Met Annuleringen in Inzichten zie je welke boekingen, opties en aanvragen zijn geannuleerd, waarom dat gebeurde en welke marge daarmee verloren ging.
Gebruik deze pagina om patronen te herkennen en oorzaken te analyseren. Het annuleren zelf gebeurt altijd vanuit de betreffende boeking, optie of aanvraag.
Een bevestigde boeking annuleren
Open de boeking vanuit Boekingen, Planning of via de detailsknop in een rapport.
- Kies bij Acties voor Boeking annuleren.
- Kies de annuleringsdatum.
- Selecteer indien mogelijk een annuleringsreden. Zonder reden verschijnt de boeking in het rapport onder Geen annuleringsreden.
- Vink Annulering geïnitieerd door opdrachtgever aan wanneer de klant de annulering heeft gestart.
- Voeg indien gewenst een toelichting toe bij Annuleringsnotitie.
- Controleer of factureerbare regels moeten worden gecrediteerd en of een creditfactuur moet worden verstuurd.
- Selecteer eventueel de ontvangers van de annuleringsbevestiging en sla op.
De boeking blijft bewaard met de status Geannuleerd.
Met Annulering ongedaan maken kun je een boeking herstellen. Controleer daarbij altijd eerder aangemaakte creditfacturen en verzonden berichten. Deze worden niet automatisch teruggedraaid.
Een optie laten vervallen
- Open de optie en kies bij Acties voor Optie verwijderen, of gebruik Optie verlengen en kies daar voor annuleren.
- Kies eventueel een annuleringsreden en voeg een bericht toe.
- Selecteer de ontvangers wanneer je een bericht over het vervallen van de optie wilt versturen.
- Bevestig de actie.
De optie krijgt de status Vervallen en verschijnt in Annuleringen onder Opties.
De vervaldatum wordt vastgelegd op het moment waarop je de optie laat vervallen.
Een aanvraag afsluiten
Een aanvraag heeft geen afzonderlijke knop Boeking annuleren of Optie verwijderen.
Handel de aanvraag daarom af in de aanvraag- of beschikbaarheidsworkflow, bijvoorbeeld door deze niet voort te zetten of af te wijzen.
Wanneer een aanvraag als geannuleerd is vastgelegd, verschijnt deze in Annuleringen onder Aanvragen.
De rapportage zelf verandert geen statussen. De detailknop aan het einde van een regel opent alleen de bestaande boeking.
Annuleringsredenen instellen
Beheer annuleringsredenen via Accountinstellingen > Aanpasbare lijsten en labels > Annuleringsredenen.
Er zijn twee groepen:
- Clientredenen: voor opties en aanvragen, bijvoorbeeld een andere act geboekt, budgetbeperking of locatie niet beschikbaar.
- Interne redenen: voor bevestigde boekingen, bijvoorbeeld onvoldoende kaartverkoop, ziekte van de artiest of overmacht.
Kies bovenaan de taal die je wilt bewerken.
Voor een eigen reden vul je een korte tag en een langere omschrijving in. De korte tag is de herkenbare reden die terugkomt in de boeking en in het Annuleringen-overzicht.
Standaardredenen kunnen worden verborgen met Reden verbergen. Historische boekingen behouden dan hun reden, maar deze is niet meer beschikbaar voor nieuwe annuleringen.
Eigen redenen kunnen worden aangepast of verwijderd.
Houd korte tags compact en consequent, bijvoorbeeld Budget, Ziekte artiest of Verplaatst. Hierdoor blijven de samenvattingskaarten overzichtelijk.
De Annuleringen-pagina gebruiken
Open Inzichten > Annuleringen.
De pagina bestaat uit filters, drie samenvattingskaarten en een detailoverzicht.
Kies de periode
Met de periodekeuze en de pijlen bepaal je welke annuleringen je wilt bekijken.
Je kunt onder andere kiezen uit maand, kwartaal, jaar, jaar tot nu of een eigen datumbereik.
Datum optreden of Datum geannuleerd
Je kunt bepalen op welke datum de geselecteerde periode wordt toegepast.
Datum optreden
Toont geannuleerde boekingen, opties en aanvragen op basis van de datum waarop het optreden gepland stond.
Gebruik deze weergave bijvoorbeeld wanneer je wilt weten welke optredens binnen een bepaald seizoen of kalenderjaar niet zijn doorgegaan.
