In Artiest > Instellingen > Geavanceerd regel je instellingen die doorwerken in planning, RSVP, regiocontrole, facturatie, contracten en financiële afrekening. Gebruik deze pagina vooral wanneer een artiest afwijkt van de standaardinstellingen van je account.
Niet elk onderdeel is voor iedere artiest of ieder account zichtbaar. RSVP is beschikbaar voor exclusieve artiesten. Blokplanning, factuur- en contractaccounts en enkele financiële opties verschijnen alleen als jouw account daarvoor is ingericht.
Blokplanning
Met Gekoppelde artiesten maak je een blokplanning: je koppelt artiesten die je in de planning als één beschikbaarheidsgroep wilt beoordelen. Boekingen en beschikbaarheid van de gekoppelde artiesten worden dan samen getoond in de planning, kalender, jaarweergave en beschikbaarheidscontroles. Dit helpt bijvoorbeeld bij acts die niet tegelijk kunnen optreden, of bij artiesten die personeel of materiaal delen.
De koppeling verandert geen boekingen en maakt geen gezamenlijke administratie. Ook geeft zij teamleden geen toegang tot de andere artiesten. Nodig een teamlid daarom afzonderlijk uit voor iedere artiest waarvoor diegene toegang nodig heeft. Alleen de eigenaar van de artiest kan de koppelingen beheren.
RSVP
RSVP gebruik je op een boeking om teamleden te vragen of zij beschikbaar zijn. De instellingen hier bepalen welke antwoorden een teamlid mag geven nadat het een RSVP-uitnodiging heeft ontvangen.
- Teamleden toestaan hun keuze te wijzigen: laat een teamlid een eerder verstuurde RSVP-reactie aanpassen. Laat je deze optie uit, dan is de eerste keuze definitief voor het teamlid.
- Teamleden toestaan om 'Misschien' te kiezen: voegt naast de normale antwoorden de keuze Misschien toe. Gebruik dit als een teamlid beschikbaarheid nog moet bevestigen.
Deze instellingen bepalen niet wie RSVP-statussen van anderen kan zien of RSVP-uitnodigingen kan beheren. Dat regel je per teamlid met de machtiging Toon alle teamleden en RSVP status en, voor beheer, met de juiste teammachtigingen. RSVP heeft ook geen invloed op de zichtbaarheid van een boeking; die wordt geregeld via de machtigingen van het teamlid.
Regiocheck
De regiocheck helpt je bij het maken of beoordelen van een boeking. Artwin Live vergelijkt dan de datum en locatie met andere boekingen van de artiest en toont een mogelijk conflict wanneer een optreden binnen het ingestelde gebied en tijdvenster valt.
- Uitschakelen: voert voor deze artiest geen regiocontrole uit bij de boekingscontrole.
- Inschakelen (Accountinstellingen standaard): gebruikt de afstand en het aantal dagen uit de accountinstellingen. Kies dit als de standaard voor deze artiest passend is.
- Inschakelen (Aangepaste instellingen): gebruikt de waarden die je hieronder voor deze artiest invult, in plaats van de accountstandaard.
- Maximaal bereik (km): de maximale afstand tussen locaties waarbinnen Artwin Live een mogelijk regioconflict onderzoekt.
- Controle aantal dagen voor en na: het aantal dagen vóór en na een optreden dat Artwin Live meeneemt in die controle.
Een regiocheck is een signaal voor de planner, geen blokkade: controleer altijd zelf de afspraak, exclusiviteitsafspraken en de werkelijke reistijd. De opbouw- en afbouwtijd van de artiest wordt daarnaast in de normale planningscontrole gebruikt om overlap en beschikbare tijd tussen boekingen te beoordelen.
Financieel
Deze instellingen bepalen welke financiële identiteit en standaardregels voor deze artiest worden gebruikt. Zij veranderen geen al verzonden facturen of contracten en overschrijven geen financiële keuzes die je handmatig op een individuele boeking hebt gemaakt.
- Factuuraccount: kies het account waaronder facturen voor deze artiest worden gemaakt wanneer je account meerdere toegestane factuuridentiteiten heeft. Dit bepaalt de afzender en financiële identiteit van nieuwe facturen voor de artiest. Laat je het veld op het agency-account staan, dan gebruikt Artwin Live de normale agency-identiteit.
