Gebruik je een boekhoudpakket waarvoor Artwin Live geen directe koppeling heeft? Dan kun je een kopie van iedere verzonden factuur automatisch naar een e-mailadres van je boekhoudsoftware of boekhouder sturen. Zo kun je de facturen wel in je financiële administratie verwerken, zonder ze telkens handmatig vanuit Artwin Live te downloaden en door te sturen.
Deze instelling is een e-mailkoppeling en geen directe integratie. Artwin Live verstuurt de factuur als bijlage, maar ontvangt geen gegevens terug uit je boekhoudsoftware.
E-mailadres voor je boekhoudsoftware instellen
Ga naar Account instellingen > Factureren. Vul onder E-mail instellingen bij E-mailadres het adres in dat je van je boekhoudsoftware of boekhouder hebt gekregen en klik op Opslaan.
Bij veel boekhoudpakketten is dit een speciaal invoeradres of een digitale postbus. Vraag je boekhouder of de leverancier van je boekhoudsoftware welk adres je hiervoor moet gebruiken en hoe verkoopfacturen daar moeten worden verwerkt.
Wat Artwin Live verstuurt
Wanneer je een factuur vanuit Artwin Live verstuurt, stuurt Artwin Live automatisch ook een kopie naar het ingestelde e-mailadres. De factuur-pdf wordt als bijlage meegestuurd.
Je kunt de volgende aanvullende instellingen gebruiken:
- Onderwerpvoorvoegsel: voeg tekst toe aan het begin van het e-mailonderwerp. Dit is handig wanneer je boekhoudsoftware of boekhouder e-mails met een regel of herkenbare tekst automatisch sorteert.
- Verzenden met UBL-bijlage: stuur naast de pdf ook een UBL-bestand mee. UBL is een gestructureerd factuurbestand dat sommige boekhoudpakketten kunnen inlezen.
Hoe verwerking in boekhoudsoftware doorgaans werkt
De meeste boekhoudpakketten plaatsen documenten die op hun invoeradres binnenkomen eerst in een digitale postbus of factuurinbox. Een pdf kan daar worden bekeken of door herkenningssoftware worden uitgelezen. Een UBL-bestand bevat de factuurgegevens in een vaste structuur en kan daardoor, als je boekhoudpakket dit ondersteunt, sneller of nauwkeuriger worden verwerkt.
Daarna controleer je of je boekhoudsoftware de factuur als verkoopfactuur heeft verwerkt en of de juiste debiteur, btw, grootboekrekening en factuurdatum zijn gekozen. Welke stappen automatisch gaan en welke controle of goedkeuring vragen, verschilt per boekhoudpakket en de instellingen van je administratie.
Facturen en betalingen
De e-mailkoppeling stuurt alleen een kopie van verzonden facturen vanuit Artwin Live naar je boekhoudsoftware. Wijzigingen die je daarna in je boekhoudsoftware aanbrengt, worden niet automatisch teruggestuurd naar Artwin Live.
Betalingen kunnen met deze instelling niet automatisch in Artwin Live worden geregistreerd. Artwin Live ontvangt via het e-mailadres geen betaalstatus, banktransactie of betaalbevestiging. Registreer betalingen daarom handmatig in Artwin Live, of gebruik een beschikbare directe boekhoud- of betaalintegratie als je automatische betaalverwerking nodig hebt.
Goed om te weten
Controleer eerst met een testfactuur: stuur een factuur naar het ingestelde adres en controleer in je boekhoudsoftware of de pdf en, indien ingeschakeld, de UBL-bijlage goed binnenkomen en op de gewenste manier worden verwerkt.
Geen automatische afstemming: deze instelling maakt geen koppeling tussen facturen in Artwin Live en boekingen of betalingen in je boekhoudsoftware. Controleer daarom regelmatig of alle verstuurde facturen in je administratie zijn verwerkt.