Met de Advancing check controleer je de gegevens die een klant voor een boeking invult. Zo zie je direct welke antwoorden nog aandacht vragen en kun je per vraag vastleggen dat je het antwoord hebt gecontroleerd of definitief wilt vastzetten.
Je vindt de antwoorden in de boeking, bij Advancing. In het boekingenoverzicht en op het dashboard helpt Artwin Live je bovendien met de kaarten Advancing check en Advancing laat.
Van klantantwoord naar controle
Nadat je een advancingformulier hebt verstuurd, vult de klant de gevraagde gegevens in en verstuurt het formulier. In de boeking herken je een klantantwoord aan het klant-icoon naast de vraag. Zolang je dit antwoord niet hebt gecontroleerd, is het een openstaande vraag voor de Advancing check.
Een vraag die de klant leeg laat, verschijnt niet als antwoord dat je moet controleren. Het formulier is dan wel nog niet compleet; de klant kan hiervoor herinneringen blijven ontvangen zolang er nog een formulier openstaat.
Openstaande vragen controleren
Open de boeking en ga naar Advancing. Bij iedere vraag zie je aan de rechterkant de beschikbare acties. Kies per klantantwoord wat je wilt doen:
- Niet gecheckt: de standaardstatus. Het klantantwoord blijft een openstaande vraag en de boeking blijft meetellen voor Advancing check.
- Bevestigd: je hebt het antwoord gecontroleerd en akkoord bevonden. De vraag is niet langer openstaand voor de check. De klant kan het antwoord nog wijzigen zolang het niet is vergrendeld.
- Vergrendeld: je hebt het antwoord gecontroleerd én je zet het vast voor de klant. De klant kan dit veld daarna niet meer wijzigen.
Je kunt ook Vink alles af gebruiken wanneer je alle antwoorden van een formulier hebt gecontroleerd. Controleer vooraf goed of de antwoorden compleet en juist zijn.
De statusicoontjes bij een vraag
In het bewerkscherm van een advancingvraag staan rechts drie icoontjes. Hiermee bepaal je de status van die afzonderlijke vraag:
- Rondje: de vraag is Niet gecheckt. Dit is de standaardstatus en betekent dat een klantantwoord nog door jou moet worden gecontroleerd.
- Vinkje: de vraag is Bevestigd. Het antwoord telt als gecontroleerd, maar is nog niet vergrendeld voor de klant.
- Slotje: de vraag is Vergrendeld. Het antwoord telt als gecontroleerd en de klant kan dit veld niet meer aanpassen.
In de boeking zelf zie je bij een klantantwoord een klant-icoon. Bij een bevestigde vraag verschijnt een vinkje en bij een vergrendelde vraag een slotje. Zo kun je in één oogopslag zien welke informatie van de klant komt en welke antwoorden je al hebt gecontroleerd of vastgezet.
Wat gebeurt er na bevestigen of vergrendelen?
Zowel Bevestigd als Vergrendeld tellen als gecontroleerd. Zodra alle vragen van een formulier zijn gecontroleerd, wordt het formulier voltooid en gesloten. De klant kan dat formulier dan niet meer invullen via de formulierlink.
Gebruik Bevestigd wanneer je het antwoord inhoudelijk hebt nagekeken, maar de klant het eventueel nog mag aanpassen. Gebruik Vergrendeld wanneer de waarde definitief is, bijvoorbeeld omdat de productie er al mee werkt of omdat de klant deze informatie niet meer mag wijzigen.
Wil je een eerder gecontroleerde vraag opnieuw openzetten, kies dan weer Niet gecheckt. Is een formulier hierdoor niet meer volledig gecontroleerd, dan wordt het heropend.
Effect op het dashboard en boekingenoverzicht
De kaart Advancing check toont definitieve, toekomstige boekingen met een ingevuld klantantwoord dat nog niet door een agent is bevestigd of vergrendeld. Klik op de kaart om direct de bijbehorende boekingen te openen. In de kolom Advanc. staat deze situatie als Te controleren.
Zodra je alle ingevulde klantantwoorden hebt bevestigd of vergrendeld, verdwijnt de boeking uit Advancing check. Zijn er nog vragen die de klant moet invullen en is de deadline verstreken, dan staat de boeking in plaats daarvan bij Advancing laat en zie je in het overzicht Te laat.
Een volledig gecontroleerd formulier krijgt de status Voltooid of Gereed. In de boeking zie je bij bevestigde vragen een vinkje en bij vergrendelde vragen een slotje.
Herinneringen aan de klant
Bij een open advancingformulier plant Artwin Live herinneringen voor de klant op 28, 14 en 7 dagen vóór de deadline, en opnieuw op de deadline zelf. Op de deadline ontvangt het kantoor ook een melding wanneer de advancingformulieren nog niet voltooid zijn.
Herinneringen lopen door zolang er minstens één formulier nog openstaat. Een formulier is klaar zodra het is ontvangen en volledig gecontroleerd, of wanneer het is gesloten. Als alle verstuurde advancingformulieren klaar zijn, stopt Artwin Live de nog geplande herinneringen.
Goed om te weten: de deadline is leidend voor Advancing laat. De kaart Advancing check gaat juist over ingevulde klantantwoorden die nog jouw inhoudelijke controle nodig hebben.