Met taken houd je acties rond een boeking overzichtelijk, bijvoorbeeld het versturen van riders, een financiële controle of een follow-up. Je kunt taken handmatig aan een boeking toevoegen, maar ook standaardtaken laten aanmaken op basis van een takenlijst.
Een takenlijst bevat de taken die Artwin Live bij een boeking kan toevoegen. Je beheert de lijsten centraal in je account en kiest vervolgens per artiest welke lijst voor diens boekingen moet gelden.
Standaard takenlijsten instellen
Ga naar Account instellingen en kies Aanpasbare lijsten en labels. Open daar Takenlijsten. Je ziet de bestaande lijsten, waaronder de standaard takenlijst. Met Takenlijst aanmaken maak je een extra lijst, bijvoorbeeld voor artiesten met een afwijkende werkwijze.
Gebruik Taak toevoegen om een standaardtaak aan een lijst toe te voegen. Geef de taak een duidelijke naam. Via het bewerk-icoon kun je daarnaast een teamlid toewijzen en een opvolgdatum instellen.
- Toewijzen aan agent: de aangemaakte taak wordt direct aan het gekozen teamlid toegewezen.
- Opvolgdatum: kies geen datum, baseer de datum op de aanmaakdatum van de taak of op de datum van het optreden. Met Dagen bepaal je het aantal dagen vóór of na die gekozen basisdatum.
- Volgorde: sleep taken met het greep-icoon naar de gewenste volgorde.
Via Lijstinstellingen kun je de naam van de lijst wijzigen en bepalen wanneer de taken uit die lijst mogen worden toegevoegd.
- Altijd: de lijst kan worden toegepast bij een boeking in iedere actieve boekingsstatus.
- Kans, Aanvraag, Optie, Definitief of Afspraak: de lijst wordt alleen toegepast wanneer de boeking met die status wordt opgeslagen.
- Niet toevoegen: de taken uit deze lijst worden niet automatisch aangemaakt.
Wanneer standaardtaken worden aangemaakt
Artwin Live controleert de gekozen takenlijst wanneer je een boeking aanmaakt of bewerkt en opslaat. Past de ingestelde status bij de boekingsstatus, dan worden de standaardtaken uit die lijst aan de boeking toegevoegd. Kies je bijvoorbeeld Definitief, dan ontstaan de taken wanneer de boeking als definitief wordt opgeslagen.
Een standaardtaak wordt per boeking maar één keer toegevoegd. Sla je dezelfde boeking later opnieuw op, dan verschijnen dezelfde standaardtaken dus niet opnieuw. Voeg je daarna een nieuwe taak toe aan de lijst, dan kan die ontbrekende taak wel worden toegevoegd zodra je de boeking opnieuw opslaat met een passende status.
De instelling bepaalt het moment waarop taken automatisch worden toegevoegd. Een bestaande taak wordt niet automatisch aangepast of verwijderd wanneer je de takenlijst later wijzigt.
Een takenlijst kiezen per artiest
Open de artiest en ga naar Instellingen, vervolgens naar Algemeen. In het onderdeel Planning vind je het veld Takenlijst. Kies hier de lijst die je voor deze artiest wilt gebruiken en sla de instellingen op.
Laat je dit veld op Standaard takenlijst staan, dan gebruikt de artiest de standaardlijst van je account. Kies je een specifieke lijst, dan overschrijft die keuze de standaardlijst voor boekingen van deze artiest. Zo kun je bijvoorbeeld voor een band een lijst met rider- en backlinecontroles gebruiken en voor een dj een eigen lijst met technische en reisinformatie.
Taken in een boeking
Open een boeking en ga naar het tabblad Algemeen. Rechts in de boeking staat het onderdeel Taken. Daar zie je alle taken die aan deze boeking gekoppeld zijn, inclusief een eventuele opvolgdatum en het toegewezen teamlid.
Vink een taak af of kies Taak voltooien om deze gereed te melden. Met + Taak voeg je een aanvullende taak toe die alleen voor deze boeking geldt. Via het bewerk-icoon pas je een bestaande taak aan.
Het overzicht Taken
Klik in het hoofdmenu op Taken voor een centraal overzicht van de open en voltooide taken. Per taak zie je onder meer de taaknaam, aanmaakdatum, gekoppelde boeking, toegewezen teamlid, status en opvolgdatum. Klik op een taak om deze te openen of direct af te ronden.
Gebruik het filter om te beperken op toegewezen teamlid, aangemaakt door, status of opvolgdatum. Met de knop Taak kun je ook een losse taak toevoegen die niet aan een boeking gekoppeld is.
Taken op het Dashboard
Op het Dashboard staan open taken in het onderdeel Taken. Bij een taak uit een boeking zie je ook de bijbehorende boeking; klik daarop om de boeking te openen. Klik op de taaknaam om deze direct als voltooid te markeren.
Je bepaalt zelf welke taken op je dashboard verschijnen. Ga naar Account instellingen, kies Voorkeuren en open het onderdeel Dashboard. Bij Zichtbare taken kun je kiezen uit:
- Alle openstaande taken
- Alle vervallen taken
- Mijn openstaande taken
- Mijn vervallen taken
Goed om te weten
Er blijft altijd minimaal één takenlijst bestaan: je kunt de laatste overgebleven lijst niet verwijderen.
Automatische en handmatige taken werken naast elkaar: je kunt standaardtaken gebruiken als vaste basis en per boeking aanvullende taken toevoegen wanneer dat nodig is.