De Advancing-functionaliteit (Beta) helpt je om alle praktische, technische en logistieke informatie rondom een optreden gestructureerd te verzamelen, te beheren en te delen. Met advancing-formulieren vraag je gerichte informatie uit bij de opdrachtgever of locatie en zorg je dat artiest, team en organisatie goed voorbereid zijn.
Het advancing-proces bestaat uit drie stappen:
- Het aanmaken van advancing-formulieren in je accountinstellingen
- Het koppelen van het juiste advancing-formulier per artiest
- Het versturen, beheren en bevestigen van advancing binnen een boeking
1. Advancing-lijstje maken in je accountinstellingen
Advancing-formulieren beheer je centraal via Accountinstellingen → Advancing formulieren (Beta). Hier stel je de standaardvragen samen die je wilt uitvragen bij opdrachtgevers of locaties.
Advancing-formulier aanmaken
In dit scherm kun je:
- Een nieuw advancing-formulier aanmaken
- Bestaande formulieren bewerken of verwijderen
- Meerdere formulieren naast elkaar gebruiken (bijvoorbeeld per artiest of type show)
Per formulier stel je onder andere in:
- Titel van het formulier
Deze titel is zichtbaar voor de klant in het boekingsportaal.
- Omschrijving (optioneel)
Extra toelichting bij het formulier, zichtbaar voor de klant.
- Opnemen in boekingsportaal
Hiermee bepaal je of het formulier verstuurbaar is naar de klant.
- Deadline
Het aantal dagen vóór het optreden waarop de informatie aangeleverd moet zijn.
Vragen en velden toevoegen
Binnen elk formulier voeg je velden toe, zoals:
- Tekstvelden (bijvoorbeeld: “Is er een grindpad?”)
- Verplichte of optionele vragen
- Helpteksten ter verduidelijking voor de klant
Zo stel je per formulier een vaste set vragen samen die aansluit bij jullie werkwijze.
2. Per artiest het juiste advancing-formulier selecteren
Niet elke artiest heeft dezelfde technische of praktische eisen. Daarom kun je per artiest bepalen welk advancing-formulier wordt gebruikt.
Via de artiestinstellingen koppel je één of meerdere advancing-formulieren aan een artiest. Dit zorgt ervoor dat:
- Bij nieuwe boekingen automatisch het juiste formulier beschikbaar is
- Je per artiest consistent dezelfde informatie uitvraagt
- Verschillende artiesten binnen één account elk hun eigen advancing-structuur kunnen hebben
3. Advancing versturen en antwoorden bevestigen binnen de boeking
Zodra een boeking is aangemaakt, beheer je advancing via de Advancing-pagina binnen de boeking.
Formulieren koppelen en versturen
Binnen de boeking kun je:
- Eén of meerdere advancing-formulieren koppelen
- De status van elk formulier volgen (open, gedeeltelijk ingevuld, afgerond)
- Het formulier per e-mail versturen naar de opdrachtgever of contactpersoon
De e-mail bevat een knop waarmee de ontvanger direct het formulier kan openen en invullen.
Antwoorden beheren en bevestigen
Na ontvangst van de antwoorden kun je:
- De ingevulde gegevens bekijken per vraag
- Antwoorden bevestigen (vergrendelen) zodat ze definitief zijn
Zodra je een antwoord vergrendeld, wordt deze zichtbaar voor de artiest
Bevestigde antwoorden vormen de definitieve advancing-informatie en zijn leidend voor de uitvoering van het optreden.
Status en overzicht
De advancing-status is zichtbaar:
- In het boekingsoverzicht
- Op de Advancing-pagina van de boeking
- In combinatie met deadlines, zodat je snel ziet waar nog actie nodig is
Zo behoud je overzicht en voorkom je last-minute onduidelijkheden.