Spotlight: Stef Ekkel Bookings
“Vanaf het begin structuur in je boekingen”
Met deze eerste Artwin Live Spotlight geven we een kijkje in de dagelijkse praktijk van artiesten en agencies die met het platform werken. In deze reeks willen we laten zien hoe zij hun werk organiseren, waar ze in de praktijk tegenaan lopen en welke tools hen daarbij helpen.
We beginnen met Stef Ekkel Bookings, de agency van Stef Ekkel en Sem Pouwels. Zij zijn sinds begin februari officieel gestart en gebruiken vanaf dag één Artwin Live als basis voor hun boekingen, communicatie en administratie.
Stef Ekkel Bookings verzorgt boekingen voor voornamelijk Nederlandse artiesten, bands, dj’s en acts. Van besloten feestjes en dorpsfeesten tot grote evenementen, concerten en festivals door het hele land.
Toen Stef en Sem hun agency begonnen, was de keuze voor Artwin Live snel gemaakt.
“Ik kende Artwin Live al en had er als artiest goede ervaringen mee. Toen we deze agency startten wilden we het meteen professioneel aanpakken en niet eerst met losse Excel-bestanden en mailtjes werken.”
Vanaf het begin besloten ze hun werkwijze rondom één centraal systeem op te bouwen. Ze hebben de inrichting stap voor stap gedaan door eerst veel dingen uit te proberen voordat ze officieel van start gingen. Toen duidelijk was hoe alles werkte, zijn ze doelbewust gaan inrichten, zoals het vastleggen van contract templates, e-mailsjablonen en het opbouwen van hun artiesten- en klantenbestand. Daardoor verliepen de eerste aanvragen direct gestructureerd.
“Bij de eerste aanvragen voor boekingen ging eigenlijk alles als vanzelf.”
In de dagelijkse praktijk merken ze vooral het voordeel van overzicht en snelheid.
“Vooral het centraal beheren van klanten, aanvragen en begrotingen helpt enorm. Daardoor kunnen we snel schakelen en hebben we alle informatie direct bij elkaar wanneer een boeking rond moet.”
De onderdelen boekingen, contracten en facturen gebruiken ze het meest, omdat ze daarmee het hele traject van aanvraag tot afronding binnen één systeem kunnen volgen. Dat centrale werken zorgt er volgens hen ook voor dat ze naar opdrachtgevers toe professioneel overkomen.
“Opdrachtgevers krijgen duidelijke bevestigingen, contracten en communicatie, waardoor we vanaf het begin professioneel overkomen.”
Ook bij meerdere aanvragen tegelijk merken ze het verschil.
“Doordat alles centraal staat houden we overzicht, ook als er meerdere aanvragen tegelijk lopen. Dat helpt ons om gecontroleerd te groeien zonder dat het chaotisch wordt.”
Voor agencies die net starten of nog handmatig werken hebben ze een duidelijk advies:
“Ik zou zeker aanraden om met Artwin Live te werken, juist omdat je vanaf het begin structuur hebt en niet later alles hoeft om te gooien.”
De komende jaren willen Stef en Sem vooral blijven groeien en klanten helpen bij het vinden van de juiste artiest of act.
“We willen graag meedenken vanaf het begin, zodat niet alleen onze klanten maar ook wij zelf terug kunnen kijken op een geslaagd feest of evenement. We hopen verder te groeien en steeds meer boekingen te doen, waarbij Artwin Live voor ons de basis blijft om alles overzichtelijk te houden.”
In deze spotlight gaf Stef Ekkel Bookings een kijkje in hun werkwijze sinds de start van hun agency. In de komende periode blijven we meer agencies en artiesten spreken om te laten zien hoe zij hun werk organiseren en welke rol Artwin Live daarin speelt.
Werk jij ook met Artwin Live en wil je jouw verhaal delen, of ben je benieuwd hoe het voor jou kan werken? Laat het gerust weten, we denken graag met je mee.