In Inkoop > Afrekenstaten maak, download en verstuur je afrekenstaten voor een gekozen periode. Je bepaalt zelf welke relatie de documenten ontvangt. De weergave toont per ontvanger of een document al is verzonden en biedt, bij een afrekenstaat, ook de mogelijkheid om de ontvangen inkoopfactuur vast te leggen.
Gebruik de datumselectie bovenaan om de periode te kiezen. Met de pijlen ga je naar de vorige of volgende periode; met het kalendericoon ga je terug naar de huidige maand. Klik daarna op het vinkje om de lijst te verversen.
De twee typen afrekenstaten
Afrekenstaat
Dit is een overzicht voor een crediteurrelatie. Het bevat de kostenregels waarvoor die relatie als crediteur is ingesteld, eventueel afkomstig van meerdere artiesten. Dit document gebruik je bijvoorbeeld om een artiest, bandlid, leverancier of andere crediteur te laten factureren voor de inkoopkosten op boekingen.
Financieel overzicht
Dit is een overzicht voor één artiest. Het bevat per boeking de opbrengsten en kosten, zodat de ontvanger het financiële resultaat van de artiest over de gekozen periode kan bekijken.
Een relatie instellen voor een afrekenstaat
Klik in Inkoop > Afrekenstaten op + Ontvanger, kies bij Type voor Afrekenstaat en selecteer de gewenste Relatie. Sla de instelling op. Deze relatie ontvangt vanaf dan de maandelijkse afrekenstaat voor de kostenregels waaraan zij als crediteur is gekoppeld.
Een relatie verschijnt alleen met relevante regels in de lijst wanneer deze ook daadwerkelijk als crediteur op kostenregels van boekingen staat. Controleer daarom bij iedere kostenregel of de juiste crediteur is gekozen.
Een teamlid aan de juiste crediteurrelatie koppelen
Voor kosten van een teamlid moet er aan dat teamlid een Crediteur relatie zijn gekoppeld. Zonder die koppeling kan Artwin Live de kosten van het teamlid niet aan de juiste relatie groeperen in de afrekenstaat.
Je stelt dit per artiest in:
- Open de artiest en ga naar het tabblad Team.
- Bewerk het betreffende teamlid.
- Kies onder Contactgegevens in het veld Crediteur relatie de relatie uit je relatiebestand.
- Sla het teamlid op.
Je kunt pas een relatie aan een teamlid koppelen nadat de uitnodiging van dat teamlid is geaccepteerd. Bestaat de relatie nog niet, maak deze dan eerst aan in je relatiebestand.
Een financieel overzicht voor een artiest instellen
Je voegt een financieel overzicht toe vanuit hetzelfde Afrekenstaten-venster. Klik op + Ontvanger, kies bij Type voor Financieel overzicht artiest, selecteer de Artiest en kies de Relatie die het overzicht moet ontvangen. Sla de instelling op.
De gekozen relatie wordt daarmee voor deze artiest ingesteld als ontvanger van het financieel overzicht. Je hoeft hiervoor geen andere werkwijze te gebruiken.
Downloaden, versturen en facturen registreren
Open een regel in de lijst om de onderliggende boekingen te bekijken. Via het downloadmenu download je een afrekenstaat als PDF of Excelbestand. Met het verzendicoon open je een e-mail waarin je het e-mailadres, onderwerp en bericht kunt aanpassen voordat je verstuurt. Artwin Live bewaart vervolgens dat het document voor deze periode is verzonden.
Ontvang je een inkoopfactuur naar aanleiding van een afrekenstaat, dan kun je deze direct vanuit dit overzicht controleren. Vergelijk de factuur met de onderliggende kostenregels en maak vervolgens via de afrekenstaat de inkoopfactuur aan. De kostenregels worden daarbij alvast als factuurregels voorbereid. Is de inkoopfactuur al gekoppeld, dan open je die vanuit de afrekenstaat om hem te controleren. Zodra de inkoopfactuur is betaald, wordt dit zichtbaar bij de afrekenstaat.
Welke gegevens worden verstuurd?
Afrekenstaat wordt per e-mail als twee bijlagen verstuurd:
- PDF: een leesbaar overzicht met datum, artiest, boeking, locatie, omschrijving, bedrag en totalen per valuta.
- Excel (.xlsx): dezelfde regels in een spreadsheet, met de kolommen datum, artiest, boeking, locatie, omschrijving, bedrag en btw-percentage.
Financieel overzicht wordt als Excel (.xlsx) verstuurd. Per boeking bevat het bestand het boekingsnummer, de datum, opdrachtgever, locatie, plaats, omschrijving, artiestgage, boekingsfee, kosten en het totaalbedrag. De kosten staan als afzonderlijke regels onder de bijbehorende boeking.
Goed om te weten: in de huidige Afrekenstaten-weergave werk je uitsluitend met deze twee typen. De oude Afrekenstaten-weergave gebruik je hiervoor niet.