In Artiest > Instellingen > Algemeen leg je de basisgegevens van een artiest vast. De instellingen worden gebruikt in onder meer de artiestweergave, boekingen, beschikbaarheid, riders, aanvragen, taken en Inzichten. Sla je wijzigingen onderaan de pagina op.
Niet ieder onderdeel is voor elk account zichtbaar. Zo verschijnt Verantwoordelijke agent alleen als er meer dan één agent in het account beschikbaar is. Live LINK artiest en Exclusiviteit wijzigen verschijnen alleen wanneer deze functies voor de artiest en het account van toepassing zijn.
Artiest
- Naam: dit is de naam waaronder je de artiest terugziet in de artiestenlijst, planning, kalender, boekingen en aanvragen. De naam wordt ook gebruikt in communicatie over boekingsaanvragen. Wijziging van de naam verandert niet automatisch de tekst van eerder verstuurde documenten of bestaande boekingen.
- Verantwoordelijke agent: wijs de artiest toe aan de agent die hem of haar binnen jouw account beheert. De gekozen agent wordt getoond bij de artiest en het team. Bij boekingsaanvragen kan deze agent als afzender worden gebruikt; op riders worden diens contactgegevens gebruikt als contact van het boekingskantoor. Kies deze instelling dus als een specifieke collega het eerste aanspreekpunt voor deze artiest moet zijn.
- Interne notities: plaats hier informatie voor intern gebruik bij de artiest, bijvoorbeeld een afspraak over de samenwerking. De notities zijn zichtbaar op het artiestendashboard voor gebruikers die de artiest mogen zien. Ze worden niet automatisch opgenomen in een boeking, rider, contract, factuur, perskit of publieke artiestenpagina.
- Niet meenemen in Inzichten: vink dit aan wanneer je de boekingen van deze artiest buiten de berekeningen van Inzichten wilt houden. De artiest en de boekingen blijven gewoon beschikbaar in Planning, Kalender, Boekingen en administratie; alleen de gegevens voor omzet-, inkoop- en marge-inzichten worden niet meegeteld.
Relatie
In dit onderdeel koppel je de artiest aan relaties in je CRM. Dit is iets anders dan een teamlid of een crediteur op een kostenregel: het gaat om de relatiegegevens van de artiest of het boekingskantoor bij deze artiest.
- Adres bewerken: voeg het adres van de artiest toe of wijzig het. Dit adres en de gekoppelde contactpersoon worden getoond bij de artiest op het dashboard. Gebruik hiervoor een CRM-relatie met categorie Artiest.
- Relatie of agency instellen: koppel de artiest aan de juiste agency- of relatiewaarde uit je CRM. De gekoppelde relatie wordt bij de artiest getoond en vormt, wanneer Live LINK is ingericht, de basis om een passende Live LINK-artiest te kunnen kiezen. Kies de agency die deze artiest vertegenwoordigt of beheert.
- Live LINK artiest: dit veld verschijnt alleen wanneer er een actieve Live LINK met de gekoppelde relatie bestaat. Koppel hier de lokale artiest aan de overeenkomstige artiest van de samenwerkende agency. In de artiestenlijst en beschikbaarheidsweergave wordt de gedeelde artiest dan vervangen door jouw lokale artiest, zodat je met je eigen naam, instellingen en gegevens werkt.
Planning
Deze instellingen leveren standaardwaarden voor nieuwe boekingen en helpen Artwin Live om beschikbaarheid en tijd tussen optredens correct te beoordelen. Ze wijzigen geen tijden van boekingen die al bestaan.
- Standaard tijdsduur optreden: de voorgestelde duur wanneer je voor deze artiest een nieuwe boeking of aanvraag met een tijd maakt. De waarde wordt ook gebruikt wanneer een aanvraag geen eindtijd of afwijkende duur bevat. Controleer bij elke boeking of de voorgestelde duur klopt en pas hem daar zo nodig aan.
- Opbouwtijd (minuten): de tijd vóór aanvang die de artiest standaard nodig heeft voor opbouw. Bij het controleren van een nieuwe boeking telt Artwin Live deze tijd mee als bezette tijd. Daardoor ziet de planner eerder een overlap of te korte tijd tussen twee optredens.
- Afbouwtijd (minuten): de tijd ná afloop die standaard nodig is voor afbouw. Ook deze tijd telt mee bij de planningscontrole en de beschikbare tijd tussen twee boekingen. Samen met opbouwtijd helpt dit bij het signaleren van onrealistische aansluitingen en onvoldoende reistijd.
- Categorie: groepeer de artiest in een eigen categorie, bijvoorbeeld Bands, DJ's of Sprekers. Je gebruikt die categorie als filter in de artiestenlijst, planning, beschikbaarheidsweergave en bij het versturen van beschikbaarheid of een prijslijst. De categorie is persoonlijk: iedere gebruiker kan voor dezelfde artiest een eigen categorie kiezen.
- Takenlijst: kies welke vooraf ingestelde takenlijst je voor deze artiest wilt gebruiken. Wanneer een boeking de status bereikt waarvoor taken uit die lijst zijn ingesteld, voegt Artwin Live die taken aan de boeking toe. Laat je dit veld op Standaard takenlijst staan, dan gebruikt Artwin Live jouw persoonlijke standaardtakenlijst. Ook deze keuze is persoonlijk; een collega kan voor dezelfde artiest een andere takenlijst gebruiken.
- Gebruik altijd de status 'Op aanvraag' voor beschikbaarheidslijst: zet deze optie aan als je niet wilt dat een beschikbaarheidslijst de artiest als Beschikbaar, Optie of Bezet toont. In de beschikbaarheidslijst en in Live LINK verschijnt de artiest dan altijd als Op aanvraag. De echte boekingen en beschikbaarheid in je eigen planning veranderen hierdoor niet; alleen wat de ontvanger van de beschikbaarheidslijst ziet, verandert.
Exclusiviteit wijzigen
Dit onderdeel verschijnt alleen voor accounts die met algemene en exclusieve artiesten werken. Het bepaalt hoe de artiest binnen jouw account wordt beheerd.
- Omzetten naar exclusieve artiest met teamleden: gebruik dit wanneer je de artiest als een eigen, exclusieve artiest wilt beheren en teamleden wilt kunnen uitnodigen. Deze optie is alleen beschikbaar als je account ruimte heeft om een exclusieve artiest toe te voegen.
- Omzetten naar niet-exclusieve artiest zonder teamleden: gebruik dit wanneer je de artiest niet langer als exclusieve artiest met een eigen team wilt beheren. Verwijder eerst alle extra teamleden; daarna kun je de artiest omzetten.
Deze omzetting verandert de manier waarop je de artiest beheert. Controleer vooraf Team, Prijsgroepen, boekingen en gekoppelde processen, zodat je geen toegang of werkwijze van collega’s onverwacht verandert.
Goed om te weten
Standaarden zijn geen vaste boekingswaarden. De tijdsduur, opbouwtijd en afbouwtijd worden als uitgangspunt gebruikt bij nieuwe boekingen. Pas de tijden altijd op de individuele boeking aan wanneer een optreden afwijkt.
Categorie en takenlijst zijn van jou. Omdat deze twee instellingen per gebruiker worden opgeslagen, verandert jouw keuze niet automatisch de indeling of takenlijst van andere teamleden.
Verwijderen staat los van deze instellingen. De knop Verwijderen verwijdert de artiest en is geen gewone instelling. Controleer eerst de gekoppelde boekingen, teamleden en documenten voordat je deze actie gebruikt.