Met Buma beheer je auteursrechten per boeking: je bepaalt wie de auteursrechten regelt, berekent ze als verkoop- en/of inkoopbedrag en verwerkt de Buma/Stemra-opgave. Je stelt de standaard in per prijsgroep en kunt deze waar nodig aanpassen in een afzonderlijke boeking.
De Buma-instelling staat in Artwin Live onder Auteursrechten. De Buma-kaart in de financiële gegevens laat zien of Buma niet van toepassing is, door de klant wordt geregeld, wordt toegepast of als inkoop wordt verwerkt.
De vier Buma-typen
- Niet van toepassing: voor deze boeking wordt geen Buma berekend of als Buma-inkoop opgenomen. Deze wordt niet bij Buma/Stemra gemeld.
- Verzorgd door de klant: de opdrachtgever regelt en betaalt de auteursrechten zelf. Artwin Live voegt geen Buma-bedrag toe aan de verkoop of inkoop van de boeking. Deze wordt bij Buma/Stemra in het overigen bestand gemeld.
- Buma berekenen: Artwin Live berekent het Buma-bedrag, zet dit als Buma op de verkoop en neemt het als inkoopkosten op de boeking mee. Deze boekingen zijn bestemd voor de Buma/Stemra-opgave. Deze wordt bij Buma/Stemra gemeld.
- Inkoop bij bureau: Artwin Live verwerkt het Buma-bedrag als inkoopkosten op de boeking. Gebruik dit wanneer de auteursrechten via een andere partij of het bureau worden ingekocht. Je kunt desgewenst een afwijkend inkoopbedrag invullen. Deze wordt bij Buma/Stemra in het overigen bestand gemeld.
Buma instellen in een prijsgroep
Open de artiest, ga naar Prijsgroepen en open de gewenste prijsgroep. Klik in het financiële overzicht op de kaart Auteursrechten of op het bewerk-icoon. Kies bij Buma berekenen de gewenste instelling en sla op.
Deze instelling vormt de standaard voor nieuwe boekingen die met deze prijsgroep worden aangemaakt. De gegevens worden bij het aanmaken naar de boeking gekopieerd, zodat je de financiële afhandeling per boeking kunt controleren en zo nodig aanpassen.
Automatisch berekenen of zelf waarden instellen
Laat Stel zelf waarden in uitgeschakeld wanneer Artwin Live de Buma automatisch moet berekenen. De grondslag volgt dan de uitkoop van de boeking en Artwin Live gebruikt het ingestelde Buma-percentage en btw-percentage.
Schakel Stel zelf waarden in alleen in als je voor deze prijsgroep of boeking wilt afwijken. Je vult dan zelf Bedrag grondslag, Percentage en Btw % in.
Let op: zodra je zelf waarden instelt, volgt de Buma-grondslag niet meer automatisch de uitkoop. Wijzig je later de uitkoop, dan verandert de zelf ingestelde grondslag dus niet mee. Controleer de grondslag daarom altijd voordat je de boeking factureert of meldt.
Bij Inkoop bij bureau kun je ook Aangepast inkoopbedrag inschakelen. Daarmee leg je een vast inkoopbedrag voor Buma vast. Zonder deze keuze volgt het inkoopbedrag de berekende Buma.
Buma aanpassen in een boeking
Open de boeking en ga naar het tabblad Financieel. Klik bij de Buma- of auteursrechtenkaart op het bewerk-icoon. In het venster Auteursrechten kies je het Buma-type en kun je, indien nodig, de waarden voor deze ene boeking aanpassen. Klik op Opslaan om de wijziging toe te passen.
De wijziging geldt alleen voor de geopende boeking. De prijsgroep blijft ongewijzigd en andere boekingen worden hierdoor niet aangepast.
Kickback
Bij Buma berekenen kan de optie Kickback inschakelen verschijnen. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer kickback-provisie voor je Buma/Stemra-koppeling is ingeschakeld.
