Met een event houd je alles rond één productie bij elkaar. Je maakt het event aan vanuit Events en gebruikt daarna de eventpagina voor het overzicht, de financiële afhandeling, advancing en activiteit.
Een nieuw event maken
Ga in het hoofdmenu naar Events en klik rechtsboven op Aanmaken. Het formulier Nieuwe boeking opent met de aanduiding Evenement: Nieuw event.
Maak de boeking in dit formulier aan zoals je gewend bent. Vul de artiest, datum en tijden, locatie, opdrachtgever en eventnaam in. Kies bij Event ook of het event Openbaar of Besloten is. Klik rechtsonder op Aanmaken om het event te openen.
De status van het event is iets anders dan de status van een boeking. Een nieuw event krijgt de status Concept. Open op de eventpagina Bewerken om de Eventstatus te wijzigen. Je kunt de voortgang van het event beheren met Concept, Voorstel, Bevestiging, Productie en Gereed.
Losse productiekosten toevoegen
Gebruik losse productiekosten voor kosten of verkoopregels die bij het event horen, maar niet bij een afzonderlijke boeking. Open het tabblad Financieel. In het onderdeel Eventkosten klik je op Toevoegen.
Vul in het venster Productiekosten toevoegen bij Verkoop een omschrijving, het bedrag en het btw-percentage in. Voeg bij Inkoop eventueel de relatie, het inkoopbedrag en het inkoop-btw-percentage toe. Je kunt daar ook aangeven dat je een inkoopfactuur wilt bijhouden. Gebruik Notities voor aanvullende informatie en sla de kostenregel op.
De kostenregel verschijnt daarna bij Eventkosten. Daar zie je de omschrijving, inkoop en verkoop terug en kun je de regel later bewerken of verwijderen.
De eventpagina
Bovenaan de eventpagina staan de naam en periode van het event. Met Bewerken wijzig je onder meer de eventstatus, eventnaam, zichtbaarheid, opdrachtgever, klantreferentie en verantwoordelijke agent.
De eventpagina heeft vier tabbladen:
- Algemeen: toont de opdrachtgever, contactpersoon, datums, het eventtype, boekingsnummer en de verantwoordelijke agent. Je ziet hier ook het overzicht van de boekingen in het event en de statuskaarten voor het totaal exclusief btw, contract, advancing, facturatie en inkoop. Onder Contract status vind je de voortgang van het contract en onder Notitievelden staan de eventnotities.
- Financieel: geeft een financieel overzicht van de boekingen en de losse eventkosten. Je ziet hier verkoop, inkoop en marge, en beheert de facturen die bij het event horen.
- Advancing: bundelt de beschikbare advancinggegevens voor het event. Hier kun je de ingevulde gegevens controleren en, wanneer toegestaan, aanvullen of afvinken.
- Activiteit: laat de tijdlijn zien van wijzigingen en handelingen binnen het event en de bijbehorende boekingen.
Goed om te weten
Eventstatus en boekingsstatus: de eventstatus laat de voortgang van de volledige productie zien. De status van een individuele boeking beheer je afzonderlijk in die boeking.
Gereed zetten: staat het event op Productie, dan kun je het vanuit Algemeen op Gereed zetten zodra de productie is afgerond.