Met de Jaarplanning zie je in één oogopslag op welke dagen een artiest geboekt, bezet of beschikbaarheidsmatig geblokkeerd is. Elke rij is een maand en elke gekleurde dag staat voor één of meer boekingen of bezetmeldingen. Zo herken je snel drukke periodes en vrije momenten, zonder alle boekingen één voor één te openen.
Open de planning van de artiest en kies bovenaan Jaar. De jaarplanning toont standaard het huidige jaar.
Navigeren door de jaarplanning
Gebruik de pijl naar links of rechts om naar het vorige of volgende jaar te gaan. Klik op Dit jaar om direct terug te keren naar het huidige jaar. Boven het overzicht zie je steeds welk jaar je bekijkt.
Klik op de naam van een maand om alle boekingen uit die maand te selecteren. Wil je een specifieke dag bekijken, klik dan op die dag. De geselecteerde dag krijgt een markering en onder de jaarplanning wordt de lijst met bijbehorende boekingen geladen. Bij een selectie van een dag springt het scherm automatisch naar deze lijst. Daar kun je een boeking verder openen of een nieuwe boeking voor de geselecteerde datum toevoegen.
Wat betekenen de kleuren?
Onder de jaarplanning staat een legenda met de verschillende statussen, zoals Definitief, Optie, Aanvraag, Kans, Privé bezet, Eigen optie en Eigen boeking. Het getal bij een status is het aantal boekingen of bezetmeldingen met die status in het getoonde jaar.
Een dag met één zichtbare status krijgt de bijbehorende kleur. Zijn er op dezelfde dag verschillende zichtbare statussen, dan krijgt de dag een gemengde kleur. Klik op een onderdeel van de legenda om die status tijdelijk te verbergen of weer te tonen. Dit verandert geen boekingen; het maakt alleen het jaaroverzicht rustiger.
Hover en details bekijken
Beweeg met je muis over een gekleurde dag om te zien welke boekingen of bezetmeldingen op die dag staan. De hover toont de beschikbare titels per regel. Statussen die je via de legenda hebt verborgen, verschijnen ook niet in deze hover.
Klik daarna op de dag om de volledige boekingslijst onder de jaarplanning te laden. Dit is handig wanneer er meerdere items op één dag staan of wanneer je meer informatie nodig hebt dan in de hover past.
Filteren
Klik op het trechter-icoon om de filters te openen. Je kunt de jaarplanning filteren op Type optreden en op Labels. Zodra je een filter kiest, worden zowel de gekleurde dagen als de lijst onder de planning opnieuw geladen. Een gekleurde indicator bij het trechter-icoon laat zien dat er een filter actief is, ook wanneer het filterpaneel is ingeklapt.
In de lijst onder de jaarplanning vind je ook Inclusief inactief. Schakel deze optie in om verlopen en geannuleerde boekingen in de lijst mee te nemen. Deze statussen zijn in de legenda standaard verborgen; maak ze daar zichtbaar als je ze ook in het jaaroverzicht wilt zien.
Jaarplanning bij een relatie of locatie
Dezelfde jaarweergave is ook beschikbaar bij een relatie, bijvoorbeeld een opdrachtgever of locatie. Je ziet daar alle boekingen die aan die relatie zijn gekoppeld, ongeacht de artiest. Navigeren, hoveren, filteren op type optreden en labels, de legenda en het laden van de lijst onder het overzicht werken op dezelfde manier.
Bij een relatie of locatie wordt de lijst van het volledige getoonde jaar al geladen. Klik je op een maand of dag, dan verfijn je die lijst naar de gekozen periode.
Blokplanning
Gebruik Blokplanning wanneer je meerdere artiesten samen wilt plannen. Gekoppelde artiesten worden dan samen meegenomen in de planningen, zodat je boekingen en beschikbaarheid naast elkaar kunt beoordelen. In de jaarplanning verschijnt dan een keuzelijst waarmee je kunt wisselen tussen alle gekoppelde artiesten of één specifieke artiest.
Je stelt blokplanning in vanuit de artiest: open de artiest, kies Instellingen, open Geavanceerd en kies bij Blokplanning de Gekoppelde artiesten. Sla de instellingen daarna op. Alleen de eigenaar van de artiest kan deze koppelingen beheren. Teamleden krijgen door een blokplanning niet automatisch toegang tot de gekoppelde artiesten; nodig hen zo nodig per artiest afzonderlijk uit.
Goed om te weten
De jaarplanning is een overzicht, geen wijzigscherm: je kunt er snel selecteren, filteren en doorklikken. Wijzigingen aan een boeking doe je vanuit de geladen boekingslijst of door de boeking zelf te openen.
Wat je ziet hangt af van je rechten: kansen zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar van de planning. Ook zie je alleen de artiesten en boekingen waarvoor je toegang hebt.