De Buma die je aan de opdrachtgever doorberekent blijft het volledige berekende Buma-bedrag. De kickback verlaagt alleen het Buma-inkoopbedrag op de boeking met de afgesproken provisie. Zo blijft het verschil tussen verkoop en inkoop zichtbaar als vergoeding. De kickback is niet beschikbaar bij Inkoop bij bureau, Verzorgd door de klant of Niet van toepassing.
Werken met het Buma-overzicht
Ga in het hoofdmenu naar Inkoop en open het tabblad Buma. Kies bovenaan een periode, bijvoorbeeld maand, kwartaal of jaar, of vul zelf een begin- en einddatum in. Met het filter kun je de Buma-typen selecteren. Klik op Toepassen om het overzicht te vernieuwen.
Iedere regel toont de datum, artiest, event, opdrachtgever, Buma-status, grondslag, inkoop en verkoop. In de laatste kolom zie je de datum waarop de Buma/Stemra-opgave is verstuurd, of het nummer van de gekoppelde inkoopfactuur. Onderaan staan de totalen voor grondslag, inkoop en verkoop. Klik op een regel om de bijbehorende boeking te openen.
Gegevens naar Buma/Stemra versturen
Kies in het Buma-overzicht eerst de juiste periode en controleer de regels. Klik vervolgens op Buma/Stemra. Je kunt het e-mailadres, onderwerp en bericht controleren of aanpassen en eventueel een kopie naar jezelf sturen. Artwin Live voegt twee Excelbestanden toe: één voor boekingen waarvoor Buma wordt berekend en één voor de overige Buma-typen. Na succesvol versturen krijgt de boeking in het overzicht een verzenddatum.
Met Export download je het overzicht voor eigen controle. Gebruik Buma/Stemra als je de opgave direct vanuit Artwin Live wilt e-mailen.
De opgave bevat de gegevens die nodig zijn om de boeking te melden:
- de naam, plaats, Buma-registratienummer en rapportageperiode van je organisatie;
- datum, artiest, event, locatie en plaats van de boeking;
- de naam van het impresariaat of de opdrachtgever, de Buma-status en of er muziek in de voorstelling is;
- zaal, uitkoop/grondslag en Buma-percentage;
- wanneer beschikbaar: de setlist van de artiest, als afzonderlijk repertoireblad bij de opgave voor boekingen waarvoor Buma wordt berekend.
De opgave bevat geen factuurnummers aan de opdrachtgever, marges, interne notities, taken, contactgegevens van je team of gegevens van niet-geselecteerde boekingen. De kolommen voor genre, zaaloppervlakte, netto-recette en verschuldigd bedrag worden in deze export niet gevuld. Controleer wel altijd zelf of de periode, opdrachtgever, locatie en setlist volledig zijn voordat je verstuurt.
De Buma-factuur in inkoop boeken
Ontvang je de factuur van Buma, open dan in het Buma-overzicht de juiste periode en klik op Buma factuur. Artwin Live verzamelt de nog niet aan een inkoopfactuur gekoppelde Buma-inkoopregels van boekingen met Buma berekenen en opent een nieuwe inkoopfactuur met deze regels.
Vul op de inkoopfactuur de factuurgegevens van Buma in, controleer bedragen en btw en sla de factuur op. De inkoopregels zijn dan aan de betreffende boekingen gekoppeld. In het Buma-overzicht zie je daarna het factuurnummer in de statuskolom.
Goed om te weten
Controleer vóór verzending: de Buma/Stemra-opgave volgt de gekozen periode en de getoonde boekingen. Pas filters en gegevens aan voordat je verstuurt.
De prijsgroep is een standaard: aanpassingen in een bestaande boeking wijzigen de prijsgroep niet. Wil je de nieuwe werkwijze voor toekomstige boekingen gebruiken, pas dan de prijsgroep aan.