Met de Twinfield-integratie koppel je je Artwin Live-account aan je Twinfield-administratie. Artwin Live zet facturen over naar Twinfield, houdt bij welke facturen zijn gesynchroniseerd en kan volledig betaalde facturen automatisch in Artwin Live verwerken.
Je vindt de koppeling via Account instellingen > Integraties en AI > Twinfield. Alleen de ingelogde accounteigenaar kan de koppeling verbinden, opnieuw verbinden of verbreken.
Twinfield koppelen
Je hebt een actief Twinfield-account en API-toegang nodig tot de administratie waarmee je wilt werken. Klik op Twinfield koppelen en rond de autorisatie in Twinfield af. Na het koppelen zie je het gekoppelde Twinfield-bedrijf, de administratiecode, de Twinfield-cluster en het moment van Laatst gesynchroniseerd.
Klik op Verbinding verversen wanneer je administraties, btw-codes, grootboekrekeningen of verkoopdagboeken uit Twinfield wilt ophalen of de verbinding wilt controleren. Kies eerst een administratie en sla de instellingen op; ververs daarna opnieuw om de btw-codes te laden. Met Twinfield opnieuw koppelen autoriseer je de koppeling opnieuw. Kies Verbreken als je de koppeling voor dit account wilt stoppen.
Algemene instellingen
Kies de Twinfield-administratie waarin je verkoopfacturen wilt boeken. Stel vervolgens de Debiteurcode prefix, het Aantal cijfers debiteurcode, het Verkoopdagboek en de Debiteuren grootboekrekening in.
- Betaling registreren op factuur: zodra Twinfield aangeeft dat een gesynchroniseerde factuur volledig is betaald, maakt Artwin Live voor het nog openstaande bedrag een betalingsregel op de factuur aan. Schakel je dit uit, dan verwerkt Artwin Live betaalstatussen uit Twinfield niet als betaling op de factuur.
- Stuur betalingsbevestiging: verstuurt de ingestelde betalingsbevestiging vanuit Artwin Live nadat de betaling op de factuur is geregistreerd. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer Betaling registreren op factuur is ingeschakeld.
- Gebruik leverdatum als Twinfield-periode: laat de factuurdatum ongewijzigd, maar boekt de financiële transactie in Twinfield in de periode van de leverdatum.
Grootboekrekeningen en btw
Onder Grootboekrekeningen kies je welke grootboekrekening Twinfield voor de overgezette factuurregels moet gebruiken. De algemene rekening is de standaardrekening en wordt ook gebruikt wanneer voor een specifiek type geen rekening is gekozen.
Met Geavanceerd kun je een aparte grootboekrekening kiezen per type factuurregel:
- Bruto fee, Artiestenfee, Booking fee, Aanvullende kosten en Productie fee kun je afzonderlijk toewijzen.
- Buma, CLC-Vecta en Aanbetaling kun je eveneens afzonderlijk toewijzen wanneer deze regeltypen op je facturen voorkomen.
- Afwijkende omzetrekening per artiest: open de gewenste artiest, ga naar Geavanceerd en vul onder Administratie bij Omzet GBR de grootboekrekening in. Deze rekening heeft voor gekoppelde factuurregels met een bruto fee, artiestenfee of booking fee voorrang op de Twinfield-instelling. Laat je het veld leeg, dan gebruikt Artwin Live de algemene rekening of de rekening van het betreffende fee type.
Onder Btw koppel je Twinfield-btw-codes voor Hoog, Laag, 0%, EU en Internationaal. Deze btw-codes moeten zijn geladen en ingesteld voordat je facturen kunt synchroniseren.
Omzetverdeling
Met Omzetverdeling verplaats je omzetregels na het boeken naar de periode van de gekoppelde boeking. Schakel de optie in en kies een Tussenrekening omzetverdeling.
De omzetverdeling geldt alleen voor factuurregels die aan een boeking zijn gekoppeld én waarvan de optreedperiode later is dan de Twinfield-periode van de factuur. Regels zonder gekoppelde boeking, of met een boeking in dezelfde of een eerdere periode, blijven ongewijzigd.
Document Imaging instellen
Met Document imaging kun je vanuit een financiële boeking in Twinfield de originele factuur-pdf uit Artwin Live openen. Open in Twinfield het gekozen verkoopdagboek, sta Vrij tekstveld 1 toe en voeg daar de link toe die Artwin Live onder Document imaging toont.
Bij het synchroniseren bewaart Artwin Live een beveiligde factuurtoken in Vrij tekstveld 1. Twinfield gebruikt die token in de ingestelde link om de juiste pdf te openen.
Facturen synchroniseren
Bij het synchroniseren worden debiteur- en factuurgegevens naar Twinfield gestuurd, waaronder klantgegevens, factuurregels, bedragen en btw. Artwin Live gebruikt het factuurnummer als referentie en neemt de factuurdatum en vervaldatum mee. Regels met een bedrag van nul worden niet meegestuurd.
Een factuur wordt automatisch naar Twinfield gestuurd wanneer je deze vanuit Artwin Live voor het eerst verstuurt, zolang de koppeling actief is en de factuur nog niet eerder met Twinfield is gesynchroniseerd. Je kunt ook een verzonden factuur openen en bij de acties kiezen voor Sync naar Twinfield.
Artwin Live controleert automatisch de betaalstatus van gesynchroniseerde Twinfield-facturen. Wil je de betaalstatus zelf controleren, open dan de factuur en kies Synchroniseer Twinfield-betaalstatus. Is de factuur volledig betaald en staat Betaling registreren op factuur aan, dan verwerkt Artwin Live de betaling en verstuurt het, indien ingesteld, de betalingsbevestiging.
Op de factuur zie je bij Twinfield of de factuur is gesynchroniseerd. Wanneer het synchroniseren niet lukt, wordt de foutmelding daar getoond. Controleer daarom de debiteur, factuurregels, btw en instellingen voordat je synchroniseert.
Goed om te weten
Handmatige controle: ook wanneer automatische betaalverwerking is ingeschakeld, kun je de betaalstatus van een afzonderlijke factuur handmatig vernieuwen via Synchroniseer Twinfield-betaalstatus.
Factuurgegevens: de koppeling is gericht op het overzetten van Artwin-facturen naar Twinfield en het terugmelden van volledig betaalde facturen. Wijzigingen die je daarna rechtstreeks in Twinfield aan de financiële boeking doet, werken niet automatisch terug naar de factuurregels in Artwin Live.