Nieuwe functies in Artwin Live: inkoopfacturen, Artist Dashboard en Advancing

Naast de verbeteringen in boekingen en facturen hebben we in december ook een aantal nieuwe functies toegevoegd aan Artwin Live. Deze functies richten zich vooral op agencies die met meerdere artiesten werken en meer structuur willen aanbrengen in kostenbeheer, artiestenoverzicht en productievoorbereiding.

In dit artikel lichten we deze toevoegingen verder toe en leggen we uit hoe ze samen het dagelijkse werk vereenvoudigen.

Inkoopfacturen: inkomende kosten overzichtelijk beheren

Met de introductie van Inkoopfacturen is het mogelijk geworden om ook inkomende facturen volledig binnen Artwin Live te verwerken. Denk aan facturen van artiesten, bandleden of externe leveranciers zoals licht- en geluidsbedrijven.

Inkoopfacturen voeg je toe via het Inkoopmenu of koppel je direct vanuit een boeking aan een specifieke regel. De betaalstatus wordt automatisch bijgehouden, zodat je inzicht houdt in openstaande kosten.

Op basis van feedback is deze functie in dezelfde periode verder uitgebreid met een speciale Boeken-pagina. Hier zie je alle ongekoppelde inkoopregels overzichtelijk bij elkaar en kun je meerdere regels tegelijk koppelen aan één inkoopfactuur, waarbij bedragen automatisch worden overgenomen.

Artist Dashboard: overzicht per artiest op één plek

Voor agencies met meerdere artiesten is in dezelfde periode het Artist Dashboard toegevoegd. Dit dashboard brengt alle relevante informatie per artiest samen in één overzicht.

Je ziet hier onder andere lopende aanvragen en opties, bevestigde boekingen, openstaande taken en aankomende shows, aangevuld met standaard begrotingen en prijsstructuren. Het dashboard fungeert als centraal startpunt voor het dagelijkse beheer van een artiest.

Jaarplanning: lange termijn inzicht per artiest

Als aanvulling op de bestaande dag- en maandplanning is ook de Jaarplanning toegevoegd. Deze weergave laat per artiest alle dagen van het jaar zien, inclusief boekingen, afspraken en vakanties.

Door op een dag of maand te klikken worden de bijbehorende boekingen direct geladen. Dit maakt de Jaarplanning geschikt voor seizoensplanning en lange termijn overzicht.

Advancing (beta): productie-informatie gestructureerd verzamelen

Met de introductie van Advancing (beta) is het verzamelen van productie-informatie een vast onderdeel van het boekingsproces geworden. Vanuit de accountinstellingen kun je eigen advancing-formulieren aanmaken met vragen, verplichte velden en deadlines.

Per artiest bepaal je welke formulieren van toepassing zijn. In de boeking verschijnen deze automatisch, waar je ze kunt versturen naar de klant en opvolgen. Na bevestiging worden de antwoorden zichtbaar voor de artiest en vastgezet voor de klant.

Tot slot

Samen vormen deze functies een belangrijke uitbreiding van Artwin Live zoals die in december is doorgevoerd. In plaats van één grote release gaat het om gerichte verbeteringen en nieuwe onderdelen die stap voor stap zorgen voor meer overzicht, structuur en rust in het dagelijkse werk.

We blijven deze lijn in het nieuwe jaar voortzetten, met verdere verfijningen op basis van feedback uit de praktijk.