Primair contact, tekenbevoegd en financieel contact
In Artwin Live kun je per relatie meerdere contactpersonen aanmaken. Om duidelijk te bepalen wie verantwoordelijk is voor contracten en facturatie, kun je deze personen de volgende rollen geven:
- Primair contact
- Tekenbevoegd
- Financieel contact
Deze rollen bepalen automatisch welke naam op het contract komt te staan en welk e-mailadres voor facturen wordt gebruikt.
- Betekenis van de contactrollen
- Primair contact
- Het standaard contact van de relatie.
- Wordt gebruikt als er geen specifiek tekenbevoegde contactpersoon beschikbaar is in de boeking.
- Tekenbevoegd
- De persoon die contracten mag ondertekenen namens de relatie.
- Alleen een tekenbevoegde contactpersoon kan namens de relatie op het contract worden geplaatst.
- Financieel contact
- De persoon die facturen ontvangt.
- Wordt automatisch voorgesteld bij het aanmaken van een factuur.
- Welke contactpersoon komt op het contract?
Bij het genereren van een contract volgt Artwin Live deze logica:
- Contactpersoon van de boeking is tekenbevoegd → deze persoon komt op het contract.
- Contactpersoon van de boeking is niet tekenbevoegd → het primair contact wordt gebruikt.
De e-mail waarmee het contract wordt verstuurd blijft wel het e-mailadres van de contactpersoon die in de boeking is geselecteerd.
Voorbeeld:
- Boekingscontact = Sarah (niet tekenbevoegd)
- Primair contact = Jan (tekenbevoegd)
→ Contract toont Jan als tekenbevoegde
→ E-mail gaat naar Sarah
- Welke contactpersoon ontvangt facturen?
- Facturen worden automatisch verstuurd naar het financiële contact.
- Is er geen financieel contact ingesteld? Dan wordt het contact, opgegeven in de boeking, gebruikt.
Bij het aanmaken van een factuur zie je dit direct terug in het veld ‘Debiteur / Contact’.
- Contactpersonen toevoegen en status instellen
- Ga naar Relaties
- Open de gewenste relatie
- Klik op + Toevoegen bij Contactpersonen
- Vul de gegevens in
- Schakel één of meerdere rollen in:
- Instellen als primair contact
- Tekenbevoegd
- Instellen als financieel contact
- Klik Opslaan
De statuslabels worden direct zichtbaar in het relatie-overzicht.