Met aangepaste notities leg je extra informatie vast bij een boeking. Je kunt maximaal drie notitievelden instellen en elk veld een eigen label geven, bijvoorbeeld “Parkeerinformatie” of “Bijzonderheden locatie”.
Je bepaalt per notitieveld of het alleen in de boeking zichtbaar is, ook in de planning verschijnt en of teamleden het in de boekingsgegevens mogen zien.
Aangepaste notities instellen
Ga naar Account instellingen > Aanpasbare lijsten en labels > Aangepaste notities. Je ziet drie notitievelden. Stel per veld het volgende in:
- Zichtbaarheid: kies waar het notitieveld wordt gebruikt. Met Niet gebruiken verberg je het veld. Met Zichtbaar in boeking verschijnt het in de boeking. Met Zichtbaar in boeking en planning verschijnt het daarnaast in de planning.
- Label: vul de naam in die bij het notitieveld wordt getoond.
- Toon aan teamleden: vink dit aan als teamleden de ingevulde notitie ook in de boekingsgegevens mogen zien.
Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.
Waar worden de notities weergegeven?
Een ingeschakeld notitieveld verschijnt bij het aanmaken en bewerken van een boeking. Je kunt daar per boeking tekst invullen. Een ingevulde notitie wordt met het ingestelde label op de boekingspagina getoond. In de boekingsgegevens zien teamleden alleen notities waarvoor Toon aan teamleden is ingeschakeld.
Kies je Zichtbaar in boeking en planning, dan verschijnt het veld ook in de planning. In het boekingenoverzicht kun je het veld als kolom aanzetten via Kolommen; de kolom staat niet standaard aan.
Als Toon aan teamleden is ingeschakeld, kan een ingevulde notitie ook op het gegevensblad en in relevante contracten en boekingsbevestigingen verschijnen. Lege notities worden daar niet getoond.
Boekinglabels beheren en per boeking instellen
Naast vrije tekst in aangepaste notities kun je boekingen met gekleurde labels markeren. Je beheert de beschikbare boekinglabels voor het hele account en kiest daarna per boeking welke labels van toepassing zijn.
Ga naar Account instellingen > Aanpasbare lijsten en labels > Boekinglabels. Klik op Tag toevoegen, vul een Naam in, kies bij Type de optie voor boekingen en stel de Kleur in. Klik op Opslaan. Met het potloodpictogram kun je een bestaand label aanpassen; met het prullenbakpictogram kun je het verwijderen.
Open een boeking of maak een nieuwe boeking aan. Kies in het veld Tags de gewenste boekinglabels en sla de boeking op. Je kunt meerdere labels aan dezelfde boeking koppelen. De gekozen labels worden op de boekingspagina getoond.
Goed om te weten
De instelling geldt voor het hele account. Je stelt het label en de zichtbaarheid van een notitieveld eenmaal in; de inhoud vul je afzonderlijk per boeking in.
De planning heeft een eigen zichtbaarheidskeuze. Toon aan teamleden bepaalt niet of de notitie in de planning verschijnt. Daarvoor kies je bij Zichtbaarheid de optie Zichtbaar in boeking en planning.