In Artiesten > [artiest] > Instellingen > Contract en riders beheer je riders, e-mailbijlagen en het voorwaardensjabloon van een artiest. Een rider bevat de praktische afspraken rond een optreden, zoals techniek, hospitality en productie. Juridische of commerciële contractvoorwaarden beheer je apart in een voorwaardensjabloon.
Riders worden opgemaakt met de Opmaakinstellingen. Daarmee neem je je bedrijfsidentiteit – zoals logo, achtergrond en voorblad – mee in deze documenten, met een rustige, aparte opmaak die geschikt is voor riders.
Het verschil tussen een PDF-rider en een ingebedde rider
- PDF-rider is een bestaand PDF-bestand dat je bij een boeking selecteert. De rider blijft een afzonderlijk document dat de ontvanger kan openen en downloaden.
- Ingebedde rider maak en bewerk je in de ridereditor. Wanneer je deze aan een boeking koppelt, wordt de inhoud als een eigen onderdeel in het contract opgenomen.
Een ingebedde rider vormt daarmee onderdeel van het contract. De contractspartijen gaan bij het ondertekenen van het contract ook akkoord met de opgenomen rider. Dezelfde rider kan daarnaast afzonderlijk als PDF worden gedownload. Zo blijft de praktische informatie zowel onderdeel van de overeenkomst als zelfstandig bruikbaar voor de productie.
Een ingebedde rider maken
Ga bij Riders naar + Rider. Geef de rider een duidelijke naam, zoals Technische rider of Hospitality rider, en voeg de inhoud toe in de editor. Gebruik koppen en korte onderdelen om de afspraken voor de productie overzichtelijk te houden.
Gebruik de rider voor praktische uitvoeringsafspraken, bijvoorbeeld podium- en geluidsvereisten, backline, licht, hospitality, aankomst, op- en afbouw en andere productionele informatie. Vanuit de lijst kun je een rider openen, bewerken, verwijderen of als PDF downloaden.
Een bestaande PDF-rider met AI omzetten
Heb je al een rider als PDF? Kies + Rider en vervolgens PDF-rider converteren. Upload het bestaande PDF-bestand. De AI leest de inhoud uit en zet deze om naar bewerkbare tekst in de ridereditor. Geef de rider daarna een naam, controleer de tekst zorgvuldig en sla de rider op.
De omzetting is geen exacte kopie van het oorspronkelijke PDF-bestand. De AI zet de inhoud om naar een bewerkbare, contractvriendelijke opmaak, zodat de rider goed in een contract kan worden opgenomen. Controleer daarom altijd aantallen, maten, technische specificaties, links, tabellen en uitzonderingen.
Afbeeldingen kunnen bij de omzetting ontbreken of op een andere plaats terechtkomen. Voeg een ontbrekende afbeelding daarom los toe in de editor. Met de editor kun je afbeeldingen vervolgens verplaatsen of verwijderen en de opmaak verder aanpassen voordat je de rider opslaat en aan een boeking koppelt.
Een bestaande rider met AI opmaken
Open een ingebedde rider en kies Opmaak verbeteren om bestaande tekst met AI naar de Artwin Live-rideropmaak te laten structureren. De AI ordent de inhoud voor de editor, bijvoorbeeld met duidelijke koppen, alinea’s en lijsten. Bekijk het resultaat en pas het desgewenst zelf aan voordat je opslaat.
Deze opmaak is belangrijk omdat een ingebedde rider in het contract wordt geplaatst. Een goed gestructureerde rider blijft daarin leesbaar, sluit beter aan op de contractopmaak en kan zonder een onhandige PDF-bijlage in hetzelfde document worden opgenomen. Dezelfde inhoud blijft bovendien afzonderlijk als nette PDF beschikbaar voor de productie.
Riders aan een boeking koppelen
Bij het maken of bewerken van een boeking kies je welke PDF-riders en ingebedde riders bij die boeking horen. Alleen de geselecteerde riders worden met die boeking meegestuurd en zijn voor de ontvanger beschikbaar.
Schakel bij de artiest Alle riders standaard in boekingen laden in als je wilt dat alle ingebedde riders automatisch aan nieuwe boekingen en ingeladen begrotingen worden gekoppeld.
Je kunt ook per prijsgroep een rider selecteren. Dit is handig als je werkt met verschillende formaties, zoals een band- of tapeformatie, of met een speciale festivalrider.
