Advancing (Beta) in Artwin Live

De Advancing-functionaliteit (Beta) helpt je om alle praktische, technische en logistieke informatie rondom een optreden gestructureerd te verzamelen, te beheren en te delen. Met advancing-formulieren vraag je gerichte informatie uit bij de opdrachtgever of locatie en zorg je dat artiest, team en organisatie goed voorbereid zijn.

Het advancing-proces bestaat uit drie stappen:

1. Het aanmaken van advancing-formulieren in je accountinstellingen
2. Het koppelen van het juiste advancing-formulier per artiest
3. Het versturen, beheren en bevestigen van advancing binnen een boeking

1. Advancing-lijstje maken in je accountinstellingen

Advancing-formulieren beheer je centraal via Accountinstellingen → Advancing formulieren (Beta). Hier stel je de standaardvragen samen die je wilt uitvragen bij opdrachtgevers of locaties.

Advancing-formulier aanmaken

In dit scherm kun je:

• Een nieuw advancing-formulier aanmaken
• Bestaande formulieren bewerken of verwijderen
• Meerdere formulieren naast elkaar gebruiken (bijvoorbeeld per artiest of type show)

Per formulier stel je onder andere in:

• Titel van het formulier
  Deze titel is zichtbaar voor de klant in het boekingsportaal.
• Omschrijving (optioneel)
  Extra toelichting bij het formulier, zichtbaar voor de klant.
• Opnemen in boekingsportaal
  Hiermee bepaal je of het formulier verstuurbaar is naar de klant.
• Deadline
  Het aantal dagen vóór het optreden waarop de informatie aangeleverd moet zijn.

Vragen en velden toevoegen

Binnen elk formulier voeg je velden toe, zoals:

• Tekstvelden (bijvoorbeeld: “Is er een grindpad?”)
• Verplichte of optionele vragen
• Helpteksten ter verduidelijking voor de klant

Zo stel je per formulier een vaste set vragen samen die aansluit bij jullie werkwijze.

Accountinstellingen → Bedrijfsinstellingen → Identiteit

Binnen Accountinstellingen → Bedrijfsinstellingen → Identiteit bepaal je de visuele uitstraling van je organisatie. Deze instellingen worden gebruikt op externe pagina’s, zoals het advancing-formulier, zodat opdrachtgevers en locaties altijd een herkenbare en professionele presentatie zien.

In dit onderdeel kun je de volgende onderdelen aanpassen:

• Logo
  Het primaire logo van je organisatie, zichtbaar op formulieren en externe pagina’s.
• Achtergrondafbeelding
  Een achtergrondafbeelding die wordt gebruikt op verschillende externe pagina’s, waaronder het advancing-formulier.
• Alternatief logo (voor donkere achtergronden)
  Een tweede logo dat automatisch wordt gebruikt wanneer een donkere achtergrond wordt toegepast.
• Primaire kleur
  De hoofdkleur van je huisstijl, gebruikt voor accenten, knoppen en highlights.
• Secundaire kleur
  Een aanvullende kleur voor extra accenten binnen formulieren en pagina’s.

Advancing-formulier testen

Na het instellen van je identiteit kun je direct controleren hoe dit eruitziet. Ga hiervoor naar een boeking, open de Advancing-pagina en klik op 'Open formulier'.
Zo zie je exact hoe het advancing-formulier wordt gepresenteerd aan de klant, inclusief logo’s, kleuren en achtergrond.

2. Per artiest het juiste advancing-formulier selecteren

Niet elke artiest heeft dezelfde technische of praktische eisen. Daarom kun je per artiest bepalen welk advancing-formulier wordt gebruikt.

Via de artiestinstellingen koppel je één of meerdere advancing-formulieren aan een artiest. Dit zorgt ervoor dat:

• Bij nieuwe boekingen automatisch het juiste formulier beschikbaar is
• Je per artiest consistent dezelfde informatie uitvraagt
• Verschillende artiesten binnen één account elk hun eigen advancing-structuur kunnen hebben

3. Advancing versturen en antwoorden bevestigen binnen de boeking

Zodra een boeking is aangemaakt, beheer je advancing via de Advancing-pagina binnen de boeking.

Formulieren versturen

Binnen de boeking kun je:

• Eén of meerdere advancing-formulieren bekijken
• De status van elk formulier volgen (open, gedeeltelijk ingevuld, afgerond)
• Het formulier per e-mail versturen naar de opdrachtgever of contactpersoon

De e-mail bevat een knop waarmee de ontvanger direct het formulier kan openen en invullen.

Antwoorden beheren en bevestigen

Na ontvangst van de antwoorden kun je:

• De ingevulde gegevens bekijken per vraag
• Antwoorden bevestigen (vergrendelen) zodat ze definitief zijn
  Zodra je een antwoord vergrendeld, wordt deze zichtbaar voor de artiest

Bevestigde antwoorden vormen de definitieve advancing-informatie en zijn leidend voor de uitvoering van het optreden.

Status en overzicht

De advancing-status is zichtbaar:

• In het boekingsoverzicht
• Op de Advancing-pagina van de boeking
• In combinatie met deadlines, zodat je snel ziet waar nog actie nodig is

Zo behoud je overzicht en voorkom je last-minute onduidelijkheden.