Automatisch factureren in Artwin Live: meer grip op betaalafspraken
Van handmatig opvolgen naar automatische financiële workflows
Wanneer een boeking definitief wordt, volgen vaak direct de financiële afspraken. Wanneer stuur je een voorschotfactuur? Wanneer moet de eindfactuur eruit? En gelden hiervoor dezelfde afspraken voor iedere klant?
In de praktijk merken veel agencies dat dit nog vaak handmatig gebeurt. Facturen worden bijgehouden via dashboards, herinneringen of losse notities, terwijl betaalafspraken juist één van de meest terugkerende onderdelen zijn binnen het boekingsproces.
Daarom hebben we de financiële instellingen binnen Artwin Live opnieuw opgebouwd, met als doel: meer overzicht, minder handmatig werk en meer controle over hoe en wanneer facturen worden verstuurd.
In dit artikel leggen we uit wat er veranderd is en hoe de nieuwe financiële workflow werkt.
Financiële afspraken centraal beheren
Binnen Artwin Live stel je nu eerst je algemene betaalafspraken in onder de financiële instellingen van je account. Denk hierbij aan:
- betaaltermijnen
- voorschotpercentages
- aantal dagen voor optreden
- eindfactuur instellingen
- factuurherinneringen
Deze instellingen vormen vervolgens de standaard voor nieuwe boekingen.
In de praktijk werkt niet iedere opdrachtgever met dezelfde afspraken. Daarom kun je betaalvoorwaarden ook per klant overschrijven. Werk je bijvoorbeeld met een vaste opdrachtgever die langere betaaltermijnen gebruikt of geen voorschot betaalt, dan kun je dit eenvoudig op klantniveau aanpassen.
Daarnaast blijft het mogelijk om deze instellingen nog binnen een specifieke boeking te wijzigen. Daardoor houd je flexibiliteit wanneer een individuele show afwijkt van de standaard werkwijze.
Meer controle over voorschotten en btw
Naast de automatische verzending hebben we ook de instellingen rondom voorschotten verder uitgebreid.
Zo bepaal je nu bijvoorbeeld:
- of een voorschot wordt berekend over het totaalbedrag of subtotaal
- welke btw-instelling hiervoor gebruikt moet worden
- welke betaaltermijn standaard toegepast wordt
Hierdoor sluit de financiële workflow beter aan op hoe agencies in de praktijk werken en ontstaat meer controle over hoe facturen worden opgebouwd.
Automatisch voorschot- en eindfacturen versturen
De grootste toevoeging binnen deze update is de mogelijkheid om facturen automatisch te laten aanmaken en versturen wanneer een boeking binnen de ingestelde betaaltermijn valt.
Wanneer een optreden bijvoorbeeld binnen de ingestelde voorschotperiode komt, kan Artwin Live automatisch de voorschotfactuur versturen. Hetzelfde geldt voor de eindfactuur wanneer deze binnen de ingestelde periode voor het optreden valt.
Daardoor hoef je deze facturen niet meer handmatig vanuit je dashboard op te volgen.
Voor agencies met veel gelijktijdige boekingen zorgt dit vooral voor meer rust in de administratie en minder kans dat facturen te laat worden verstuurd.
Deze optie vink je aan in je account instellingen onder contract: 'Maak en verzend facturen automatisch wanneer je het contract hebt goedgekeurd'.
Eerste stap richting volledig geplande facturatie
Deze update vormt de eerste stap in het verder automatiseren van financiële workflows binnen Artwin Live.
Op dit moment worden alleen het voorschot of de eindfactuur per boeking automatisch verstuurd wanneer deze binnen de ingestelde termijn valt. Voor toekomstige boekingen of restantfacturen buiten deze periode blijft het dashboard voorlopig zichtbaar aangeven wanneer een factuur aangemaakt moet worden.
In de volgende uitbreidingen gaan we dit verder doorontwikkelen, zodat facturen ook vooraf ingepland kunnen worden op basis van de betaalafspraken binnen een boeking.
Daarmee groeit facturatie steeds verder van een losse handmatige handeling naar een geïntegreerd onderdeel van het boekingsproces.