Voorschotnota’s, factuurinstellingen, boekhouding en UBL-bijlagen beheren in Artwin Live

In het vorige artikel bespraken we hoe je een factuur aanmaakt en een begroting per artiest instelt. In dit artikel gaan we dieper in op de mogelijkheden rondom factureren in Artwin Live: het aanmaken van voorschotnota’s, het instellen van factuur- en boekhoudgegevens en het gebruik van UBL-bijlagen.

Voorschotnota’s aanmaken

Binnen een boeking kun je eenvoudig een voorschotnota aanmaken op basis van een percentage van de totale deal of een vast bedrag.

1. Open de Boeking.
2. Ga naar de Begroting-pagina.
3. Klik naast Geen voorschotfactuur ingesteld op het plus-icoon.
4. Vul de gewenste instellingen in:
   • Bedrag of percentage van de totale deal
   • Betaaldatum
   • BTW-percentage

Na het opslaan wordt de tekst vervangen door je opgegeven instelling, bijvoorbeeld:
40 % voorschotbetaling vóór wo 5 nov 2025 (€ 1 200 excl. 9 % btw).

Wanneer je teruggaat naar het facturenoverzicht, zie je nu de optie om zowel een voorschotnota als een restantfactuur aan te maken. Verstuur je pas na het optreden? Kies dan bij het aanmaken van de factuur het type Saldofactuur.

Factuur meesturen met het contract

Wanneer je de factuur hebt aangemaakt vóór het versturen van het contract, wordt deze automatisch als bijlage toegevoegd. Je klant ontvangt dan zowel het contract als de factuur in één e-mail, zodat alle documenten netjes samen blijven.

Factuurinstellingen en boekhouding beheren

Via je accountinstellingen (rechtsboven via je avatar) → Financieel & Facturen kun je de standaardinstellingen voor je facturatie aanpassen.

Hier stel je onder andere in:

• De standaard betalingstermijn
• Het moment van verzenden van facturen vóór de optreden-datum
• Je factuurnummering en voorvoegsel
• Een API-sleutel van je betaalprovider om automatisch een betaallink op je facturen te tonen

Daarnaast kun je hier ook de opmaak van je facturen aanpassen:

• De briefvoet (onderste marge, o.a. voor leveringsvoorwaarden, rekeningnummer en btw-nummer)
• Een memo (extra tekstregels onder het totaalbedrag) 

Boekhouding en UBL-bijlagen

In hetzelfde scherm kun je ook de koppeling met je boekhouding beheren.

• Voeg een boekhoud-e-mailadres toe om facturen automatisch door te sturen naar je boekhoudsysteem.
• Wil je dat er een specifieke onderwerp-voorvoegsel wordt gebruikt? Voeg deze hier toe.
• Activeer de optie om bij iedere factuur een UBL-bijlage mee te sturen.

Een UBL-bestand is een gestandaardiseerde digitale versie van je factuur die eenvoudig door boekhoudsoftware wordt gelezen. Zo worden bedragen, btw-regels en klantgegevens automatisch herkend in je boekhoudsysteem.