In Inkoop verzamel je de inkoopkosten uit je boekingen en verwerk je deze als inkoopfacturen. Zo houd je per crediteur bij welke kosten bij welke boeking horen en of een factuur al is betaald.
Een crediteur is altijd een relatie. Koppel daarom eerst de juiste crediteur aan de kostenregel. Zonder die relatie kan Artwin Live de kosten niet goed onder de juiste leverancier of het juiste teamlid groeperen.
Crediteur koppelen aan teamleden en kosten
Een teamlid is vaak ook de persoon of organisatie die je een factuur stuurt. Stel bij ieder teamlid dat inkoopkosten heeft de crediteur relatie in. Artwin Live gebruikt die relatie vervolgens voor de inkoopkosten van dat teamlid.
Heb je een kostenregel die niet aan een teamlid gekoppeld is, bijvoorbeeld voor een externe leverancier of huur van apparatuur? Kies dan in de boeking de betreffende relatie als crediteur. Daarmee weet Artwin Live aan welke leverancier de kostenregel en eventuele inkoopfactuur horen.
Gebruik steeds een bestaande relatie als crediteur. Zo kun je alle kosten van dezelfde leverancier terugvinden, filteren en samen op een inkoopfactuur verwerken.
Welke boekingen zie je in Inkoop?
Het tabblad Boekingen in Inkoop toont alleen kostenregels die passen bij je inkoopinstellingen en de actieve selectie. In de standaardweergave zie je de relevante, nog niet op een inkoopfactuur geboekte kosten binnen de ingestelde periode. Daardoor staat het overzicht niet automatisch vol met alle boekingen uit je administratie.
Wil je een andere periode bekijken, kies dan bovenaan bijvoorbeeld Week, Maand, Kwartaal of Jaar. Met de pijlen naast de periode blader je naar de vorige of volgende maand. Je kunt ook zelf een begin- en einddatum invullen.
Klik op het trechter-icoon voor extra filters. Je kunt onder meer filteren op Crediteur, artiest, locatie, toegewezen teamlid, labels, boekingsstatus en de status van de inkoopfactuur. Klik na je keuze op Toepassen. Gebruik de knop met de X om de selectie weer te wissen.
Voor het maken van een verzamelfactuur is het verstandig eerst op Crediteur te filteren. Dan selecteer je alleen kostenregels die bij dezelfde leverancier horen.
Een inkoopfactuur aanmaken
Open Inkoop en ga naar Boekingen. In elke regel zie je de crediteur, het btw-percentage en het bedrag. Klik op het plus-icoon aan het einde van een regel om van die kostenregel een inkoopfactuur te maken.
Controleer in de inkoopfactuur de factuurdatum, leverdatum, betaaldatum, valuta, crediteur, onderwerp en factuurregels. De kostenregel blijft gekoppeld aan de oorspronkelijke boeking, zodat je altijd kunt zien waar de inkoop vandaan komt.
Je werkt met inkoopfacturen om de betaling te registreren. Open een inkoopfactuur en voeg bij Betalingen een betaling toe met betaaldatum en bedrag. Artwin Live toont daarna of de factuur openstaat, deels betaald of betaald is.
Wil je de betaling niet apart bijhouden, sla de inkoopfactuur dan direct op als Betaald. De kostenregel is dan wel aan een inkoopfactuur gekoppeld, zonder dat je later nog een losse betaling hoeft toe te voegen.
Een inkoopverzamelfactuur maken
Met een inkoopverzamelfactuur verwerk je meerdere kostenregels op één inkoopfactuur. Dat is handig als eenzelfde crediteur kosten voor meerdere boekingen op één factuur stuurt.
- Ga naar Inkoop > Boekingen.
- Open de filters en kies de juiste Crediteur.
- Controleer de periode en selecteer de kostenregels die op dezelfde factuur moeten komen.
- Klik op Boek inkoopfactuur.
- Controleer de crediteur en de afzonderlijke factuurregels, vul de factuurgegevens aan en sla de inkoopfactuur op.
Iedere geselecteerde kostenregel wordt als eigen factuurregel aan dezelfde inkoopfactuur gekoppeld. Je behoudt daardoor zowel één factuur voor de crediteur als het overzicht van de boekingen waarop de kosten betrekking hebben.
Goed om te weten
De crediteur bepaalt de groepering: koppel een teamlid of losse kostenregel altijd aan de juiste crediteur relatie voordat je factureert.
Filter eerst op crediteur: dit voorkomt dat kosten van verschillende leveranciers per ongeluk op dezelfde inkoopverzamelfactuur terechtkomen.
Een inkoopfactuur is geen verkoopfactuur: je gebruikt deze om een ontvangen factuur en de betaling aan je leverancier te registreren en aan boekingskosten te koppelen.