In het tabblad Team van een artiest nodig je artiesten, crew en andere betrokkenen uit om samen te werken. Per teamlid leg je contactgegevens, een rol en passende machtigingen vast. Zo geef je iemand precies de toegang die nodig is, zonder meer boekings- of financiële informatie te delen dan gewenst.
Een teamlid uitnodigen
Open de artiest, kies Team en klik op Teamlid uitnodigen. Vul ten minste Naam en het E-mailadres in het onderdeel Account in. Kies daarna de rol, eventuele contactgegevens en de machtigingen. Klik op Uitnodigen. Het teamlid ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink en kan daarmee inloggen op een bestaand Artwin Live-account of een account aanmaken.
Een uitgenodigd teamlid staat in de lijst totdat de uitnodiging is geaccepteerd. Open een teamlid vanuit die lijst om de gegevens en machtigingen aan te passen, een uitnodiging opnieuw te versturen of een teamlid te verwijderen.
Account en contactgegevens
De twee onderdelen gebruiken allebei een e-mailadres, maar hebben een ander doel.
- Account > E-mailadres: dit is het adres waar de uitnodiging naartoe gaat en waaraan het Artwin Live-account is gekoppeld. Nadat de uitnodiging is geaccepteerd, wordt dit e-mailadres vanuit het team niet meer aangepast; het teamlid beheert het accountadres zelf.
- Contactgegevens > E-mailadres en telefoonnummer: dit zijn de gegevens van het teamlid als contactpersoon bij deze artiest. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een zakelijk e-mailadres en mobiel nummer invullen. Deze gegevens staan los van het inlogadres.
- Interne notities: gebruik dit voor informatie voor de mensen die het team beheren. Het teamlid ziet deze notities niet zelf.
- Rol: beschrijft de functie van het teamlid, zoals Performer, Crew, Management of Tourmanager. Kies Andere rol als de juiste functie niet in de lijst staat.
Vink Contactinformatie toevoegen aan riders alleen aan als de contactgegevens van dit teamlid op riders mogen staan. Artwin Live neemt dan naam, rol, het e-mailadres uit Contactgegevens en het telefoonnummer op als contactblok op de rider. Als daar geen apart contact-e-mailadres is ingevuld, kan het account-e-mailadres als terugval worden gebruikt. Deze instelling geeft het teamlid geen extra toegang tot riders; zij bepaalt alleen welke contactinformatie in de rideruitvoer verschijnt.
Crediteur relatie en Inkoop
Crediteur relatie koppelt het teamlid aan een bestaande relatie in je CRM: de persoon of organisatie van wie je een inkoopfactuur of inkoopcontract ontvangt. Kies dus bijvoorbeeld de onderneming van een artiest, muzikant of leverancier als die de crediteur is.
Deze koppeling verandert geen account en geeft geen extra machtigingen. Zij helpt wel de financiële administratie: bij toekomstige boekingen kunnen inkoopkosten voor dit teamlid aan die crediteur worden gekoppeld wanneer daar nog geen crediteur is ingevuld. Daardoor verschijnen teamlid en inkoop op de juiste relatie en kunnen inkoopfacturen en inkoopcontracten beter worden toegewezen. Controleer bij een bestaande boeking altijd de kostenregel zelf; een al gekoppelde crediteur wordt niet overschreven.
Machtigingen kiezen
Kies een niveau dat past bij de taak van het teamlid. De eigenaar behoudt altijd de volledige controle. Alleen gebruikers die teamleden mogen beheren, kunnen uitnodigingen en machtigingen van anderen aanpassen.
Meekijken
Zonder extra selectie ziet het teamlid alleen boekingen waarbij het is betrokken. Bij Optie, Definitief en/of Privé bezet geef je aanvullend toegang tot alle boekingen van de artiest met de aangevinkte status. Aanvragen zijn voor een teamlid met Meekijken niet zichtbaar. Vul eventueel Zichtbare toekomstige events (dagen) in om de periode te beperken.
