Inkoopfacturen toevoegen en koppelen in Artwin Live

Met de introductie van inkoopfacturen kun je nu precies bijhouden waar je inkopen vandaan komen. Of het nu gaat om artiesten of bandleden die jou een factuur sturen, of om licht- en geluidsbedrijven die je inhuurt voor een optreden: met inkoopfacturen houd je alles overzichtelijk op één plek.

• Inkoopfacturen activeren

Voordat je kunt starten met het toevoegen van inkoopfacturen, moet de functie worden geactiveerd.

1. Klik rechtsboven op je avatar en open je Accountinstellingen.
2. Ga naar Financieel & Facturen.
3. Schakel de optie ‘Inkoopfacturen bijhouden’ in.

Vanaf nu verschijnt er in het hoofdmenu aan de linkerkant een nieuw menu-item: Inkoop.

• Inkoopfacturen toevoegen via het menu ‘Inkoop’

De eerste manier om een inkoopfactuur toe te voegen is via het hoofdmenu.

1. Ga in het menu naar Inkoop.
2. Klik op + Nieuwe inkoopfactuur.
3. Vul in het formulier de volgende gegevens in:
   • Factuurnummer
   • Factuurdatum en Betaaldatum
   • Valuta
   • Omschrijving (betreft)
   • Leverancier (contactpersoon)
4. Voeg één of meerdere Inkoopfactuurregels toe met beschrijving, btw-percentage en bedrag. Let op: Factuur regels kan je alleen koppelen als deze dezelfde waarde hebben.
5. Voeg indien gewenst een bijlage toe (PDF, Word, Excel of afbeelding, max. 10 MB).
6. Klik op Opslaan.

De nieuwe factuur verschijnt nu in het overzicht onder Inkoop, in een lijst met status, datum, leverancier en totaalbedrag, waar je op kan filteren en zoeken.

• Koppelen aan een boeking

1. Open de aangemaakte inkoopfactuur.
2. Klik naast de regel op Koppelen.
3. Selecteer de boekingsregel (bijvoorbeeld teamlid of inkoop derde) waarmee de factuur moet worden gekoppeld.
4. Sla de koppeling op.

De factuurregel wordt nu gekoppeld aan de betreffende boeking en is zichtbaar in zowel het factuuroverzicht als in de boekingsregel zelf.

• Inkoopfacturen toevoegen via de boeking

De tweede manier is rechtstreeks vanuit de boeking zelf.

1. Open de Boeking.
2. Ga naar de Begroting.
3. Voeg een Teamlid of Inkoop derde toe (zoals je gewend bent).
4. Vul de gage of het bedrag in.
5. Ga naar 'Facturen' in deze boeking, hier zie je nu alle inkoop regels die je kan koppelen.
6. Je ziet nu onder de boekingsregel twee opties:
   • Koppelen aan bestaande inkoopfactuurregel
   • Nieuwe inkoopfactuur toevoegen

Wanneer je kiest voor een nieuwe factuur, opent hetzelfde invulscherm als in het menu Inkoop. Na opslaan wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de betreffende regel in de boeking.

• Belangrijke aandachtspunten

1. De crediteur van de inkoopfactuur en het contact van de boekingsregel moeten gelijk zijn om te kunnen koppelen.
2. Als de boekingsregel niet is gekoppeld aan een contact, worden alle beschikbare inkoopfactuurregels getoond met hetzelfde bedrag.
   Deze worden dan automatisch gekoppeld aan de debiteur van de inkoopfactuur.
3. De status van de inkoopfactuur (bijv. Onbetaald) wordt bijgehouden in het overzicht. Zo kan je ook een betaaltermijn toevoegen om bij te houden wanneer je de inkoop factuur (hebt) betaalt/d.