- Account briefhoofd contract: kies welke accountidentiteit op nieuwe contracten voor deze artiest wordt gebruikt. Hiermee bepaal je het briefhoofd en de bedrijfsgegevens van die contractpartij. Bij een verzonden contract wordt de gekozen identiteit vastgelegd, zodat een later gewijzigde instelling eerdere contracten niet verandert.
- Doorbelasten extra kosten: neem bij een commissiefactuur ook de door te belasten extra kosten van de boeking als afzonderlijke factuurregels mee. Gebruik dit alleen wanneer deze kosten onderdeel moeten zijn van wat je aan de opdrachtgever factureert.
- Doorbelasten Buma-kosten: neem de Buma-kosten op in de commissiefactuur wanneer er voor de boeking een Buma-bedrag is berekend. Zet dit alleen aan als je deze kosten aan de opdrachtgever doorberekent.
Voorschotinstellingen
Onder Voorschotinstellingen kies je hoe Artwin Live een automatische aanbetaling voor nieuwe boekingen van deze artiest beoordeelt. Een handmatig ingestelde aanbetaling op een boeking heeft voorrang op deze standaard.
- Accountinstellingen standaard: gebruikt de automatische-aanbetalingsinstellingen van je account. Als deze op accountniveau niet zijn ingeschakeld of geen percentage hebben, ontstaat er voor deze artiest geen automatische aanbetaling.
- Gebruik artiestinstellingen: toont de velden hieronder en gebruikt die uitsluitend voor deze artiest.
- Uitgeschakeld voor deze artiest: schakelt de automatische aanbetaling voor deze artiest uit. Je kunt op een individuele boeking nog steeds handmatig een aanbetaling instellen.
- Dagen voor optreden: bepaalt de uiterste datum voor de automatische aanbetaling: Artwin Live berekent die alleen wanneer de boeking vóór de speeldatum minus dit aantal dagen wordt beoordeeld. Kies een aantal dagen dat past bij het moment waarop je voor deze artiest nog een aanbetaling wilt factureren.
- Voorschotpercentage: het percentage dat Artwin Live voor de automatische aanbetaling berekent.
- Voorschotbasis: bepaalt waarover het percentage wordt berekend: het totaalbedrag of het subtotaal van de boeking.
- Voorschot-btw: bepaalt welk btw-percentage op de aanbetaling wordt gebruikt: de algemene btw, de btw op de artiestgage of de btw op de boekingsfee.
De berekening gebeurt alleen wanneer de gekozen automatische regel van toepassing is op de boeking. Een relatie kan daarnaast eigen instellingen hebben die automatische aanbetalingen uitschakelen. Controleer daarom bij iedere boeking de voorgestelde aanbetaling, het bedrag, de btw en de betaaldatum voordat je factureert.
Contactpersoon financieel overzicht
Kies hier de CRM-relatie die voor deze artiest financiële afrekeningen ontvangt. Zodra je een contactpersoon kiest, wordt de artiest meegenomen in het onderdeel Financieel overzicht / settlements voor die ontvanger. Laat je dit veld leeg, dan wordt er voor deze artiest geen aparte ontvanger van een financieel overzicht gekozen.
Administratie
- Omzet grootboekrekening: vul een grootboekrekening in voor de omzet van deze artiest. Bij export naar Twinfield gebruikt Artwin Live deze rekening voor de artiestomzet. Laat het veld leeg als je de standaard grootboekrekening van je administratie wilt gebruiken.
- Projectcode: bewaar hier een interne referentie voor de artiest, bijvoorbeeld een project- of kostenplaatscode. De code wordt bij de artiest opgeslagen; hij vult in de huidige applicatie niet automatisch boekingen, facturen of contracten in.
Goed om te weten
Gebruik afwijkingen gericht. Kies waar mogelijk de accountstandaard voor regiocheck en aanbetaling. Stel alleen een artiestafwijking in wanneer de werkwijze voor deze artiest echt anders is; dat houdt beheer en controle overzichtelijk.
Controleer financiële concepten. Geavanceerde instellingen leveren standaarden voor nieuwe handelingen. Controleer altijd de concrete boeking, factuur of het contract voordat je het verstuurt.