de aanvraag om de gegevens te controleren.
Artwin Live zoekt naar overeenkomsten met artiesten, relaties en locaties die al in je account staan. Controleer de gevonden matches. Je kunt bestaande gegevens gebruiken, een nieuwe artiest, relatie of locatie aanmaken, of gegevens tijdelijk gebruiken.
Kies Boeking aanmaken wanneer de aanvraag klopt. Het venster voor een nieuwe boeking opent met de aangeleverde gegevens. Controleer en vul de boeking aan voordat je deze opslaat. Daarna kun je vanuit de boeking een optiebevestiging naar de aanvrager sturen.
Status en beheer via de API
Via de API kun je aanvragen ophalen en filteren op bijvoorbeeld status of artiest. Met schrijfrechten kan je koppeling een aanvraag ook bijwerken of verwijderen. De mogelijke statussen zijn nieuw, in afwachting, geaccepteerd en afgewezen.
Goed om te weten: de API maakt de aanvraag in Artwin Live aan, maar verstuurt geen ontvangstbevestiging aan de aanvrager. Laat je website of externe systeem zelf bevestigen dat de aanvraag is ontvangen.