Je kunt een afzonderlijke boeking annuleren of een volledig event annuleren. Een annulering verandert niet automatisch de facturen: voor een creditfactuur kies je zelf welke gefactureerde regels je wilt crediteren.
Een boeking uit een event annuleren
Je kunt de boeking rechtstreeks openen of annuleren vanuit het event. Open in het event het tabblad Algemeen en klik in het boekingenoverzicht op het actie-icoon aan het einde van de regel. In het paneel Boekingsgegevens kies je onder Acties voor Boeking annuleren.
Vul de Annuleringsdatum in en kies, wanneer deze beschikbaar is, een Annuleringsreden. Geef met Annulering geïnitieerd door opdrachtgever aan wie de annulering heeft aangevraagd en voeg eventueel een toelichting toe bij Toelichting annulering.
Onder Selecteer om gefactureerde kosten te crediteren zie je de gefactureerde regels die voor deze boeking kunnen worden gecrediteerd. Vink alleen de regels aan die je wilt terugboeken. Na het annuleren maakt Artwin Live voor de geselecteerde regels een creditfactuur aan. Je kunt de creditfactuur desgewenst direct versturen en een annuleringsbevestiging naar de geselecteerde ontvangers sturen.
De andere boekingen in het event blijven ongewijzigd. De geannuleerde boeking blijft in het eventoverzicht zichtbaar met de annulering geregistreerd.
Een event annuleren
Open het event en ga naar Algemeen. Klik rechtsboven op het menu met de drie puntjes en kies Event annuleren.
Er opent een venster om de annulering te versturen. Controleer de ontvanger en het bericht. De optie Wijzig de status van dit event en alle boekingen naar Geannuleerd staat standaard aan. Verzend de annulering om het event en alle gekoppelde boekingen als geannuleerd te registreren.
Een event annuleren maakt zelf geen creditfacturen aan. Controleer daarom na de annulering of er al facturen zijn verstuurd en maak de benodigde creditfacturen afzonderlijk aan.
Een creditfactuur aanmaken
Open de betreffende factuur via Facturen of open vanuit het event het tabblad Financieel en klik op de factuur. Kies in het menu met de drie puntjes Crediteer. Artwin Live maakt een creditfactuur op basis van de oorspronkelijke factuur. Controleer de gegevens en verstuur de creditfactuur wanneer deze juist is.
Wil je alle nog te crediteren factuurregels van één geannuleerde boeking in één keer voorbereiden? Open dan de boeking en ga naar het onderdeel met de facturen. Kies Creditfactuur aanmaken. Dit is ook handig wanneer je tijdens het annuleren nog geen regels hebt geselecteerd.
Moet je meerdere boekingen uit hetzelfde event annuleren? Annuleer de boekingen eerst vanuit het event en laat daarbij de regels voor credit leeg. Handel de creditfactuur daarna af via Financieel. Open daar de betreffende factuur en kies Crediteer. Deze actie maakt een creditfactuur voor alle regels op die factuur. Dit is daarom vooral geschikt wanneer de geannuleerde boekingen samen op één factuur staan. Staan ze op verschillende facturen, dan crediteer je iedere factuur afzonderlijk.
Goed om te weten
Conceptfacturen: een factuur met de status Concept kun je niet crediteren. Verwijder of pas deze conceptfactuur aan als deze niet meer nodig is.
Al gecrediteerde facturen: een factuur die al volledig is gecrediteerd, kun je niet nogmaals crediteren. Bij een gedeeltelijke credit controleer je eerst welke regels al zijn verwerkt.
Controleer de ontvanger: wanneer de geselecteerde factuurregels bij verschillende opdrachtgevers horen, controleer dan vóór het versturen goed naar wie de creditfactuur gaat.