Wil je een kopie ontvangen van standaard e-mails die je vanuit Artwin Live verstuurt, zoals een boekingscontract of een factuur? Je kunt dit per e-mailsjabloon aan- of uitzetten met Stuur mij standaard een kopie (BCC).
De kopie gaat altijd naar het afzenderadres dat voor die e-mail wordt gebruikt. De gekozen afzender bepaalt dus ook wie de kopie ontvangt. BCC betekent dat de andere ontvangers het adres van de kopieontvanger niet in de ontvangerslijst zien.
Een automatische kopie aan- of uitzetten
- Ga naar Account instellingen en open E-mail sjablonen.
- Selecteer de taal waarvoor je het sjabloon wilt aanpassen.
- Open het juiste tabblad: Planning, Contracten, Facturen of Diversen.
- Klik op het bewerkicoon naast het gewenste sjabloon, bijvoorbeeld Verstuur boekingscontract.
- Vink Stuur mij standaard een kopie (BCC) aan om standaard een kopie te ontvangen. Haal het vinkje weg om dit uit te zetten.
- Controleer onder Standaard verzendadres welke afzender is geselecteerd.
- Klik op Opslaan in het sjabloonvenster. Klik daarna ook op Opslaan op de pagina met e-mailsjablonen om je wijzigingen te bewaren.
Herhaal deze stappen voor ieder sjabloon dat je wilt aanpassen. Zo kun je bijvoorbeeld wel kopieën van verstuurde contracten ontvangen, maar geen kopieën van herinneringen. Gebruik je sjablonen in meerdere talen? Controleer de kopie-instelling dan voor iedere gebruikte taal.
Welke afzender kun je kiezen?
Bij Standaard verzendadres kies je het adres dat het sjabloon gebruikt. Welke keuzes je ziet, hangt af van de e-mailinstellingen van je account.
- E-mailadres van agent: Artwin Live gebruikt het e-mailadres van de agent die voor deze verzending als afzender geldt. Als voor die agent een eigen verzendadres is ingesteld en geverifieerd, kan dat adres worden gebruikt. De kopie gaat naar het gebruikte adres van deze agent.
- E-mailadres van bedrijf: Artwin Live gebruikt het ingestelde verzendadres van het bedrijfsaccount. De kopie komt dan binnen op dat bedrijfsadres. Is er geen bruikbaar bedrijfsverzendadres ingesteld, dan gebruikt Artwin Live het beschikbare account- of agentadres.
- Een specifiek e-mailadres: als er meerdere verzendadressen beschikbaar zijn, kun je een adres kiezen dat met naam en e-mailadres in de lijst staat. De e-mail gebruikt dat adres en de kopie gaat naar hetzelfde adres. In deze situatie worden de beschikbare adressen afzonderlijk getoond in plaats van de algemene keuze E-mailadres van bedrijf.
Kies je bijvoorbeeld een algemeen kantooradres als afzender, dan ontvangt die mailbox de kopie. De kopie gaat dus niet automatisch naar je persoonlijke mailbox omdat jij op de verzendknop klikt.
Eén afzender voor alle sjablonen
Onder E-mail instellingen kun je bij Afzenderadres voor sjablonen het Afzenderadres overschrijven. Als daar een afzender is gekozen, gebruiken alle sjabloonmails die keuze. De instelling heeft voorrang op het standaard verzendadres binnen ieder sjabloon. Ook de BCC-kopie gaat dan naar het adres dat op basis van die algemene keuze wordt gebruikt.
Wil je per sjabloon een afzender kiezen? Selecteer daar dan Gebruik e-mailadres per sjabloon. De kopie-instelling blijft in beide gevallen afzonderlijk instelbaar per sjabloon.
Goed om te weten
Je kunt de keuze bij het versturen aanpassen. Als het verzendvenster Stuur een kopie aan mijzelf of Verzend kopie naar mijzelf toont, kun je het vinkje voor die ene verzending aanpassen. Als je daar ook een andere afzender kiest, gaat de kopie naar dat afzenderadres.
Het gekozen adres blijft het adres voor de kopie. Als Artwin Live de e-mail via een eigen systeemadres verstuurt en je gekozen adres als antwoordadres gebruikt, gaat de kopie nog steeds naar je gekozen adres.