Een nieuwe boeking maak je aan via het plus-icoon rechtsbovenin en kies vervolgens voor Boeking. Wil je een privéblok of vakantie toevoegen? Gebruik dan Afspraak. Dit is geen echte boeking, maar wel handig om de beschikbaarheid inzichtelijk te houden voor je team en agency.
Eventgegevens
- Naam en datum – geef de naam en datum van het event op.
- Duur – standaard staat dit ingesteld op de duur die je bij de artiest hebt opgegeven in de artiestinstellingen.
- Status – kies of het een aanvraag, optie of definitieve boeking is. Voor opties kan je een einddatum toevoegen.
- Eigen boeking – handig voor repetities, showcases of niet-commerciële events. (Deze boekingen tellen niet mee voor de financiële overzichten van de agency)
Klant en locatie
- Selecteer een klant uit je contacten of voeg een nieuwe toe.
- Geef de locatie op of gebruik Locatie is klant als dit hetzelfde adres is.
Instellingen
- Publicatiedatum – hiermee bepaal je vanaf wanneer de boeking zichtbaar mag zijn op je website via widgets.
- Besloten event – vink dit aan als de boeking niet openbaar mag worden weergegeven.
- Regio-exclusiviteit toepassen – activeer dit om conflicten te controleren op basis van de ingestelde straal en dagen.
- Toewijzen aan agent – wijs de boeking toe aan een collega-agent.
Notities
- Teamnotities – zichtbaar voor de artiest en het hele team.
- Interne notities – alleen zichtbaar voor agenten.
Overzicht boeking
Na opslaan kom je in het boekingsoverzicht. Hier zie je:
- Standaard taken die je in je accountinstellingen hebt ingesteld (bijv. rider bevestigen, gastlijst doorgeven).
- Een volledig overzicht van eventdetails, klantgegevens en locatie.
Verdere verdieping
In de boeking heb je verschillende tabbladen:
Begroting – maak een nieuwe begroting of laad een standaard begroting in die je bij de artiest hebt ingesteld.
Details – voeg extra info toe, zoals gastlijsten, draaiboeken of een setlijst.
Reis – stel reisschema’s op voor teamleden inclusief vervoer, hotels en vluchten.
Facturen – genereer facturen direct vanuit de boeking.
Activiteit – bekijk alle wijzigingen en taken die aan de boeking zijn gekoppeld.
Zo heb je vanuit één scherm controle over alle onderdelen van je boeking.