Met de contractflow verstuur je een contract dat de opdrachtgever online kan controleren, aanvullen en ondertekenen. De opdrachtgever doorloopt een duidelijke volgorde: eerst ziet hij of zij de boeking, daarna worden de gegevens gecontroleerd, vervolgens wordt het contract geaccepteerd en ondertekend. Na jouw beoordeling en, indien ingesteld, retourondertekening is het contract definitief.
Je verstuurt het contract vanuit de boeking. De e-mail bevat een persoonlijke link. Via die link hoeft de opdrachtgever geen account aan te maken: alle stappen worden in de browser doorlopen.
De contractinstellingen vooraf
Ga naar Account instellingen > Contract om de basis van de contractflow in te stellen. Deze instellingen worden toegepast op nieuwe contracten.
- Contract retourtermijn (dagen): bepaalt hoeveel dagen de opdrachtgever standaard krijgt om het contract te retourneren. Deze datum staat in het contract en wordt gebruikt voor de opvolging van de retour.
- Volgend overeenkomstnummer: het nummer dat bij het volgende nieuwe contract wordt gebruikt.
- Status van boeking op definitief: bepaalt op welk moment een boeking definitief wordt, bijvoorbeeld wanneer jij het contract retour tekent.
- Kopie van getekend contract verzenden (e-mailadres): voegt dit adres als BCC toe wanneer de getekende versie wordt verstuurd.
- Ontvanger contractmeldingen: bepaalt wie meldingen over de contractflow ontvangt.
- Vereisten voor ondertekening door klant: hiermee bepaal je of de opdrachtgever de algemene voorwaarden, de rider en/of de aanbetalingsvoorwaarden moet bevestigen voordat ondertekenen mogelijk is.
- Locatie vergrendelen standaard ingeschakeld: voorkomt dat de opdrachtgever de locatiegegevens kan wijzigen. Schakel dit alleen in wanneer de locatie al vaststaat.
- Bij bevestigen optie door klant direct naar contractflow: stuurt een opdrachtgever na het bevestigen van een optie direct door naar de contractflow.
- Eventnaam verplicht veld: maakt de eventnaam verplicht tijdens het controleren van de gegevens.
Wat de opdrachtgever doorloopt
De opdrachtgever opent de link en ziet eerst de belangrijkste gegevens van de boeking: artiest, datum en tijden, event en locatie. Daarna kiest de opdrachtgever Gegevens controleren.
In deze stap kan de opdrachtgever, voor zover dit niet is vergrendeld, de gegevens van de contractant invullen of aanpassen. Denk aan bedrijfsnaam of naam, adres, postcode, plaats, land, btw-nummer, contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer. De opdrachtgever kan ook gegevens voor de factuur opgeven, zoals een afwijkend factuuradres, een financieel e-mailadres of een referentie/ordernummer. De eventnaam en locatiegegevens kunnen eveneens worden aangepast; de locatie blijft ongewijzigd wanneer je deze bij het versturen hebt vergrendeld.
Gebruik je bij het maken van de boeking een Tijdelijk contactpersoon, dan hoeft er nog geen compleet relatieprofiel te bestaan. Je kunt het contract toch versturen; de opdrachtgever vult de eigen bedrijfs- en contactgegevens vervolgens zelf in via de contractlink.
Belangrijk: een wijziging van de opdrachtgever wordt nooit automatisch geaccepteerd. Nadat de opdrachtgever heeft ondertekend, krijg je de wijzigingen te zien in Wijzigingen beoordelen. Vergelijk daar de oorspronkelijke boekingsgegevens met de aangeleverde gegevens en kies per wijziging wat je overneemt of afwijst. Pas daarna kun je het contract retour tekenen. Zo houd je als agent altijd de regie over de gegevens die in de boeking en relatie worden opgeslagen.
