“Overzicht en samenwerking maken het verschil”
In deze Artwin Live Spotlight spreken we met Erik Land van Artist Capitol, een boekingskantoor dat sinds 2009 artiesten, bands, DJ’s en live acts verzorgt voor uiteenlopende evenementen door heel Nederland.
Met jarenlange ervaring binnen de live-entertainmentbranche ondersteunt Artist Capitol opdrachtgevers bij het vinden van de juiste act én begeleiden zij het volledige traject rondom een boeking. Heldere communicatie, meedenken met de klant en een soepel verloop van begin tot eind staan daarin centraal.
Voorheen werkte het team met Artwin Professional. Hoewel dat systeem al veel functionaliteiten bood, ontstond er behoefte aan een modernere manier van werken die beter aansluit op de dagelijkse praktijk van een hedendaags boekingskantoor.
“Na een demonstratie bij ons op kantoor werd direct duidelijk dat Artwin Live een zeer complete softwareoplossing is die perfect aansluit op de dagelijkse praktijk van een boekingskantoor.”
Sinds de overstap merken ze vooral verschil in overzicht en workflow. Alle informatie rondom boekingen, planning, communicatie en afspraken staat nu centraal op één plek.
“Vooral rondom contracten en opvolging merken we het verschil. Alles staat centraal, waardoor we sneller kunnen schakelen en minder losse communicatie hebben.”
Daardoor kan het team sneller werken, makkelijker schakelen en blijft iedereen, inclusief de artiesten waarmee zij werken, altijd up-to-date.
In de dagelijkse praktijk maken ze veel gebruik van de planning, het dashboard en functies die helpen om boekingen sneller en efficiënter te verwerken.
“Functies zoals prijsgroepen, embedded riders en advancing formulieren helpen ons om sneller te werken en overzicht te behouden.”
Vooral tijdens drukke periodes met veel evenementen tegelijk merken ze het verschil.
“Het grootste verschil zit voor ons in overzicht en samenwerking. Zeker in drukke periodes met veel evenementen tegelijk is het heel prettig dat iedereen met dezelfde actuele informatie werkt. Dat voorkomt miscommunicatie en zorgt voor meer rust in de planning.”
Ook intern zorgt dat voor een prettigere manier van samenwerken.
“We kunnen sneller schakelen tussen aanvragen, boekingen en productie. Ook intern werkt het prettiger omdat iedereen direct inzicht heeft in de status van een boeking.”
Volgens Erik is Artwin Live vooral interessant voor organisaties die met meerdere projecten en artiesten tegelijk werken.
“Zodra je meerdere projecten tegelijk draait, merk je hoe belangrijk overzicht, structuur en efficiënte samenwerking worden.”
Juist tijdens piekmomenten bewijst een centraal platform volgens hen zijn waarde.
“Tijdens periodes met veel events tegelijk merk je hoeveel tijd en stress het scheelt om alles goed georganiseerd en centraal beschikbaar te hebben.”
Voor de toekomst blijft Artist Capitol zich richten op verdere groei en het uitbreiden van hun netwerk van artiesten, partners en evenementen. Daarbij speelt efficiënt samenwerken een belangrijke rol.
“We blijven continu kijken hoe we processen slimmer kunnen organiseren, zodat we klanten en artiesten nog beter kunnen ondersteunen. We kijken ernaar uit om daarin samen verder te groeien met partners zoals Artwin Live.”
In deze reeks Artwin Live Spotlights blijven we agencies en artiesten spreken om een realistisch beeld te geven van hoe zij hun werk organiseren en welke rol Artwin Live daarin speelt.
Ben je benieuwd hoe Artwin Live jouw workflow kan ondersteunen, of wil je eens sparren over hoe je je boekingen slimmer kunt organiseren? Je kunt altijd vrijblijvend contact opnemen via onze contact pagina.