Contract Flow in Artwin Live: Contracten, advancing en ondertekening in één proces

Van losse stappen naar één proces

De nieuwe Contract Flow is ontwikkeld om het contractproces overzichtelijker en voorspelbaarder te maken. Waar contracten eerder vooral als document werden verstuurd, doorloopt de klant nu een duidelijke flow waarin eerst de boekingsgegevens worden gecontroleerd, daarna het contract wordt beoordeeld en vervolgens de ondertekening plaatsvindt.

Daarmee verschuift het proces van “document versturen en afwachten” naar “samen stap voor stap afronden”.

Stap 1: de klant controleert eerst de boekingsgegevens

Wanneer de klant de flow opent, komt deze eerst in een eigen omgeving terecht met de branding van de agency. Logo en achtergrond zijn per bureau in te stellen, waardoor de flow direct herkenbaar en professioneel aanvoelt.

De klant ziet vervolgens de belangrijkste boekingsinformatie, zoals artiest, datum, event en locatie, en kan daarna de gegevens controleren. Denk hierbij aan informatie over de opdrachtgever, ondertekenaar, locatie en aanvullende gegevens.

Wanneer de klant iets aanpast, worden deze wijzigingen direct verwerkt in zijn eigen versie van het contract. Daardoor hoeft de klant niet te wachten tot een agent dit eerst handmatig heeft aangepast voordat er verder gegaan kan worden in het proces.

Dat maakt de flow niet alleen sneller, maar ook duidelijker voor de klant zelf.

Stap 2: verplichte advancing vragen worden direct meegenomen

Een van de belangrijkste verbeteringen in deze nieuwe flow is dat advancing geen losse stap meer is, maar direct onderdeel is van het contractproces.

Als er verplichte advancing vragen zijn ingesteld, moeten deze eerst worden ingevuld voordat de klant kan doorgaan naar het tekenen van het contract. Hierdoor wordt belangrijke productie-informatie niet pas later opgevraagd, maar meteen meegenomen op het moment dat de klant al in het proces zit.

Dat kan gaan om standaardvragen, maar ook om aanvullende vragen per artiest. Op die manier ontstaat er al vóór ondertekening een completer beeld van de show, zonder losse mails of extra formulieren achteraf.

Stap 3: het contract wordt dynamisch opgebouwd

Zodra de gegevens en vragen zijn ingevuld, ziet de klant direct het contract zoals dat op dat moment geldt. Dat contract is dus niet statisch, maar opgebouwd op basis van de boeking, de ingevoerde gegevens, de ingestelde bepalingen per artiest en eventuele bijzondere voorwaarden op de boeking.

Ook de rider kan hierin als embedded rider worden meegenomen. Die staat dan niet als losse bijlage naast het contract, maar wordt direct onder het contract getoond en maakt onderdeel uit van het ondertekenproces.

Hierdoor tekenen klanten niet alleen het contract zelf, maar ook de bijbehorende bepalingen en rider in één doorlopend geheel.

Stap 4: de klant tekent digitaal binnen dezelfde flow

Na het controleren van alle gegevens en voorwaarden komt de klant in de ondertekenstap. Hier bevestigt hij eerst de relevante verklaringen en kan vervolgens digitaal tekenen.

Na ondertekening blijft de flow beschikbaar als centrale plek waar de klant een samenvatting ziet van de boeking, het contract kan downloaden en eventuele overige documenten kan terugvinden. Ook openstaande aanvullende vragen blijven zichtbaar, zodat niets uit beeld verdwijnt nadat het contract is getekend.

Stap 5: de agent beoordeelt de wijzigingen

Aan de kant van de agent ontstaat daarna een beoordelingsstap waarin alle wijzigingen overzichtelijk naast elkaar worden gezet. Je ziet per onderdeel het verschil tussen de oorspronkelijke gegevens uit de boeking en de actuele gegevens zoals die door de ondertekenaar zijn ingevuld.

Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• opdrachtgever
• ondertekenaar
• locatiegegevens
• aanvullende informatie

Zo is direct zichtbaar of er iets is aangepast en wat precies is gewijzigd. Dit voorkomt dat agents wijzigingen uit mails moeten halen of handmatig naast elkaar moeten leggen.

Als een wijziging relevant is, kan deze worden beoordeeld en vervolgens worden overgenomen. In het geval van een andere debiteur kan dit bijvoorbeeld meteen als nieuwe standaard debiteur voor deze klant worden opgeslagen.

Stap 6: de agent tekent retour

Na de beoordelingsstap komt de agent in de retour tekenfase. In deze stap kan de agent het contract opnieuw bekijken, inclusief rider en bepalingen, en vervolgens retour tekenen.

Hierbij is het mogelijk om een handtekening op te slaan en later opnieuw in te laden. Dat maakt toekomstige contracten sneller af te handelen, zonder dat telkens opnieuw dezelfde ondertekening handmatig hoeft te worden gezet.

Zodra de retourtekening is afgerond, worden geaccepteerde wijzigingen direct toegepast binnen Artwin Live. Daardoor blijft het systeem synchroon met wat er daadwerkelijk is ondertekend.

Wat dit in de praktijk oplost

De nieuwe Contract Flow brengt een aantal onderdelen samen die voorheen vaak los van elkaar liepen. Gegevenscontrole, advancing, rider en ondertekening vormen nu één samenhangend proces.

Dat levert in de praktijk vooral het volgende op:

• minder losse mails
• minder handmatig aanpassen van contractgegevens
• minder kans op incomplete advancing
• beter inzicht in aangebrachte wijzigingen
• een professionelere ervaring voor de klant
• minder dubbel werk voor de agent

Voor agencies betekent dit meer grip op het proces. Voor klanten betekent het vooral duidelijkheid en minder schakelen.

Nu beschikbaar in beta

De nieuwe Contract Flow is nu beschikbaar in beta. In deze fase willen we de flow samen met gebruikers in de praktijk verder verfijnen.

Werk je veel met contracten, riders en advancing, en lijkt het je interessant om deze nieuwe manier van werken te bekijken of te testen? Neem dan gerust contact met ons op. We laten je graag zien hoe het werkt en kunnen de functie voor je activeren.