Met de Moneybird-integratie koppel je je Artwin Live-account aan je Moneybird-administratie. Artwin Live zet facturen over naar Moneybird en houdt bij welke facturen zijn gesynchroniseerd. Wanneer een factuur in Moneybird volledig is betaald, kan Artwin Live die betaling ook automatisch op de bijbehorende factuur verwerken.
Je vindt de koppeling via Account instellingen > Integraties en AI > Moneybird. Alleen de accounteigenaar die is ingelogd kan de koppeling verbinden, opnieuw verbinden of verbreken.
Wat wordt gesynchroniseerd?
Bij het synchroniseren worden de debiteur- en factuurgegevens naar Moneybird gestuurd. Het gaat daarbij onder meer om de klantgegevens, factuurregels, bedragen, btw en externe factuurreferentie. Een factuur uit Artwin Live wordt in Moneybird aangemaakt als externe verkoopfactuur.
Artwin Live gebruikt het factuurnummer als referentie en neemt de factuurdatum, vervaldatum en valuta mee. De factuurregels worden afzonderlijk overgezet. Regels met een bedrag van nul worden niet meegestuurd.
Moneybird verbinden
Je hebt een actief Moneybird-account nodig en toegang tot de administratie waarmee je wilt werken. Klik op Moneybird verbinden en rond de autorisatie in Moneybird af. Na het verbinden zie je de gekoppelde Moneybird-administratie, de gekozen Administratie, het moment van Laatst gesynchroniseerd en de status van de Betaalwebhook.
Klik op Verbinding vernieuwen wanneer je de beschikbare btw-tarieven en grootboekrekeningen uit Moneybird wilt ophalen of de verbinding wilt controleren. Met Moneybird opnieuw verbinden autoriseer je de koppeling opnieuw. Kies Verbreken als je de koppeling voor dit account wilt stoppen; daarna worden er geen nieuwe facturen of betaalmeldingen meer gesynchroniseerd.
Facturen synchroniseren
Een factuur wordt automatisch naar Moneybird gestuurd wanneer je deze vanuit Artwin Live verstuurt, zolang de koppeling actief is en de factuur nog niet eerder naar Moneybird is gesynchroniseerd. Je kunt ook een factuur openen en bij de acties kiezen voor Synchroniseer met Moneybird.
Op de factuur zie je bij Moneybird of de factuur is gesynchroniseerd. Wanneer het synchroniseren niet lukt, wordt de foutmelding daar getoond. Een gesynchroniseerde factuur kun je niet nogmaals als nieuwe externe verkoopfactuur versturen. Controleer daarom de debiteur, factuurregels, btw en instellingen voordat je synchroniseert.
Algemene instellingen
- Betaling registreren op factuur: maakt in Artwin Live automatisch een betalingsregel aan zodra Moneybird meldt dat de gekoppelde factuur volledig is betaald. Schakel je dit uit, dan worden betaalmeldingen uit Moneybird niet op de Artwin-factuur verwerkt.
- Stuur betalingsbevestiging: verstuurt de ingestelde betalingsbevestiging vanuit Artwin Live nadat de betaling op de factuur is geregistreerd. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer Betaling registreren op factuur is ingeschakeld.
- Gebruik datum optreden als factuurregelperiode: zet bij factuurregels die aan een boeking gekoppeld zijn de maand van het optreden als periode in Moneybird. Moneybird gebruikt die periode voor omzetverdeling in rapportages. Regels zonder gekoppelde boeking krijgen geen periode mee.
Grootboekrekeningen en btw
Onder Grootboekrekeningen kies je welke grootboekrekening Moneybird voor de overgezette factuurregels moet gebruiken. Laat je een keuze op Gebruik Moneybird standaard staan, dan bepaalt Moneybird zelf de grootboekrekening.
Met Geavanceerd kun je een aparte grootboekrekening kiezen per type factuurregel:
- Algemeen is de standaardrekening en wordt ook gebruikt wanneer voor een specifiek type geen rekening is gekozen.
- Totale gage, Gage artiest, Provisie, Extra kosten en Productie fee kun je afzonderlijk toewijzen.
- Buma, CLC-Vecta en Deposit kun je eveneens afzonderlijk toewijzen wanneer deze regeltypen op je facturen voorkomen.
Onder Btw kun je Moneybird-tarieven kiezen voor Hoog, Laag, 0%, EU en Internationaal. Laat je een keuze leeg, dan probeert Artwin Live automatisch een passend actief Moneybird-tarief op basis van het btw-percentage te gebruiken. Koppel de tarieven expliciet als jouw Moneybird-administratie meerdere tarieven met hetzelfde percentage bevat of als je een specifiek tarief wilt afdwingen.
Hoe betalingen worden verwerkt
Na het verbinden registreert Artwin Live een betaalwebhook bij Moneybird. Zodra Moneybird een gekoppelde externe verkoopfactuur als volledig betaald markeert, ontvangt Artwin Live hiervan een melding. Als Betaling registreren op factuur is ingeschakeld, wordt voor het nog openstaande bedrag een betaling op de Artwin-factuur aangemaakt met de betaaldatum uit Moneybird. De factuurstatus wordt daardoor bijgewerkt volgens het betaalde bedrag.
Wil je de betaalstatus zelf controleren, open dan de gesynchroniseerde factuur en kies Synchroniseer Moneybird betaalstatus. Artwin Live leest dan de actuele status in Moneybird uit. Is de factuur volledig betaald, dan verwerkt Artwin Live de betaling op dezelfde manier. Een gedeeltelijk betaalde status wordt niet als losse deelbetaling uit Moneybird overgenomen.
De betalingsbevestiging wordt hoogstens één keer verstuurd voor deze Moneybird-betaling. Is de betaalwebhook niet geregistreerd of wordt er een webhookstatus met een fout getoond, gebruik dan Verbinding vernieuwen en controleer daarna opnieuw de status.
Goed om te weten
De koppeling is gericht op het overzetten van Artwin-facturen naar Moneybird en het terugmelden van volledige betalingen. Wijzigingen die je daarna rechtstreeks in Moneybird aan de externe verkoopfactuur doet, werken niet automatisch terug naar de factuurregels in Artwin Live.