Datum geannuleerd
Toont annuleringen op basis van de datum waarop de annulering is vastgelegd.
Gebruik deze weergave bijvoorbeeld wanneer je wilt analyseren welke annuleringen je deze maand of dit kwartaal hebt verwerkt.
Resultaten filteren
Met het filterpaneel kun je de resultaten verder verfijnen.
- Locatie: zoek op de locatie van de boeking.
- BUMA-weergave: bekijk bedragen inclusief of exclusief BUMA.
- Opdrachtgever: toon alleen resultaten van een bepaalde relatie.
- Artiesten: selecteer één of meerdere artiesten.
- Toegewezen aan: bekijk alleen resultaten van een bepaalde agent.
- Labels: beperk de resultaten tot boekingen met bepaalde labels.
Alle filters worden gecombineerd en gelden voor de samenvattingskaarten, de tabel, de totalen en de export.
Samenvattingskaarten
Bovenaan zie je drie kaarten die de geannuleerde regels verdelen op basis van hun oorspronkelijke status:
- Bevestigd: geannuleerde bevestigde boekingen.
- Opties: vervallen of geannuleerde opties.
- Aanvragen: geannuleerde aanvragen.
Iedere kaart groepeert de resultaten op annuleringsreden.
Aantal toont het aantal geannuleerde regels en Bedrag toont de som van de verloren marge binnen die groep.
Klik op een kaart om de detailtabel tot die categorie te beperken. Klik opnieuw om de selectie op te heffen.
De detailtabel begrijpen
Iedere regel in de tabel toont de belangrijkste gegevens van een geannuleerde boeking, optie of aanvraag.
- Datum: de datum en tijd van het geplande optreden.
- Status: de status na annulering, bijvoorbeeld Geannuleerd of Vervallen.
- Artiest: de artiest van de boeking.
- Event: het gekoppelde event.
- Opdrachtgever: de klant van de boeking.
- Annulering: de datum waarop de annulering is vastgelegd.
- Reden: de gekozen korte tag of Geen annuleringsreden.
- Verloren: de berekende marge van de geannuleerde regel.
Klik op een kolomtitel om de tabel te sorteren.
De totalen onderaan gelden voor de volledige huidige selectie, ook wanneer de resultaten over meerdere pagina's zijn verdeeld.
Wat betekent Verloren?
Verloren is de berekende marge van de geannuleerde boeking, optie of aanvraag: verkoop minus inkoop.
Dit is geen automatisch vastgelegde schadeclaim en ook niet per definitie hetzelfde als een gecrediteerd bedrag.
Wanneer financiële gegevens van de boeking worden aangepast, kan ook de berekende verloren marge veranderen.
Met Inclusief BUMA wordt BUMA meegenomen in verkoop en inkoop.
Met Exclusief BUMA wordt BUMA uit beide bedragen gehaald voordat de marge wordt berekend.
Gebruik bij vergelijkingen altijd dezelfde BUMA-weergave.
Exporteren naar Excel
Met Annuleringen exporteren kun je de actieve selectie als Excel-bestand downloaden.
De export bevat naast de zichtbare gegevens ook aanvullende informatie, zoals locatie, contactgegevens, boekingsstatus, inkoop en verkoop.
Zo kun je de oorzaken en financiële impact van annuleringen verder analyseren buiten Artwin Live.
Goed om te weten
- Leg bij iedere annulering een reden vast. Daardoor worden de samenvattingskaarten en analyses veel bruikbaarder.
- Gebruik Datum geannuleerd voor actuele monitoring. Hiermee zie je welke annuleringen recent zijn verwerkt.
- Gebruik Datum optreden voor evaluaties. Hiermee analyseer je welke geplande optredens in een bepaalde periode niet zijn doorgegaan.
- Bekijk aantallen én bedragen. Een veelvoorkomende reden hoeft financieel niet de grootste impact te hebben.
- De rapportage verandert geen boekingen. Annuleren, herstellen en crediteren gebeurt altijd vanuit de boeking zelf.
Met Annuleringen in Inzichten zie je niet alleen hoeveel boekingen, opties en aanvragen verloren gaan, maar ook waarom dat gebeurt en welke financiële impact dit heeft. Zo kun je terugkerende oorzaken herkennen en gerichter bijsturen.