In Boekingen en Mijn boekingen kun je opties terugvinden, per boeking beheren en berichten over meerdere opties tegelijk versturen. Mijn boekingen toont de boekingen van de betreffende agent. Open een regel om het zijpaneel met de gegevens en acties van die boeking te bekijken.
Welke kaarten helpen je bij opties?
- Aanvragen toont boekingsaanvragen die nog geen optie zijn. Vanuit een aanvraag kun je de boeking openen en de boekingsaanvraag naar de artiest sturen.
- Opties toont open opties. Gebruik deze kaart om opties te bekijken en te beheren.
- Opvolgen toont aanvragen, kansen en opties waarvan de optiedatum is bereikt. Hier kunnen dus ook opties tussen staan die aandacht vragen.
Klik op een kaart om de bijbehorende boekingen in de lijst te zien. In de kolommen voor de optie kun je de optiedatum of het aantal dagen tot die datum bekijken. Via Kolommen kun je kiezen welke van deze kolommen zichtbaar zijn.
Een optie beheren via het zijpaneel
Klik op een boeking in de lijst. Het zijpaneel toont onder meer de status, de datum waarop de optie verloopt en, als die beschikbaar is, de laatste optieactie. Onder Acties vind je bij een open optie:
- Open boeking: ga naar de volledige boeking voor alle gegevens en verdere bewerkingen.
- Optie verlengen: pas de optiedatum aan.
- Optie verwijderen: laat de optie vervallen. Controleer de keuze in het venster dat daarna opent.
Welke knoppen verschijnen, hangt af van de status van de boeking en je rechten. Bij een bevestigde boeking zie je bijvoorbeeld Boeking annuleren in plaats van de optieacties.
Een bericht versturen voor één boeking
Onder Verzenden kun je voor een open optie een e-mail voorbereiden. Controleer in het verzendvenster de ontvanger, het onderwerp en de tekst voordat je verstuurt.
- Status opvragen: vraag de klant naar de stand van de optie.
- Optiebevestiging (klant): stuur de klant een bevestiging van de optie.
- Optiebevestiging (artiest): stuur een bevestiging naar de artiest.
- Optie verlenging: bericht de klant over een verlenging.
- Optie annuleren: bericht de klant dat de optie vervalt.
Bij een aanvraag staat hier Boekingsaanvraag om de aanvraag naar de artiest te sturen. Het zijpaneel kan daarnaast andere verzendacties tonen, afhankelijk van de boekingsstatus.
Meerdere opties tegelijk behandelen
Selecteer in de lijst twee of meer open opties met de selectievakjes. Daarna verschijnt Bulk acties. Als je een geschikte optie van een klant selecteert, worden andere geschikte opties van dezelfde klant in de zichtbare lijst ook geselecteerd. Controleer je selectie voordat je verdergaat.
- Optie status check: verstuur één e-mail met een overzicht van de geselecteerde opties en een knop waarmee de klant kan reageren.
- Optiebevestiging: verstuur één bevestigingsmail met het overzicht en een knop naar dezelfde reactiepagina.
- Optie vervallen: verstuur één e-mail over het vervallen van de geselecteerde opties. Na het verzenden worden deze boekingen geannuleerd.
- Optie verlenging: verstuur één e-mail over de verlenging van de geselecteerde opties. Pas de optiedatums zelf aan als die moeten veranderen; deze verzendactie doet dat niet automatisch.
Het verzendvenster vult het onderwerp en de tekst vanuit de bijbehorende e-mailtemplate. De mail kan een tabel met artiest, event, datum, tijd, locatie en optiedatum bevatten; welke kolommen worden getoond, hangt af van de instellingen van de e-mailtemplate. Controleer de ontvanger en de inhoud voordat je op Verzenden klikt. Voor deze bulkacties moeten de geselecteerde boekingen open opties met een optiedatum zijn.
Hoe reageert de klant via de link?
De link hoort bij de bulkacties Optie status check en Optiebevestiging. De klant opent de knop in de e-mail en ziet de geselecteerde opties op één pagina. Per optie kiest de klant Boeken, Verlengen of Laten vervallen. De klant kan een opmerking toevoegen en verstuurt de reactie nadat voor elke optie een keuze is gemaakt.
De reactie wordt naar de agency gestuurd. De keuzes bevestigen, verlengen of laten de boekingen niet automatisch vervallen; beoordeel de reactie en werk de opties zo nodig zelf bij. De link is na verzending maximaal 30 dagen beschikbaar en kan na een ingediende reactie niet opnieuw worden gebruikt.