Met de Exact Online-integratie koppel je je Artwin Live-account aan je Exact Online-administratie. Artwin Live zet facturen en debiteuren over naar Exact Online, voegt de originele factuur-pdf toe aan de boeking en kan betaalde facturen weer in Artwin Live verwerken.
Je vindt de koppeling via Account instellingen > Integraties en AI > Exact Online. Alleen de accounteigenaar die is ingelogd kan de koppeling verbinden, opnieuw verbinden of verbreken.
Wat wordt gesynchroniseerd?
Bij het synchroniseren worden de debiteur- en factuurgegevens naar Exact Online gestuurd. Dit omvat klantgegevens, factuurregels, bedragen, btw, de ingestelde dagboek- en grootboekcodes en de betaalstatus. Artwin Live leest daarnaast de gegevens die nodig zijn voor de koppeling, zoals administraties, debiteuren, grootboekrekeningen, btw-codes, betalingscondities, dagboeken en betaalstatussen.
Een Artwin Live-factuur wordt als verkoopboeking in Exact Online aangemaakt. Artwin Live stuurt het factuurnummer, onderwerp, factuurdatum, vervaldatum, valuta en afzonderlijke factuurregels mee. Regels met een bedrag van nul worden niet overgezet. Na de synchronisatie probeert Artwin Live de factuur-pdf als document aan de Exact-boeking toe te voegen.
Exact Online verbinden
Je hebt een actief Exact Online-account nodig en toegang tot de administratie waarmee je wilt synchroniseren. Klik op Exact verbinden en rond de autorisatie in Exact Online af. Na het verbinden zie je het gekoppelde Exact account, de gekozen Administratie en Laatst gesynchroniseerd.
Klik op Verbinding verversen om de verbinding te controleren en de gegevens van de gekoppelde administratie opnieuw op te halen. Met Exact opnieuw verbinden autoriseer je de koppeling opnieuw. Wanneer de status Opnieuw verbinden nodig toont, is opnieuw verbinden vereist voordat je verder kunt synchroniseren. Kies Verbreken als je de koppeling voor dit account wilt stoppen.
Facturen synchroniseren
Een factuur wordt automatisch naar Exact Online gestuurd wanneer je deze vanuit Artwin Live verstuurt, zolang de koppeling actief is en de factuur nog niet eerder is gesynchroniseerd. Je kunt ook een factuur openen en bij de acties kiezen voor Synchroniseer met Exact.
Bij een al gesynchroniseerde factuur controleert deze actie of de bijbehorende boeking nog bestaat en of de factuur-pdf is toegevoegd. Ontbreekt alleen de pdf, dan probeert Artwin Live die alsnog te koppelen. Bestaat de boeking niet meer in Exact Online, dan maakt Artwin Live deze bij de volgende synchronisatie opnieuw aan.
Op de factuur zie je bij Exact Online of de factuur is gesynchroniseerd. Wanneer het synchroniseren niet lukt, wordt de foutmelding daar getoond. Controleer dan de debiteur, factuurregels en instellingen voordat je opnieuw synchroniseert.
Algemene instellingen
- Verkoopdagboekcode: de code van het Exact Online-verkoopdagboek waarin Artwin Live de facturen boekt.
- Betalingsconditiecode: de betalingsconditie die Exact Online op de overgezette verkoopboeking toepast.
- Betaling registreren op factuur: maakt in Artwin Live een betalingsregel aan zodra Exact Online aangeeft dat de gekoppelde factuur volledig is betaald. Schakel je dit uit, dan worden betaalstatussen niet op de Artwin-factuur verwerkt.
- Stuur betalingsbevestiging: verstuurt de ingestelde betalingsbevestiging vanuit Artwin Live nadat de betaling op de factuur is geregistreerd. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer Betaling registreren op factuur is ingeschakeld.
- Omzetverdeling: gebruikt voor factuurregels die aan een boeking gekoppeld zijn de maand van het optreden als periode voor uitgestelde omzet in Exact Online. Regels zonder gekoppelde boeking krijgen geen periode voor omzetverdeling mee.
Grootboekrekeningen en btw-codes
Onder Grootboekrekeningen vul je de Exact-grootboekcodes in die voor de overgezette factuurregels worden gebruikt. Algemeen is de standaardrekening. Met Geavanceerd kun je per type factuurregel een andere grootboekrekening gebruiken.
- Totale gage, Gage artiest, Provisie, Extra kosten en Productie fee kun je afzonderlijk toewijzen.
- Buma, CLC-Vecta en Deposit kun je afzonderlijk toewijzen wanneer deze regeltypen op je facturen voorkomen.
- Is Geavanceerd uitgeschakeld, dan gebruikt Artwin Live voor alle factuurregels de grootboekrekening bij Algemeen.
Onder Btw vul je de Exact-btw-codes in voor Hoog, Laag, 0%, EU en Internationaal. Artwin Live kiest de bijbehorende code op basis van het btw-percentage, het land van de debiteur en het aanwezige btw-nummer. Controleer dat deze codes overeenkomen met jouw Exact Online-administratie.
Hoe betalingen worden verwerkt
Artwin Live controleert periodiek de betaalstatus van gesynchroniseerde, nog openstaande facturen in Exact Online. Je kunt dit ook direct zelf doen: open de gesynchroniseerde factuur en kies Synchroniseer Exact betaalstatus.
Wanneer Exact Online aangeeft dat een factuur volledig is betaald en Betaling registreren op factuur is ingeschakeld, maakt Artwin Live voor het nog openstaande bedrag een betaling op de Artwin-factuur aan. Daarbij gebruikt Artwin Live de laatste betaaldatum uit Exact Online. De factuurstatus wordt daarna bijgewerkt volgens het betaalde bedrag.
Een gedeeltelijk betaalde status wordt niet als afzonderlijke deelbetaling overgenomen. De betalingsbevestiging wordt alleen verstuurd wanneer die instelling is ingeschakeld en een betaling op de Artwin-factuur is geregistreerd.
Goed om te weten
De koppeling zet Artwin-facturen naar Exact Online over en haalt de betaalstatus van die gekoppelde facturen op. Wijzigingen die je rechtstreeks in Exact Online aan de factuurregels doet, worden niet automatisch teruggeschreven naar Artwin Live.