Met Inkoopcontract aanvragen vraag je de partij bij een inkoopregel om het contract voor jouw boeking aan te leveren. Je verstuurt de aanvraag vanuit de boeking en houdt het ontvangen contract daarna bij diezelfde boeking bij.
Welke keuze gebruik je?
- Inkoopcontract aanvragen: jij vraagt het contract aan; de andere partij stelt het op en stuurt een ondertekenlink of document terug.
- Inkoopcontract versturen: jij maakt in Artwin Live het inkoopcontract en verstuurt het naar de andere partij om te ondertekenen.
- Boekingsbevestiging: jij verstuurt een bevestiging met de boekingsgegevens. De ontvanger ondertekent deze niet via de contractondertekening van Artwin Live.
De aanvraag versturen
Zorg dat de inkoopkosten en de bijbehorende relatie op de boeking staan. Open bij de boeking de contractinstellingen. Kies onder Inkoopcontracten voor die relatie Inkoopcontract aanvragen en sla de instellingen op. Bij de inkoopcontracten op de boeking verschijnt nu de actie Inkoopcontract aanvragen. Open die actie, controleer de geadresseerde, het onderwerp, het bericht en de bijlage en verstuur de e-mail. Pas een eventueel ingevulde standaardtekst voor een boekingsbevestiging aan, zodat de ontvanger ziet dat je een inkoopcontract aanvraagt. De aanvraag krijgt de status Verzonden.
Een ontvangen contract registreren
Komt het contract terug, klik dan bij de aanvraag op Ontvangen. Het formulier Binnenkomend contract opent met de afzender en de ontvangststatus alvast ingevuld. Vul de ontvangstdatum in, plak een eventuele link bij Ondertekenlink en voeg een ondertekend PDF-bestand toe bij Ondertekend bestand. Je kunt ook Notities toevoegen. Sla het formulier op. De link of het bestand is daarna vanuit de boeking te openen.
De status bijwerken
Gebruik Bewerken bij het ontvangen contract om de voortgang aan te passen. Kies bij Status wat van toepassing is: Niet ontvangen, Aangevraagd, Ontvangen, Retour getekend of Voltooid. Vul Retour op in wanneer het contract getekend retour is gekomen en sla je wijziging op. De status is daarna zichtbaar bij het contract op de boeking.
Inkoopcontracten via Live LINK
Gebruiken beide kantoren Artwin Live, dan kunnen ze via Live LINK samenwerken. Het artiestenkantoor deelt de artiest; het boekende kantoor kan voor die artiest een boekingsaanvraag sturen. Beide kantoren werken vervolgens met hun eigen boeking. Het boekende kantoor kan bij de inkooprelatie Inkoopcontract aanvragen kiezen en de aanvraag versturen.
Verstuurt het artiestenkantoor daarna vanuit de gekoppelde boeking een contract, dan kan de ondertekenlink automatisch als Binnenkomend contract op de boeking van het aanvragende kantoor verschijnen. Je opent en ondertekent het contract daar; bij een gekoppeld contract wordt de voortgang na ondertekening bijgewerkt. Verschijnt het contract niet direct op je boeking, koppel het dan vanuit de binnengekomen contractaanvraag aan de juiste boeking.