Ziet alleen de eigen gage en niet die van andere teamleden of andere componenenten, zoals jouw boekingsfee.
Meekijken en beheren
Ziet alle boekingen van de artiest en de eigen gage. Dit niveau kan afspraken en privé-bezetmomenten aanmaken. Met Aanmaken eigen boekingen en eigen opties toestaan mag het teamlid daarnaast zelf boekingen en opties toevoegen. De gages van andere teamleden en de boekingskosten blijven buiten beeld.
Financieel inzicht en beheren
Ziet alle boekingen, de gages van alle teamleden en de boekingskosten. Dit niveau kan afspraken en eigen boekingen beheren. Geef alleen de aanvullende rechten die nodig zijn, zoals Teamleden beheren en Taken beheren.
Financieel inzicht en uitgebreid beheren
Heeft dezelfde financiële inzage en kan bovendien boekingen beheren die door andere teamleden zijn aangemaakt. Gebruik dit niveau alleen voor iemand die de dagelijkse planning mede beheert.
Aanvullende rechten
De aanvullende beheerrechten verfijnen deze niveaus. Teamleden beheren laat een bevoegde beheerder teamleden uitnodigen en hun gegevens en machtigingen aanpassen. Advancing beheren geeft toegang om advancinggegevens bij boekingen te beheren. Taken beheren geeft toegang om taken te beheren. Geef deze rechten alleen aan iemand die die onderdelen daadwerkelijk onderhoudt.
Bij Meekijken zijn er daarnaast gerichte extra opties:
- Aanmaken privé bezet en afspraken toestaan: laat het teamlid eigen beschikbaarheid en afspraken toevoegen. Dit geeft geen recht om gewone boekingen of opties aan te maken.
- Profiel en presskit beheren: geeft toegang om het artiestenprofiel en de presskit te onderhouden.
- Notities toevoegen in boekingen toestaan: laat het teamlid reageren of notities plaatsen bij zichtbare boekingen.
- Toon relatienaam, telefoon en e-mailadres: maakt de contactgegevens van de opdrachtgever zichtbaar in de boeking.
RSVP en zichtbaarheid van het team
Met Toon alle teamleden en RSVP status ziet een teamlid naast de eigen RSVP ook welke teamleden voor een boeking zijn uitgenodigd en wat hun RSVP-status is. Dit is vooral nuttig voor een bandleider, tourmanager of crewcoördinator. De instelling geeft een teamlid met Meekijken geen recht om RSVP-uitnodigingen voor anderen te versturen of hun antwoord te wijzigen: het teamlid kan alleen reageren op de eigen uitnodiging.
Een beheerder die zowel RSVP-status mag zien als teamleden mag beheren, kan RSVP-uitnodigingen en de status voor andere teamleden beheren. Gebruikers met financieel beheer kunnen dit eveneens. De artiestinstellingen voor RSVP bepalen daarnaast of een teamlid een gemaakte keuze nog mag wijzigen en of Misschien als antwoord beschikbaar is. Deze RSVP-instellingen staan los van de boekingsstatussen bij Meekijken: die statussen bepalen welke boekingen iemand ziet; RSVP bepaalt wie je voor een specifieke zichtbare boeking om een reactie vraagt.
Goed om te weten
Begin met zo min mogelijk toegang. Je kunt machtigingen later altijd uitbreiden. Kies voor de meeste artiesten en crew eerst Meekijken en geef alleen de benodigde boekingsstatussen en extra opties.
Een rol is geen machtiging. De rol verschijnt bij het teamlid en kan op riders worden gebruikt, maar bepaalt niet welke boekingen, financiële gegevens of acties iemand mag zien of uitvoeren. Dat regel je uitsluitend met Machtigingen.
Eigen weergavenaam. Bij je eigen teamlid kun je onder Persoonlijke instellingen kiezen of je de standaard artiestennaam gebruikt of een eigen weergavenaam invoert. Dit verandert alleen hoe de artiest voor jou wordt weergegeven, niet de naam voor andere teamleden of op de artiestpagina.