In Boekingen vind je alle boekingen binnen je account. In Mijn boekingen zie je alleen de boekingen die aan jou zijn toegewezen. Beide overzichten helpen je om snel te zien wat er speelt, wat aandacht nodig heeft en welke acties je kunt uitvoeren.
Iedere regel staat voor één boeking. In het overzicht zie je onder meer de datum en tijd, status, artiest, event, opdrachtgever en de belangrijkste voortgangsinformatie. Klik op het actie-icoon helemaal rechts in een regel om het zijpaneel van die boeking te openen.
Zoeken, periode en sorteren
Kies bovenaan een periode, bijvoorbeeld Week, Maand, Kwartaal of Jaar. Met de pijlen ga je naar de vorige of volgende periode. Je kunt ook zelf een begin- en einddatum invullen.
Gebruik het zoekveld om te zoeken op event, locatie, opdrachtgever of contractnummer. Je kunt de lijst sorteren door op een kolomkop met sorteericoon te klikken, zoals Datum, Artiest, Event of Opdrachtgever. Klik nogmaals op dezelfde kop om de sorteervolgorde om te draaien.
Filteren
Klik op het trechter-icoon om de uitgebreide filters te openen. Hier kun je onder andere filteren op locatie, opdrachtgever, artiest, toegewezen teamlid, type optreden, labels en opvolgdatum. Daarnaast kun je selecteren op boekingsstatus, contractstatus, inkoopcontract, retourstatus, advancing en artiesttype.
Klik na je keuze op Toepassen. Een actieve filter herken je aan de indicator bij het trechter-icoon. Let hier goed op: ook als het filterpaneel is ingeklapt, laat deze indicator zien dat het overzicht niet de standaardselectie toont.
Je gekozen filter wordt onthouden wanneer je het overzicht opnieuw opent. Klik op de knop met de X naast het trechter-icoon, of op Opnieuw in het filterpaneel, om terug te gaan naar de standaardweergave.
De kaartjes boven het overzicht
De kaartjes bovenaan geven direct aantallen voor veelvoorkomende werkzaamheden. Klik op een kaartje om het bijbehorende filter op het overzicht toe te passen. Het kaartje is dus een snelle filter, geen aparte lijst.
- Aanvragen: boekingen met de status aanvraag.
- Opties: boekingen die als optie staan.
- Kansen: boekingen met de status kans.
- Opvolgen: aanvragen, opties en kansen met een opvolgdatum van vandaag.
- Advancing laat: definitieve boekingen waarvan de advancing aandacht vraagt omdat deze te laat is.
- Advancing check: definitieve boekingen waarvan de advancing gecontroleerd moet worden.
- Contracten: definitieve boekingen waarvoor het contract nog niet is verzonden.
- Retour tekenen: boekingen waarvoor een contract nog retour ondertekend moet worden.
- Te laat retour: boekingen waarvan de retour van het contract te laat is.
Het zijpaneel van een boeking
Open het zijpaneel via het actie-icoon aan het einde van een boekingsregel. Je ziet daar in één oogopslag de datum en tijd, zichtbaarheid, locatie, opdrachtgever en contactpersoon, eventuele verantwoordelijke agent, boekingsnummer, eigen notities en labels.
Daaronder toont het paneel de status van onder meer de deal, factuur, advancing, taken, RSVP en contracten. Welke informatie zichtbaar is, hangt af van de boeking en je rechten.
Via Acties kun je de boeking openen, advancing controleren, een optie verlengen of verwijderen en een boeking annuleren of een annulering herstellen. De beschikbare acties verschillen per status en je toegangsrechten.
In het onderdeel Versturen kun je, wanneer dit voor de boeking beschikbaar is, een contract versturen. Bij een aanvraag kun je een boekingsaanvraag versturen. Bij een optie kun je een statusupdate vragen, de optie bevestigen, de optie verlengen of annuleren. Ook kun je, afhankelijk van de situatie, een annuleringsbevestiging of routebeschrijving versturen.
Kolommen aanpassen
Klik rechtsboven op Kolommen om te bepalen welke extra informatie je in de tabel ziet. De vaste basis van het overzicht bestaat uit nummer, datum, status, artiest, event en opdrachtgever. Je kunt daarnaast de volgende kolommen aan- of uitzetten:
- Datum definitief: de datum waarop de boeking definitief is geworden.
- Eigen notities: een eigen notitieveld dat voor weergave in de planning is ingesteld.
- Labels: de labels die aan de boeking zijn gekoppeld.
- Optie tot (datum) en Optie tot (dagen): de einddatum van de optie of het aantal resterende dagen.
- Contractnummer: het nummer van het opdrachtgevercontract.
- Contract en Inkoopcontract: de voortgang van het opdrachtgevercontract en het inkoopcontract.
- Taken: de taken die bij de boeking horen.
- RSVP: de RSVP-status van de artiest.
- Advancing: de voortgang van de advancing.
- Buma: de Buma-status, wanneer deze voor je account beschikbaar is.
- Factuur: de factuurstatus.
- Bruto: het bruto bedrag.
- Verkoop: het verkoopbedrag van de boeking.
Je kolomkeuze wordt onthouden. Maak je een selectie via een kaartje, dan bewaart Artwin Live de gekozen kolommen ook voor dat specifieke kaartje. Zo kun je bijvoorbeeld bij Advancing check andere kolommen tonen dan in je algemene boekingenoverzicht.
Goed om te weten
Mijn boekingen is persoonlijk: in dit overzicht worden de boekingen getoond die aan jou zijn toegewezen. De overige functies, zoals zoeken, filteren, kaartjes, zijpaneel en kolommen, werken op dezelfde manier als in Boekingen.