Een ingebedde rider die aan een boeking is gekoppeld, bevat bij de afzonderlijke weergave en PDF ook de gegevens van die boeking, voor zover ingevuld: datum en tijd, speeltijden en locatie. Daardoor kan een productiepartner de rider los van het contract gebruiken zonder de context van het optreden kwijt te raken.
Contactgegevens via Team
Maak geen contactlijst in de rider en vermeld ook geen contactgegevens van je agency in de ridertekst. Riders kunnen los worden gedeeld en in een contract worden opgenomen; een handmatig bijgehouden lijst leidt dan snel tot dubbele of verouderde gegevens en leidt af van de inhoud van de rider.
Artwin Live voegt de contactgegevens van het boekingskantoor zelf toe. Wil je daarnaast een artiest, tourmanager, technicus of ander teamlid tonen? Ga naar Team, open of nodig het teamlid uit, vul de rol, het telefoonnummer en de contactgegevens in en schakel Contactinformatie toevoegen aan riders in. Artwin Live plaatst dan de naam, rol, e-mailadres en telefoonnummer van dat teamlid automatisch bij de rider.
Zo beheer je contactgegevens op één plaats. Wijzig je een teamlid, dan gebruikt Artwin Live die actuele gegevens in riders die je daarna opent of downloadt. Laat de optie uit voor teamleden die niet als contactpersoon op riders mogen verschijnen.
Geen contractvoorwaarden in een rider
Neem geen algemene of aanvullende contractvoorwaarden op in een rider. Onderwerpen zoals annuleringskosten, aansprakelijkheid, betalingstermijnen, overmacht en andere juridische of commerciële afspraken horen in een voorwaardensjabloon, niet in technische of productionele ridertekst.
Dit houdt de rider bruikbaar voor de uitvoering van het optreden en houdt het contract helder: de contracttekst en aanvullende voorwaarden blijven de plaats voor juridische afspraken.
Een voorwaardensjabloon maken en aan een artiest koppelen
Ga naar je accountinstellingen, onder Bedrijfsidentiteit en sjablonen, naar Voorwaarden sjablonen. Kies Template toevoegen, geef het sjabloon een herkenbare naam en voeg de aanvullende voorwaarden toe. Je kunt de inhoud per taal beheren.
Ga daarna terug naar Artiesten > [artiest] > Instellingen > Contract en riders en kies het juiste sjabloon bij Voorwaardensjabloon. Sla de artiestinstellingen op. Bij een contract voor deze artiest worden de voorwaarden als aanvullend onderdeel achter de vaste contracttekst geplaatst.
Gebruik aparte sjablonen wanneer artiesten verschillende voorwaarden hanteren. Zo kies je per artiest de juiste set voorwaarden, zonder de rider of de vaste contracttekst te moeten aanpassen.
Opmaak van riders
Beheer de uitstraling van rider-PDF’s in de Opmaakinstellingen. Op het onderdeel Riders kun je een afzonderlijke achtergrondafbeelding of PDF-opmaak uploaden en het vrije inhoudsgebied bepalen. Een rustige rideropmaak is geschikt voor technische en productionele documenten: je hoeft hiervoor niet het volledige briefpapier met bedrijfsgegevens van contracten en facturen te gebruiken.
Onder Voorblad kun je een aparte achtergrondafbeelding instellen en kiezen dat deze voor Riders wordt gebruikt. De ridertitel en artiestnaam worden op dat voorblad geplaatst. Zo geef je de rider een professionele eerste pagina, terwijl de inhoudelijke pagina’s een eigen, overzichtelijke opmaak houden.
Versiebeheer van riders
Artwin Live bewaart de actieve versie van een ingebedde rider. Zolang die versie nog niet voor een contract is gebruikt, werk je verder in dezelfde actuele versie. Zodra een rider aan een contract is gekoppeld, legt Artwin Live de gebruikte versie bij dat contract vast.
Wijzig je de rider daarna, dan wordt een nieuwe actuele versie gebruikt voor volgende contracten en boekingen. Eerder gemaakte of verzonden contracten blijven gekoppeld aan de versie die op dat moment is vastgelegd. Zo verandert een al afgesproken rider niet onverwacht wanneer je later technische of productionele informatie bijwerkt.
Goed om te weten
Houd rider en contract gescheiden. De rider is voor de praktische uitvoering; het voorwaardensjabloon is voor aanvullende contractvoorwaarden. Door teamcontacten en opmaak centraal in Artwin Live te beheren, blijft de rider deelbaar, actueel en goed leesbaar.