Contract lezen en ondertekenen
Na het controleren van de gegevens leest de opdrachtgever het contract. Als je dit in Account instellingen > Contract hebt ingesteld, moet de opdrachtgever eerst de algemene voorwaarden, de rider en/of de aanbetalingsvoorwaarden bevestigen. Daarna kan de opdrachtgever digitaal ondertekenen. Bij meerdere ondertekenaars rondt iedere ondertekenaar de eigen stap af.
Wanneer alle benodigde handtekeningen van de opdrachtgever zijn gezet, ontvang je een melding. Controleer eventuele wijzigingen en zet, wanneer jouw instellingen dat vereisen, jouw handtekening als retourondertekening. Het contract is pas bindend wanneer ook jij hebt getekend.
Advancing in de contractflow
Heb je advancingformulieren aan de boeking gekoppeld, dan worden deze na het ondertekenen in dezelfde contractflow getoond aan de hoofdondertekenaar. De opdrachtgever vult de gevraagde gegevens in, bijvoorbeeld praktische, technische of hospitality-informatie. Hierdoor hoeft de opdrachtgever niet nogmaals een aparte link te openen.
De opdrachtgever verstuurt ieder formulier vanuit de contractflow. Je ontvangt de gegevens vervolgens bij de boeking en kunt ze controleren en verder verwerken. Een formulier dat je sluit, kan niet meer worden ingevuld; je kunt het desgewenst opnieuw openen. Welke formulieren en velden worden gevraagd, beheer je in Account instellingen > Advancing formulieren en bij de betreffende boeking.
Automatisch factureren
Ga naar Account instellingen > Factureren. Bij Facturen automatisch aanmaken en versturen zodra het contract is getekend kies je de trigger:
- Niet automatisch versturen: er wordt door de contractflow geen factuur aangemaakt.
- Wanneer de klant heeft getekend: de facturering wordt gestart zodra de opdrachtgever heeft ondertekend.
- Wanneer je retour hebt getekend: de facturering wordt gestart nadat jij het contract hebt retour getekend.
Bij de gekozen trigger maakt Artwin Live alleen een factuur aan wanneer er op dat moment een factuur verschuldigd is. Een aanbetaling kan dus direct worden gefactureerd wanneer die voor de boeking van toepassing en verschuldigd is. De factuurgegevens die de opdrachtgever in de contractflow heeft ingevuld, worden daarbij meegenomen nadat je de wijzigingen hebt beoordeeld.
De instelling Totaalfactuur dagen voor optreden bepaalt de factuurdatum van de totaalfactuur: het ingestelde aantal dagen vóór de optreeddatum. Valt het optreden binnen deze termijn, dan is de totaalfactuur bij de contracttrigger direct aan de beurt. Ligt het optreden nog ná deze termijn, dan is de totaalfactuur op het moment van ondertekenen nog niet verschuldigd en wordt deze dus niet door die contracttrigger aangemaakt.
Wil je zulke totaalfacturen later automatisch laten aanmaken en versturen, schakel dan ook Facturen voor boekingen automatisch aanmaken en versturen wanneer mogelijk in. Deze automatisering draait rond 08:00 uur in de tijdzone van je account en verwerkt toekomstige boekingen met een positief bedrag zodra zij aan de voorwaarden voldoen. Zonder deze extra automatisering maak of verstuur je de totaalfactuur later zelf vanuit de boeking.
Verloop van de contractlink en downloads
De contractlink verloopt op de dag na het optreden. Zo blijven persoonsgegevens en contractgegevens niet onbeperkt via een openbare link beschikbaar. Daarom kun je na die datum geen contract alsnog via diezelfde flow versturen of laten ondertekenen.
Een getekende versie blijft wel beschikbaar om te downloaden. Download deze vanuit de boeking wanneer je het contract wilt archiveren of achteraf met iemand wilt delen.
Goed om te weten
Controleer de instellingen voordat je verstuurt: de retourtermijn, ondertekenvereisten, locatievergrendeling en factuurtrigger worden gebruikt voor nieuwe contracten. Controleer bij belangrijke boekingen ook altijd de gegevens en eventuele wijzigingen voordat je retour tekent.