Wanneer je meerdere boekingen organiseert voor dezelfde opdrachtgever, ontstaat er vaak een uitdaging. Iedere boeking heeft zijn eigen planning, contracten, riders, advancing en financiële afspraken, terwijl de opdrachtgever het geheel vaak als één project of evenement beschouwt.
Dat betekent vaak meerdere contracten, losse facturen en verschillende documenten die handmatig verzameld en verstuurd moeten worden.
Met Events (Beta) brengt Artwin Live deze onderdelen samen.
Door meerdere boekingen te bundelen binnen één evenement ontstaat één centraal overzicht voor contracten, advancing, financiën en productie. Zo werk je vanuit één event, terwijl iedere boeking zijn eigen workflow en administratie behoudt.
Eén evenement, meerdere boekingen
Een evenement in Artwin Live is een verzameling van gekoppelde boekingen voor dezelfde opdrachtgever.
Deze boekingen kunnen plaatsvinden op verschillende data, locaties en tijdstippen. Zo kun je niet alleen meerdere artiesten op één evenement beheren, maar ook complete evenementreeksen, meerdaagse producties of terugkerende opdrachten vanuit één centraal overzicht organiseren.
Hierdoor kun je:
- Meerdere boekingen bundelen binnen één evenement
- Meerdaagse evenementen beheren vanuit één workflow
- Terugkerende opdrachten voor dezelfde opdrachtgever combineren
- Eén contract versturen voor meerdere boekingen
- Riders per boeking laten goedkeuren
- Productiekosten centraal beheren
- Eén verzamelfactuur versturen
- Advancing van meerdere boekingen combineren
Het resultaat is meer overzicht voor zowel de organisatie als de opdrachtgever.
Een evenement aanmaken vanuit een bestaande boeking
De snelste manier om een evenement aan te maken is vanuit een bestaande boeking.
Open de boeking die onderdeel moet worden van het evenement en klik op de drie puntjes naast de status van de boeking. Kies vervolgens voor 'Event maken'.
De geselecteerde boeking vormt direct de basis van het nieuwe evenement.
Een nieuw evenement aanmaken
Je kunt ook direct een nieuw evenement aanmaken vanuit het Events-overzicht.
Tijdens het aanmaken van het evenement voeg je direct de eerste boeking toe. Deze boeking vormt vervolgens de basis van het evenement.
Dit is handig wanneer je vooraf weet dat meerdere boekingen onderdeel gaan uitmaken van hetzelfde project of evenement.
Boekingen toevoegen aan een evenement
Binnen het evenement zie je een overzicht van alle gekoppelde boekingen.
Vanuit hier kun je:
- Nieuwe boekingen toevoegen
- Bestaande boekingen koppelen
- De status van iedere boeking bekijken
- De gekoppelde artiesten beheren
Alleen boekingen van dezelfde opdrachtgever worden hierbij getoond en kunnen aan het evenement worden gekoppeld. Deze boekingen hoeven niet op dezelfde datum of locatie plaats te vinden.
Zo kun je bijvoorbeeld een meerdaags evenement, een reeks bedrijfsfeesten of meerdere optredens voor dezelfde opdrachtgever beheren binnen één centraal event.
Het algemene overzicht
Het algemene overzicht vormt het centrale dashboard van het evenement.
Hier zie je onder andere:
- Opdrachtgever en contactpersoon
- Verantwoordelijke agent
- Eventdatum
- Contractstatus
- Facturatie
- Inkoop
- Advancing
Vanuit dit scherm kun je tevens de instellingen van het evenement aanpassen, extra boekingen koppelen, contracten versturen en inkoopcontracten of boekingsbevestigingen voor productiepartners beheren.
Eén contract voor meerdere boekingen
Een belangrijk voordeel van Events is het versturen van één contract voor het volledige evenement.
In plaats van meerdere losse contracten te versturen, ontvangt de opdrachtgever één raamcontract waarin alle gekoppelde boekingen zijn opgenomen.
De riders van de individuele boekingen blijven hierbij gekoppeld aan de betreffende artiesten en kunnen afzonderlijk worden bekeken en goedgekeurd binnen de contractflow.
Dit zorgt voor een professionelere ervaring voor de opdrachtgever en voorkomt dubbel werk voor de organisatie.
Financieel overzicht van het evenement
Op de financiële pagina worden automatisch de begrotingen van alle gekoppelde boekingen samengebracht.
Hier zie je direct:
- Artiestengages
- Commissies
- Buma
- Productiekosten
- Totale verkoopwaarde
- Totale marge
- Daardoor ontstaat één financieel overzicht van het volledige evenement.
Productiekosten toevoegen
Naast de gegevens uit de individuele boekingen kun je ook event-specifieke kosten toevoegen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Techniek
- Licht en geluid
- Catering
- Hospitality
- Backline
- Productiebegeleiding
- Transport
- Overige evenementkosten
Deze kosten worden meegenomen in de totale begroting van het evenement en kunnen desgewenst worden opgenomen in contracten en facturatie.
Daarnaast kun je ervoor kiezen om direct een inkooprelatie te koppelen, zodat ook de financiële afhandeling van deze kosten binnen Artwin Live beheerd kan worden.
Verzamelfacturen voor het volledige evenement
Omdat alle boekingen onderdeel zijn van hetzelfde evenement, kun je ook één verzamelfactuur versturen naar de opdrachtgever.
Hierdoor hoeft de klant niet meerdere facturen te verwerken voor verschillende artiesten of onderdelen van hetzelfde project.
Alle financiële gegevens worden centraal beheerd vanuit het evenement.
Advancing op eventniveau
Op de advancing-pagina vind je de gekoppelde advancing-informatie van alle boekingen binnen het evenement.
Deze informatie wordt automatisch meegenomen binnen de contractflow en blijft gekoppeld aan de betreffende artiesten en boekingen.
Daardoor beschik je vanuit één centrale plek over alle relevante productie- en evenementinformatie.
Dezelfde contractflow, maar dan voor meerdere boekingen
Na het aanmaken van het evenement werkt de verdere afhandeling op dezelfde manier als de reguliere Contract Flow binnen Artwin Live.
Contracten worden verstuurd vanuit het evenement, riders worden gekoppeld aan de juiste boekingen, advancing wordt automatisch meegenomen en de opdrachtgever kan alle documenten vanuit één centraal proces afhandelen.
Vanuit het evenement kun je daarnaast direct verzamelfacturen versturen en productiekosten meenemen in het contract en de financiële afhandeling.
Daardoor ontstaat één overzichtelijke workflow voor evenementen, producties en opdrachten met meerdere boekingen, zonder losse contracten, afzonderlijke facturen of versnipperde communicatie.
Meer overzicht voor complexe producties
Events (Beta) maakt het mogelijk om meerdere boekingen te beheren alsof ze onderdeel zijn van één productie. Interesse? Stuur ons een bericht via de chat of via support@artwinlive.com zodat we de functie voor je kunnen aanzetten.
Door contracten, financiën, advancing en productiekosten samen te brengen binnen één evenement ontstaat meer overzicht voor zowel boekingskantoren als opdrachtgevers.
Zo beheer je complete producties vanuit één centrale workflow, terwijl iedere boeking zijn eigen planning, administratie en historie behoudt.