Werk je nog niet met de contractflow? Dan kun je overstappen naar het nieuwe contractsysteem via de onboarding. De nieuwe workflow brengt het maken, controleren, versturen en opvolgen van contracten samen met de vernieuwde boekingsflow. Ook stel je vooraf je bedrijfsgegevens, documentopmaak en riders goed in.
Log in op je account en open Onboarding. Doorloop de stappen in de aangegeven volgorde.
Wat verandert er?
In de nieuwe workflow maak en verstuur je contracten vanuit de vernieuwde boekingsflow. Je controleert het contract voordat je het naar de klant stuurt ter ondertekening. De klant ontvangt een link om de boekingsgegevens en het contract te controleren en te ondertekenen. Daarna kun je het contract vanuit dezelfde workflow opvolgen en retour tekenen.
De vernieuwde boekingsweergave brengt contract-, advancing-, factuur- en activiteitsgegevens samen in één werkruimte. Na de overstap wordt ook het vernieuwde boekingsformulier voor je account geactiveerd.
1. Controleer je bedrijfsgegevens
Begin in onboarding bij Je bedrijf. Deze gegevens worden gebruikt op contracten, facturen en berichten aan klanten. Controleer daarom minimaal je bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, land en telefoonnummer. Vul ook je btw-nummer, ondernemingsnummer en bankgegevens in wanneer die voor jouw administratie van toepassing zijn.
Upload hier ook je Algemene voorwaarden als je die gebruikt. Bij het versturen van een contract moet de klant deze voorwaarden accepteren voordat hij of zij verder kan.
2. Stel je huisstijl in
Ga in onboarding naar Maak het eigen om de huisstijl voor de portal, contracten, facturen en e-mails in te stellen. Upload bij Logo bij voorkeur een transparant PNG-bestand. Een transparante achtergrond zorgt ervoor dat het logo goed zichtbaar blijft op verschillende achtergronden en in documenten.
Kies je Primaire kleur voor knoppen, links en accenten in de portal. Selecteer daarnaast een achtergrondafbeelding voor de portal. Je kunt een eigen afbeelding uploaden of een van de beschikbare achtergronden kiezen. Voor een eigen achtergrond is een breedte van minimaal 1600 pixels aanbevolen.
Gebruik je een donkere achtergrond? Upload dan ook een Alternatief logo voor een donkere achtergrond. Artwin Live gebruikt dit logo automatisch waar een donkere achtergrond wordt getoond, zodat je huisstijl goed leesbaar blijft.
3. Maak je documenten op
In de stap Mooie documenten richt je de opmaak van klantgerichte PDF-documenten in. Je stelt achtereenvolgens Contracten/facturen, Riders en Voorblad in.
- Contracten/facturen: upload je eigen briefpapier als afbeelding of PDF. Bij een PDF gebruikt Artwin Live de eerste pagina als achtergrond. Bepaal vervolgens met het selectiekader welk deel van de pagina beschikbaar is voor de inhoud van het document.
- Riders: kies een achtergrond die past bij de downloadbare rider-PDF. Zo blijft de rider herkenbaar en professioneel wanneer je hem los deelt.
- Voorblad: stel een aparte achtergrond in voor het voorblad van je documenten. Dit is een goede plek voor bijvoorbeeld een groot logo of een rustige merkafbeelding.
Controleer in de voorbeelden of de vrije ruimte voor de tekst goed staat. Kies ook het juiste Papierformaat, bijvoorbeeld A4 of Letter. Sla je wijzigingen op voordat je doorgaat.
4. Werk met ingebedde riders
Een ingesloten rider is geen los, statisch PDF-bestand meer, maar een gestructureerde pagina die onderdeel wordt van het contract. Daardoor blijft de inhoud leesbaar op verschillende apparaten en kun je hem later aanpassen. Een ingesloten rider wordt automatisch opgenomen in nieuwe contracten voor de betreffende artiest.
In de onboardingstap Moderniseer je riders kun je bestaande PDF-riders omzetten naar gestructureerde riderpagina's. Controleer na het omzetten altijd de inhoud en pas die waar nodig aan. Je kunt ook direct een nieuwe ingesloten rider maken door een naam en de inhoud in te vullen.
Houd de inhoud van een ingesloten rider gericht op de uitvoeringsvereisten, zoals techniek, hospitality, planning en contact op de speeldag. Voeg geen agencygegevens of logo's toe aan de rider zelf: wanneer de rider in het contract staat, wordt de informatie daardoor minder overzichtelijk. In de downloadbare versie worden de gegevens van de boeking en je agency automatisch toegevoegd.
De rider blijft dus onderdeel van het contract, maar is ook afzonderlijk beschikbaar als professionele PDF. Je kunt deze rider downloaden en los versturen wanneer een opdrachtgever, locatie of productiepartner hem nodig heeft.
5. Activeer de nieuwe contractflow
Rond de overige onboardingstappen af en kies aan het einde Nu overstappen. Hiermee activeer je het nieuwe contractsysteem en het vernieuwde boekingsformulier voor je account. Vanaf dat moment maak, verstuur en volg je nieuwe contracten op vanuit de vernieuwde boekingsflow.
Goed om te weten: controleer je bedrijfsgegevens, huisstijl, briefpapier en riders zorgvuldig voordat je overstapt. Deze instellingen vormen de basis voor nieuwe contracten en documenten die je naar klanten verstuurt.