Met Live LINK werk je rechtstreeks samen met andere agencies die Artwin Live gebruiken. Je kunt je artiestenaanbod delen, aanvragen ontvangen en vervolgens samenwerken aan de boeking, rider en advancing.
Iedere agency blijft daarbij vanuit de eigen Artwin Live-omgeving werken en houdt de regie over de eigen klantgegevens en communicatie.
Hoe werkt de Live LINK-workflow?
De samenwerking bestaat uit een aantal stappen:
Live LINK versturen (eenmalig) → aanvraag ontvangen → optie bevestiging → andere agency handelt af met klant
Een Live LINK versturen
Je start een Live LINK vanuit een agency-relatie in CRM.
Stuur een uitnodiging naar een contactpersoon van de agency en bepaal welke informatie je wilt delen. Je kunt bijvoorbeeld toegang geven tot:
- artiesten
- presskits
- riders
De andere agency logt in bij Artwin Live, accepteert de uitnodiging en koppelt de Live LINK aan een relatie in de eigen omgeving. Vanaf dat moment kan de agency jouw gedeelde artiesten en de toegestane informatie bekijken.
De andere agency vraagt een artiest aan
Wil de andere agency een van je artiesten boeken, dan opent zij binnen de Live LINK het artiestenoverzicht in Relaties en kiest bij de betreffende artiest voor Aanvragen.
In het aanvraagformulier vult de agency onder andere in:
- datum en tijden
- de locatie
- de opdrachtgever en contactpersoon
- eventuele aanvullende informatie over de aanvraag
De gegevens van de opdrachtgever blijven binnen het account van de aanvragende agency. Deze klant wordt dus niet als CRM-relatie met jouw agency gedeeld.
De aanvraag koppelen aan een eigen artiest
De aanvragende agency koppelt de aanvraag aan de betreffende artiest in haar eigen Artwin Live-omgeving.
Bestaat de artiest daar nog niet? Dan kan voor de aanvraag een niet-exclusieve artiest worden aangemaakt.
Hierdoor ontstaat aan beide kanten een gekoppelde boeking: jouw agency werkt met de oorspronkelijke exclusieve artiest, terwijl de andere agency vanuit haar eigen omgeving de boeking met haar klant kan afhandelen.
Je ontvangt de boekingsaanvraag
Na het versturen verschijnt de aanvraag tussen je reguliere boekingsaanvragen. Je ontvangt ook een melding op het interne e-mailadres dat voor boekingsaanvragen is ingesteld. De aanvraag bevat de informatie die de andere agency heeft opgegeven, zoals datum, locatie en aanvullende toelichting.
Vervolgens behandel je de aanvraag zoals iedere andere boekingsaanvraag. Je controleert bijvoorbeeld de beschikbaarheid en gegevens en kunt de aanvraag vervolgens omzetten naar een boeking of afwijzen.
Je maakt van de aanvraag een optie
Wanneer je als exclusieve agency de aanvraag omzet naar een optie, kun je de optiebevestiging naar de aanvragende agency sturen.
In deze e-mail staat een link naar de gekoppelde boeking in het Artwin Live-account van die agency.
Vanaf daar kan de andere agency de boeking verder afhandelen met haar eigen klant.
De andere agency bepaalt wat naar de klant gaat
De non-exclusive agency houdt zelf de regie over de communicatie met haar klant. Bij de gekoppelde boeking kan zij bepalen welke informatie van jouw agency wordt gebruikt of doorgestuurd, waaronder:
- de rider
- de presskit
- advancingformulieren
- eventueel de door jou aangeboden prijs als uitgangspunt voor haar eigen boeking
De agency verstuurt vervolgens de optiebevestiging onder haar eigen naam en huisstijl naar haar klant. De klant communiceert dus met de agency waar hij heeft geboekt, terwijl informatie van de exclusieve agency waar nodig onderdeel kan zijn van het proces.
Rider en advancing delen
Als de non-exclusive agency jouw rider doorstuurt, kan haar klant deze via de eigen optiebevestiging bekijken. Bij riders die mogelijk contactgegevens van de exclusieve agency bevatten, toont Artwin Live een waarschuwing. Het delen van de rider staat daarom niet automatisch aan: de non-exclusive agency bepaalt zelf of deze naar haar klant wordt doorgestuurd.
Hetzelfde principe geldt voor advancing. De non-exclusive agency kan de benodigde advancingformulieren beschikbaar stellen aan haar klant.
Advancing blijft gekoppeld
De advancing van beide boekingen blijft gekoppeld. Informatie die de klant via de non-exclusive agency invult, komt daardoor beschikbaar bij de gekoppelde boeking. Beide agencies kunnen zo met dezelfde relevante productie-informatie werken zonder gegevens handmatig tussen twee boekingen over te nemen.
De non-exclusive agency blijft daarbij verantwoordelijk voor wat zij daadwerkelijk aan haar klant beschikbaar stelt.
Live LINKs beheren
Je beheert je Live LINKs via Relaties > Live LINK.
Hier zie je:
- openstaande uitnodigingen
- actieve Live LINKs
- met welke agencies je bent gekoppeld
- welke toegangsrechten zijn ingesteld
Je kunt de rechten van een bestaande Live LINK aanpassen of de verbinding volledig intrekken. Wanneer je een Live LINK intrekt, heeft de andere agency geen toegang meer tot de informatie die via deze Live LINK met haar werd gedeeld.
Goed om te weten
Klantgegevens blijven gescheiden. De opdrachtgever van de non-exclusive agency wordt niet automatisch een CRM-relatie van de exclusieve agency.
Iedere agency communiceert met haar eigen klant. De exclusieve agency communiceert met de andere agency; de non-exclusive agency verstuurt haar eigen bevestigingen naar haar klant.
De agencies houden hun eigen boeking. Live LINK koppelt de relevante informatie tussen beide boekingen, maar beide agencies blijven vanuit hun eigen Artwin Live-account werken.
Delen blijft onder controle. De non-exclusive agency bepaalt welke rider-, presskit-, advancing- en prijsinformatie uiteindelijk met haar klant wordt gedeeld.